مدیریت گزارشات در سیستم جلسات و مصوبات

چکیده     

ذینفع اصلی این گزارش رؤسا و معاونین ادارات می‌باشند. هدف اصلی این گزارش رصد و پیگیری جلسات و مصوبات ثبت شده توسط افراد مختلف می‌باشد. در این گزارش‌ها مصوبات با حالات مختلف و همچنین جلسات با حالات مختلف قابل مشاهده می‌باشد و این مقادیر در یک قالب خاص برای گزارشات استخراج می‌شوند.کاربر سیستم مدیریت گزارشات، کاربر سیستم مدیریت جلسات و مصوبات است.

شرح عملکرد

این سیستم بدین منظور طراحی شده تا مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف بتوانند از تمام فعالیت‌های مربوط به ثبت جلسات و مصوبات کارمندان خود مطلع شوند و گزارشی جهت ارائه به مسئولین بالا دست خود تهیه کنند سیستم مدیریت گزارشات این قابلیت را فراهم میکند که با انتخاب نوع گزارش خود و وارد کردن تعدادی پارامتر ورودی، بتوانند گزارش مورد نظر خود را دریافت کنند.

لیست گزارشات پیش فرض سیستم مدیریت جلسات و مصوبات       

  • لیست جلسات براساس تاریخ ساخت و تاریخ برگزاری
  • لیست جلسات براساس پست سازمانی
  • لیست جلسات براساس نام و نام خانوادگی
  • لیست موضوعات و مصوبات بر اساس عنوان و متن
  • لیست موضوعات و مصوبات بر اساس گروه کاری
  • گزارش موضوعات بر اساس شماره ثبت جلسه

 

شرح گزارشات طراحی شده

لیست جلسات براساس تاریخ ثبت و تاریخ برگزاری:
این گزارش لیستی از جلسات برگزار شده در یک تاریخ مشخص را ارائه می‌نماید. دقت داشته باشید اولین فیلد مربوط به تاریخ ثبت جلسه می باشد ، یعنی زمانی که جلسه ساخته شده است و فیلد دوم مربوط به تاریخی است که جلسه شروع می شود و این دو تاریخ هیچ گونه بازه ای را مشخص نمی کند و هر کدام معنی خاص خود را دارد.لازم به ذکر است برای دیدن گزارش شما ملزم به وارد کردن حداقل یکی از دو فیلد تاریخ ثبت جلسه و یا تاریخ شروع جلسه می باشید.

پارامترهای ورودی:

  • تاریخ ثبت جلسه یا رویداد (اختیاری)
  • تاریخ شروع جلسه یا رویداد (اختیاری)
  • محل برگزاری جلسه یا رویداد (اختیاری)
  • نوع (جلسه / رویداد) (اختیاری)

در این گزارش پارامترها در صورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می‌گذارند. (با یکدیگر “و” می شوند)

لیست ستون‌های خروجی این گزارش به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل  جلسات o زمان ثبت
o ساعت کل جلسات o زمان شروع
o تعداد جلسات برگزار شده o زمان پایان
o ساعت جلسات برگزار شده o محل برگزاری
o تعداد جلسات برگزار نشده o مالک
o ساعت جلسات برگزار نشده o تایید کننده
o  تعداد جلسات لغو شده o درخواست کننده
o ساعت جلسات لغو شده o وضعیت
o عنوان جلسه o تعداد مصوبات
o نوع جلسه o شماره مصوبات
o شماره ثبت o مدعوین (وضعیت حضور)

 

لیست جلسات براساس پست سازمانی

این گزارش لیستی از جلسات برگزار شده توسط یک یا چند پست سازمانی را ارائه می‌نماید. این گزارش حول محور سازمان بنا گردیده البته موارد دیگر اعم از بازه ی زمانی گزارش، محل برگزاری جلسه، عنوان جلسه و … را هم دارا می‌باشد اما مولفه‌های مهم دیگر که مربوط به سازمان می‌باشد هم در این گزارش اضافه گردیده است.

پارامترهای ورودی:

  • بازه زمانی گزارش (اجباری)
  • پست سازمانی درخواست کننده جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • پست سازمانی تایید کننده جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • پست سازمانی مدعو جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • در این گزارش پارامترها درصورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می‌گذارند. (با یکدیگر “و” می‌شوند)محل برگزاری جلسه یا رویداد (اختیاری)، نوع (جلسه/رویداد) (اختیاری)

در پارامتر چند انتخابی، انتخاب‌ها با یکدیگر “یا” می‌شوند.

