تولید و توسعه سیستم سامانه مطبوعات و دسته چک‌ها

سامانه مطبوعات با هدف ساماندهی و نظارت بر فرایند تهیه و توزیع مطبوعات مورد استفاده در بانک ها طراحی و ایجاد شده است و شامل کلیه مراحل چرخه حیات مطبوعات از جمله اعلام نیاز، ثبت و پیگیری سفارش، قرارداد با چاپخانه، تحویل مطبوعات چاپ شده، انبارداری، توزیع به مناطق و شعب و مصرف در شعب می باشد. بعلاوه این سامانه امکان تهیه تبادل اطلاعات با سیستم ها موجود از جمله سیستم حسابداری را نیز فراهم نموده و انواع گزارش های عملیاتی و تحلیل مورد نیاز سطوح مختلف مدیریتی بانک را تهیه و ارائه می نماید.

با گستردگی شعب بانک‌ها در سطح کشور و لزوم کنترل فرآیند چاپ و توزیع مطبوعات (فرم‌های مورداستفاده در شعب) و همچنین میزان مصرف و پیش‌بینی میزان مصرف دسته‌ چک‌ها و مطبوعات در سطح ادارات و شعب بانک‌ها، استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری به یک نیاز اساسی بانک‌ها تبدیل شده است.هدف سامانه مطبوعات و دسته‌چک، کنترل میزان مصرف و جلوگیری از به هدر رفتن منابع بانکی برای تهیه مطبوعات و فرم‌های مورداستفاده در شعب به شمار می‌رود.سامانه مطبوعات و دسته چک، سامانه جامع و یکپارچه‌ای است که امکان مدیریت سفارش‌های چاپ، توزیع و مصرف مطبوعات و دسته‌چک را به شرح ذیل فراهم می‌کند:

  • مدیریت فرآیند سفارش چاپ اقلام چاپی به چاپخانه از عقد قرارداد تا تحویل به چاپخانه
  • مدیریت توزیع مطبوعات و دسته‌چک از انبار مرکزی به مناطق و شعب سراسر کشور بر اساس فرآیندهای مبتنی برگردش کار
  • مدیریت و کنترل مصرف مطبوعات و دسته‌چک در شعب 

قابلیت‌های سامانه مطبوعات و دسته‌چک

با پیاده‌سازی سامانه مطبوعات و دسته‌چک امکان ثبت مکانیزه توزیع اقلام مطبوعاتی (فرم‌های مورداستفاده شعب) و دسته‌چک‌ها در شعب، مدیریت شعب، مناطق استان‌ها و اداره چاپ و مطبوعات، به‌نحوی‌که در هرلحظه امکان مشاهده، رهگیری، گزارش‌گیری و تهیه آمار به تفکیک نوع مطبوعات، مقدار مصرف و غیره برای تمامی شعب و ادارات بانک فراهم می‌شود. قابلیت‌های این سامانه در سه بخش مدیریت سفارشات چاپ، مدیریت توزیع مطبوعات و مدیریت و کنترل مصرف به شرح زیر است:

امکانات سامانه در زمینه مدیریت سفارشات چاپ

  • امکان ثبت قرارداد چاپ مطبوعات و چک با چاپخانه‌های متعدد
  • امکان ثبت سفارشات چاپ براساس قرارداد
  • امکان ثبت اقلام تحویل‌شده به انبار مرکزی توسط چاپخانه
  • امکان ثبت فاکتور صادره از طرف چاپخانه و تایید کارشناس حسابداری براساس گردش کار
  • امکان ثبت پرداخت‌های انجام‌شده مرتبط با فاکتور توسط حسابداری

در تمامی زمینه‌های فوق امکان گزارش‌گیری‌های متنوع مدیریتی وجود دارد که در ذیل به تعدادی از موارد اشاره می‌شود :

  • گزارش سفارشات چاپ بر اساس نوع کالا و بازه‌های زمانی متفاوت
  • گزارش اقلام تحویل‌شده بر اساس سفارش یا در بازه‌های زمانی متفاوت
  • گزارش فاکتورها و پرداخت‌های مربوط به یک چاپخانه یا در بازه‌های زمانی متفاوت
  • و ده‌ها گزارش متنوع دیگر 

امکانات سامانه در زمینه مدیریت توزیع مطبوعات

  • توزیع مطبوعات بر اساس فرآیندهای گردش کار تعریف‌شده
  • امکان تعریف فرآیندهای گردش کار بر اساس ساختار سازمانی
  • امکان توزیع کالا در سطوح سازمانی مختلف، مانند توزیع کالا از مناطق به شعب زیرمجموعه
  • و از انبار مرکزی به شعب

امکانات سامانه در زمینه مدیریت و کنترل مصرف

  • امکان ثبت مصرف در شعب
  • امکان مشاهده موجودی شعبه برای کاربر شعبه و سطوح بالاتر سازمان
  • امکان درخواست مطبوعات و دسته‌چک
  • امکان ثبت چاپ چک
  • امکان پیگیری درخواست و مشاهده مراحل گردش کار انجام‌شده
  • ,…

فرآیندهای تحت پوشش:

پیاده‌سازی سامانه مطبوعات و دسته‌چک تمامی فرآیندها و روال‌های اداری از دریافت تاییدیه و ثبت سفارش تا امکان گزارش‌گیری و رهگیری هر یک از فرم‌ها و مطبوعات مورداستفاده در ادارات بانک‌ها و شعب بانکی در تمامی مناطق کشور را امکان‌پذیر می‌سازد. مجموعه فرآیندهایی که این سامانه تحت پوش خود قرار می‌دهد شامل موارد زیر است:

  • ثبت سفارش مطبوعات (فرم‌ها) و چک و همین‌طور چاپ آنها.
  • ثبت درخواست مطبوعات (فرم‌ها) از شعب تهران و شهرستان به اداره ذیربط
  • ثبت درخواست چک از شعب تهران و شهرستان به اداره ذیربط
  • ثبت درخواست مطبوعات (فرم‌ها) از مناطق تهران و شهرستان به اداره ذیربط

مزایای به‌کارگیری سامانه جامع مطبوعات و دسته‌چک

  • بهینه‌سازی و کنترل مصرف مطبوعات و دسته‌چک از طریق بررسی‌های آماری و کاهش چشمگیری هزینه استفاده ناصحیح و بی‌رویه
  • بهینه‌سازی فرآیند توزیع مطبوعات و کاهش هزینه انبارداری و حمل‌ونقل از طریق بررسی دقیق موجودی و روند مصرف درخواست‌کننده در هنگام موافقت برای ارسال کالا
  • بهینه‌سازی فرآیند سفارش‌های چاپ از طریق بررسی موجودی انبار مرکزی و روند مصرف کالا در مناطق و شعب و پیش‌بینی دقیق نیاز و تصمیم‌گیری درباره تنظیم قرارداد و نحوه تحویل و قیمت‌گذاری و نحوه پرداخت و غیره در سفارش‌های چاپ