انتخاب سازمان حج و زیارت بعنوان سازمان نمونه بدون کاغذ ما را برآن داشت تا طی نشستی با جناب آقای جوکار مدیر کل محترم منابع انسانی سازمان به بررسی اقدامات موثر آن سازمان برای دستیابی به این جایگاه ارزشمند و بهینه مدیریتی بپردازیم. شرح این گفتگو را با هم میخوانیم.

علت و ضرورت اجرای طرح  اتوماسیون اداری در سازمان حج و زیارت چه بود؟
عوامل متعددی درمورد ضرورت اتوماسیون اداری وجود دارد از جمله تسریع در مکاتبات اداری،جلوگیری از مصرف بی رویه کاغذ،سرعت و صحت در انجام امور و در نهایت تسریع در انجام مطالبات ارباب رجوع را میتوان نام برد.

فرآیند اجرا و پیاده سازی اتوماسیون و چالش هایی که با آن ها مواجه شدید چگونه بود؟
از سال ۱۳۹۳ طرح اتوماسیون اداری در این سازمان آغاز به کار کرد. در آغاز فرآیند، با توجه به تازگی این طرح در مجموعه با مشکلات جزئی رو به رو شدیم مانند آشنا نبودن کارکنان با سیستم و یا مشکلات زیر ساختی اما در فاصله کوتاهی مجموعه به هماهنگی دست یافت و توانستیم بصورت هماهنگ در روند اجرایی اتوماسیون اداری عمل کنیم.

رعایت چه معیارهایی باعث شد که حج و زیارت بعنوان سازمان نمونه بدون کاغذ برگزیده شود ؟
ما سعی کردیم کلیه مکاتبات سازمان را بصورت سیستمی انجام دهیم. به منظور دستیابی به این هدف با برگزاری جلسات و نشست های متعددی با همکاران سازمان، توانستیم آنها را توجیه کرده و با صدور بخشنامه هایی ضرورت انجام تمام مکاتبات بصورت اتوماسیونی را به آنها ابلاغ نماییم.

 اتوماسیون اداری در بسیاری از دستگاهها اجرا شده  اما منجر به حذف کامل کاغذ نگردیده، علت را چه میدانید؟
سعی ما بر این بود که با اجرای فرهنگسازی و اشاره به مشکلات متعددی که در نامه نگاری بصورت دستی وکاغذی وجود دارد مانند آسیب به طبیعت، اتلاف وقت، عدم شفافیت و…. ، بتوانیم کارکنان واحدهای ستادی و استانی را با برگزاری جلسات متعدد مجاب کنیم که اتوماسیون اداری راهی مطمئن، شفاف و سریع خواهد بود و ذکر این نکته ضروری است که مدیران و روسای سازمانها  باید بصورت مطالبه جدی از کارکنان خود بخواهند که به هیچ عنوان از مکاتبات کاغذی استفاده نکنند.

چه پیامی برای دستگاهها و سازمانهای دیگری که  میخواهند بی کاغذ (paperless) شوند دارید؟
اگر دستگاههای اجرایی بتوانند سیستم های اتوماسیون اداری را بصورت  فعال و سیستمی در مجموعه خود اجرا نمایند میتوانند تاثیر بسزایی در سرعت پاسخگویی به امور مردم ، جلوگیری از اتلاف کاغذ و آسیب به محیط زیست، افزایش دقت در نامه نگاری ها و پیگیری آنها داشته باشند. در نهایت امیدوارم در مسیری گام برداریم که تمام مکاتبات در سراسر کشور روزی بصورت اتوماسیونی و الکترونیکی انجام شود و دیگر شاهد مصرف کاغذ در دستگاهها و سازمانهای سراسر کشور نباشیم و در پایان از تمامی همکاران مجری طرح و همراهی تیم اتوماسیون اداری  شرکت گام الکترونیک تقدیر و تشکر می‌نمایم.