برای مثال اگر پارامتر پست سازمانی مدعو مقادیر “کارشناس بازرگانی” و “کارشناس اداره آموزش” را داشته باشد، این پارامتر باعث می‌شود که جلسات و رویدادهایی که یکی از مدعوین آن دارای پست سازمانی “کارشناس بازرگانی” یا “کارشناس اداره آموزش”  یا هر دو هستند را در نتیجه گزارش بیاورد.

لیست ستون‌های خروجی این گزارش به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل جلسات o زمان ثبت
o ساعت کل جلسات o زمان شروع
o تعداد جلسات برگزار شده o زمان پایان
o ساعت جلسات برگزار شده o محل برگزاری
o تعداد جلسات برگزار نشده o مالک
o ساعت جلسات برگزار نشده o تایید کننده
o تعداد جلسات لغو شده o درخواست کننده
o ساعت جلسات لغو شده o وضعیت
o عنوان جلسه o تعداد مصوبات
o نوع جلسه o شماره مصوبات
o شماره ثبت o مدعوین(وضعیت حضور)

 

لیست جلسات براساس نام و نام خانوادگی

این گزارش لیستی از جلسات برگزار شده توسط یک یا چند نام و نام خانوادگی را ارائه می‌نماید. در این گزارش شما می‌توانید با وارد کردن نام یا نام خانواگی مالک، نام تایید کننده، نام درخواست کننده و … گزارش خود را بسازید البته لازم به ذکر است که در این گزارش هم مانند اکثر گزارشات بازه‌ی زمانی، نوع و محل برگزاری و .. هم درج گردیده است. پایه‌ی این گزارش برروی نام بنا گردیده است.

پارامترهای ورودی:

  • بازه زمانی گزارش (اجباری)
  • نام مالک جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • نام درخواست کننده جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • نام تایید کننده جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • نام مدعو جلسه یا رویداد (اختیاری) (چند انتخابی)
  • محل برگزاری جلسه یا رویداد (اختیاری)
  • نوع (جلسه/رویداد) (اختیاری)

در این گزارش پارامترها درصورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می گذارند. (با یکدیگر “و” می شوند)

در پارامتر چند انتخابی، انتخاب ها با یکدیگر “یا” می شوند.

برای مثال اگر پارامتر نام مدعو مقادیر “علی شمس” و “رضا نوری” را داشته باشد، این پارامتر باعث می‌شود که جلسات و رویدادهایی که یکی از مدعوین آن “علی شمس” یا “رضا نوری”  یا هر دو هستند را در نتیجه گزارش بیاورد.

 

لیست ستون‌های خروجی این گزارش به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل جلسات o زمان ثبت
o ساعت کل جلسات o زمان شروع
o تعداد جلسات برگزار شده o زمان پایان
o ساعت جلسات برگزار شده o محل برگزاری
o تعداد جلسات برگزار نشده o مالک
o ساعت جلسات برگزار نشده o تایید کننده
o تعداد جلسات لغو شده o درخواست کننده
o ساعت جلسات لغو شده o وضعیت
o عنوان جلسه o تعداد مصوبات
o نوع جلسه o شماره مصوبات
o شماره ثبت o مدعوین (وضعیت حضور)

 

لیست گزارش موضوعات و مصوبات بر اساس عنوان و متن

این گزارش لیستی از موضوعات و مصوبات ثبت شده بر اساس عنوان و متن مصوبه را ارائه می‌نماید. همانطور که با سیستم مدیریت جلسات و مصوبات آشنا شدید این سیستم به دو بخش مدیریت جلسات و بخش دوم مدیریت مصوبات تقسیم شده که در بخش مصوبات، مصوبه‌های ما از قسمت‌های متفاوتی همچون عنوان، متن در ملاحظات و متن در شرح تشکیل شده است. شما می‌توانید با استفاده از فیلترهای تعبیه شده این امکان را فراهم کنید که گزاش‌های خود را بر اساس متعلقات موجود در مصوبات ایجاد کنید.

پارامترهای ورودی:

  • بازه زمانی گزارش (اجباری)
  • وضعیت (مصوبه/پیش نویس/ منتظر طرح/ معلق/ بایگانی/ ناتمام/ مخالفت/ خاتمه یافته) (اختیاری)
  • عنوان موضوع (اختیاری) (شامل)
  • متن در ملاحظات موضوع (اختیاری) (شامل)
  • متن در شرح موضوع (اختیاری) (شامل)

در این گزارش پارامترها درصورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می‌گذارند. (با یکدیگر “و” می شوند)

لیست ستون‌های خروجی این گزارش به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل o تعداد مصوبه خاتمه یافته
o تعداد مصوبات o عنوان
o تعداد مصوبه پیش نویس o تاریخ ثبت
o تعداد مصوبه منتظر طرح o وضعیت
o تعداد مصوبه معلق o نام گروه
o تعداد مصوبه بایگانی o شماره ثبت
o تعداد مصوبه ناتمام o ملاحظات
o تعداد مصوبه مخالفت o متن

 

لیست موضوعات و مصوبات بر اساس گروه کاری

این گزارش لیستی از موضوعات و مصوبات ثبت شده بر اساس گروه کاری را نمایش میدهد. این گزارش هم مانند گزارش قبل بر روی موضوعات و مصوبات ساخته می‌شود اما با این تفاوت که به جای شرح و ملاحظات گروه کاری قرار گرفته تا این گزارش از مصوبات بر اساس گروه کاری ساخته شود. گروه کاری مشخص می‌کند که مصوبه موردنظر در بازه‌ی زمانی که ما تعیین کرده‌ایم برای چه گروه کاری می‌باشد.

پارامترهای ورودی:

  • بازه زمانی گزارش (اجباری)
  • وضعیت(مصوبه/ پیش نویس/ منتظر طرح/ معلق/ بایگانی/ ناتمام / مخالفت / خاتمه یافته) (اختیاری)
  • نام گروه کاری(اختیاری) (چند انتخابی)

در این گزارش پارامترها درصورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می‌گذارند. (با یکدیگر “و” می‌شوند)

در پارامتر چند انتخابی، انتخاب‌ها با یکدیگر “یا” می‌شوند.

برای مثال اگر پارامتر نام گروه کاری مقادیر “گروه تولید” و “گروه فروش” را داشته باشد، این پارامتر باعث می‌شود که موضوعات و مصوباتی که گروه کاری آن “گروه تولید” یا “گروه فروش”  هستند را در نتیجه گزارش بیاورد.

لیست ستون‌های خروجی این گزارش به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل o تعداد مصوبه خاتمه یافته
o تعداد مصوبات o عنوان
o تعداد مصوبه پیش نویس o تاریخ ثبت
o تعداد مصوبه منتظر طرح o وضعیت
o تعداد مصوبه معلق o نام گروه
o تعداد مصوبه بایگانی o شماره ثبت
o تعداد مصوبه ناتمام o ملاحظات
o تعداد مصوبه مخالفت o متن

 

گزارش موضوعات بر اساس شماره ثبت جلسه

این گزارش لیستی از موضوعات براساس شماره ثبت جلسات را ارائه می‌نماید. همانطور که می‌دانید هرجلسه یک شماره‌ای دارد که ما پس از ثبت جلسه می‌توانیم از شماره‌ی جلسه مطلع شویم و برای گزارش‌گیری در این سیستم استفاده نماییم. لازم به ذکر است هر دو فیلتر شماره ثبت جلسه و نام گروه کاری با هم معنی می‌دهند زیرا شماره ثبت جلسه Unique نمی باشد و این شماره فقط در گروه کاری‌ Unique است پس لازم است هم نام گروه و هم شماره جلسه را به ورودی بدهیم تا بتوانیم جلسه‌ی مورد نظر را دریابیم در غیر این صورت اگر ما یکی از این دو را وارد کنیم یا تمام جلسات گروه کاری مورد نظر را می‌بینیم و یا تمام جلساتی که با این شماره جلسه ثبت شده است را نمایش می‌دهد.

پارامترهای ورودی:

  • شماره ثبت جلسه (اجباری)
  • نام گروه کاری (اجباری)

در این گزارش پارامترها درصورت مقدار داشتن بر روی نتیجه تاثیر می‌گذارند.

لیست ستون‌های خروجی گزارش از جلسات به شرح ذیل می‌باشد:

o تاریخ و زمان درخواست o مکان برگزاری جلسه
o درخواست کننده o زمان شروع جلسه
o شماره جلسه o زمان پایان جلسه
o عنوان o مالک جلسه
o نام تقویم o تایید کننده
o زمان ساخت جلسه o مدعوین
o شرح جلسه

 

لیست ستون‌های خروجی گزارش از مصوبات به شرح ذیل می‌باشد:

o عنوان o تاریخ ساخت
o وضعیت o ملاحظات
o شماره ثبت o متن

 

لیست جلسات بر اساس گروه کاری

این گزارش لیستی از جلسات را به ما نشان می‌دهد که شخص با وارد کردن بازه‌ی تاریخی جلسات، مثلا از تاریخ ۱/۴/۹۷ تا ۱/۵/۹۷ می‌تواند لیستی از جلسات را مشاهده کند اما با این تفاوت که این گزارش دارای فیلتری به نام گروه کاری می‌باشد که با انتخاب گروه کاری مورد نظر تمام جلساتی که برای آن گروه کاری ثبت گردیده است را نمایش می‌دهد. لازم به ذکر است که فقط تاریخ‌های این گزارش فیلد‌هایی اجباری می‌باشد و بقیه اختیاری هستند. علاوه بر گروه کاری که یک فیلتر مهم می‌باشد فیلترهایی دیگر اعم از نوع، محل برگزاری، عنوان و نوع خروجی هم وجود دارد. لازم به ذکر است که در فیلد عنوان لازم نیست به طور دقیق و مشخص عنوان را وارد کرد زیرا با  وارد کردن یک کلمه از جمله ای یا چند حرف از کلمه‌ای که برای عنوان درنظر گرفته شده را وارد کنید تمام عنوان‌های  مشابه را مشاهده می‌فرمایید.

پارامترهای ورودی :

  • بازه ی زمانی گزارش (اجباری)
  • نوع (اختیاری)
  • محل برگزاری (اختیاری)
  • عنوان (اختیاری)
  • نام گروه کاری (اختیاری)

لیست ستون‌های خروجی گزارش از جلسات به شرح ذیل می‌باشد:

o تعداد کل o شماره ثبت
o ساعت کل o زمان شروع
o تعداد برگزار شده o زمان پایان
o ساعات برگزار شده o محل برگزاری
o تعداد برگزار نشده o مالک
o ساعات برگزار نشده o تایید کننده
o تعداد لغو شده o درخواست کننده
o ساعات لغو شده o وضعیت
o عنوان o تعداد مصوبات
o نام گروه o شماره مصوبات
o نوع o مدعوین(وضعیت حضور)

 

نحوه استفاده از بخش گزارشات مدیریت جلسات

برای گزارش‌گیری کافیست بر روی گزارش مورد نظر دابل کلیک نموده سپس بر حسب نیاز پارمترهای گزارش مورد نظر را وارد نموده و دکمه درخواست گزارش بزنیم. اگر گزارش سبک باشد آنی دانلود می‌گردد و گرنه به قسمت نتایج گزارشات منتقل می شود.

در قسمت نتایج گزارشات لیست گزارش‌های گرفته شده نمایش داده می‌شود و کاربر می‌تواند هر زمان که نیاز داشت به آن مراجعه کرده و گزارش مورد نظر خود را دوباره دانلود نمایید. در واقع همانند تاریخچه گزارشات گرفته شده می باشد.

دسترسی‌های مورد نیاز برای سیستم مدیریت گزارشات و هر گزارش بصورت مجزا

برای استفاده از سیستم مدیریت گزارشات دو نقش تعریف شده با عنوان “کاربر سیستم مدیریت گزارشات” و “مدیر سیستم مدیریت گزارشات” استفاده خواهد شد که نقش دوم اجازه تغییر و بروزرسانی را داشته اما نقش “ کاربر سیستم مدیریت گزارشات ” فقط می تواند درخواست گزارش دهد. (از لیستی که مشاهده میکند)

ضمن اینکه هر گزارش بصورت مجزا می تواند دسترسی داشته باشد و در صورت اختصاص ندادن دسترسی خاصی به یک گزارش همه آن گزارش را مشاهده خواهند کرد اگر نقش “ کاربر سیستم مدیریت گزارشات ” را داشته باشند.