آرشیو الکترونیکی
مدیریت الکترونیکی اسناد شامل تمامی عملیات حفظ، نگهداری، چرخش و بازیابی اسناد توسط رسانه‌های الکترونیکی به شمار می‌رود. پیشرفت فن‌آوری اطلاعات و ارائه سیستمهای مکانیزه و نگهداری و آرشیو اسناد باعث شده میزان بسیار زیادی از هزینه‌های نگهداری اسناد کاهش یابد و امکان مدیریت مقرون‌به‌صرفه این اسناد فراهم شود. شرکت گام الکترونیک الگوهای مختلفی برای انتخاب و خرید این‌گونه از نرم‌افزارها ارائه داده است که بسته به نوع سازمان، حجم، پیچیدگی و میزان محرمانگی اسناد می‌توان یکی از روش‌های موجود را انتخاب و مسیر سخت و تاریک بایگانی فیزیکی را جایگزین راه راحت و روشن بایگانی الکترونیکی کرد.
برخی از قابلیت‌های سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به شرح زیر است:
ویژگی های سیستم مدیریت آرشیو
درج سند در ساختار
یکی از بخشه‌ای پرکاربرد سیستم آرشیو، درج اطلاعات اسناد در یک ساختار مناسب است. پس‌ازآن که مدیر سیستم برای نوعی از اسناد یک ساختار مناسب طراحی کرد، باید بر اساس آن ساختار یک فرم نیز برای ورود اطلاعات اسناد طراحی کند. ازآن‌پس کاربران دیگر می‌توانند اطلاعات آن نوع اسناد را در فرم وارد و در سیستم ذخیره کنند.
عملیات روی ساختار و پرونده‌ها
روی ساختارها می‌توان عملیات مختلفی مانند مشاهده فهرست اسناد، ویرایش، نمایش، حذف، دریافت فایل تعریف و … انجام داد.
امکان جستجو و گزارش‌گیری
در هر ساختار تعدادی سند وجود دارد و هر سند تعدادی مشخصه دارد. برای یافتن سند یا سندهایی از یک ساختار که مشخصه‌های موردنظر را داشته باشد، از ابزار جستجو استفاده می‌شود. هنگام جستجو می‌توان هر تعداد از مشخصات یک سند را که موردنظر است انتخاب کرد و هر شرطی را میان آنان گذارد.
میز کار من
میز کار من جایی است که هر کاربر می‌تواند به سلیقه خود بخشی از قابلیت‌های مختلف سیستم را که بیشتر با آنها کار دارد یکجا گردآورده تا به‌سرعت به آنها دسترسی داشته باشد. دسترسی به هرکدام از قابلیت‌های سیستم از جای خود امکان‌پذیر است ولی هرکدام از آنها را که کاربر به میز کار من بیاورد، یک ” لینک” به آن قابلیت است و او از طریق میز کار من به آن دست می‌یابد.
مدیریت پوشه‌ها
هر سندی را که موردنیاز باشد، می‌تواند با جستجو یافت. اما پیش می‌آید که یک کاربر، سندهایی را که به‌طور دائم نیاز داشته باشد. برای آنکه این سندها را هر بار با جستجو به دست نیاورد، در سیستم آرشیو “پوشه‌ها” پیش‌بینی‌شده است تا سندها یا پرونده‌های موردنظر را در آن بگذارد. به‌این‌ترتیب پوشه‌ها نوعی بایگانی شخصی است.
طراحی فرم
پس‌ازآنکه یک ساختار و یا پرونده در سیستم آرشیو طراحی شد، برای ورود داده سندها و ویرایش آن و یا دیدن اسناد، باید برای آن ساختار یا پرونده فرم طراحی شود. فرم، قالبی برای ورود اطلاعات سندهای ساختار است. با ورود اطلاعات اسناد، یک جدول درست می‌شود و هر ردیف آن‌یک سند است. برای هر ساختار می‌تواند دو نوع فرم طراحی کرد. فرم ویرایش برای ورود اطلاعات مربوط به اسناد و ویرایش سندها است. فرم نمایش تنها برای دیدن اسناد است بدون آنکه بتوان آنها را تغییر داد. با جداسازی دو نوع فرم می‌تواند دسترسی به فرم ویرایش را محدود کرد اما فرم نمایش را در اختیار افراد بیشتری گذارد.
طراحی ساختار
اصلی‌ترین قسمت سیستم آرشیو اسناد، طراحی ساختار است. با این کار، یک ساختار اطلاعاتی در پایگاه داده درست می‌شود تا بتوان اطلاعات مربوط به نوع معینی از سندهای یک سازمان را در آن ساختار سامان داد. بنابراین برای هر نوع سند، مانند نقشه فنی، محصول یک کارخانه و … ساختاری مناسب با اطلاعات مربوط به آن سند باید تعریف شود. با واردکردن اطلاعات یک نوع سند خاص، یک جدول درست می‌شود و هر سطر از جدول مشخصات یک سند، مثلا از یکی از نقشه‌های فنی خواهد بود. ساختار توسط مدیر سیستم طراحی می‌شود و کاربران آرشیو از آنها برای مشاهده یا ورود اطلاعات اسناد استفاده خواهند کرد.
مزیت های سیستم مدیریت آرشیو
نگهداری اسناد در سازمان‌هایی که به روش سنتی اداره می‌شوند، به‌گونه‌ای است که همواره این نگرانی‌ها را برمی‌انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد باارزش یا از بین می‌رود و یا کسی را به آنها دسترسی نیست. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش‌هاست و این نگرانی‌ها را برطرف می‌کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آنها یک نسخه الکترونیک تهیه می‌کند و مزایای زیر را به بار می‌آورد:
آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد
در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمان‌ها با مدارک کاغذی اشغال‌شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه‌های نگهداری مخازن، این امر کاملا غیراقتصادی است.
امکان جستجوی بین اسناد در کمترین زمان
در آرشیو اسناد به‌صورت فیزیکی برای پیدا کردن سند باید زمان بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفه‌ای ۵ تا ۱۵ درصد از وقت خود را صرف مطالعه مدرک و ۵۰ درصد وقت را صرف پیدا کردن مدرک می‌کند.
هیج سندی گم نمی شود
بسیاری از اسناد در بایگانی‌ها مفقود می‌شوند، در آرشیو اسناد به‌صورت الکترونیکی همیشه نسخه پشتیبان وجود دارد و به‌هیچ‌وجه سندی گم و نابود نمی‌شود.
هیج سندی نابود نمی شود
کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به‌مرور از بین می‌رود.
هیچ سندی اشتباه بایگانی نمی‌شود
در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به‌صورت دستی انجام می‌شود و به همین دلیل اشتباه ، اجتناب‌ناپذیر است.
امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان
وقتی اسناد در محل اداره بایگانی‌شده‌اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده‌اید، درصورتی‌که می‌توانید با پویش اسناد و ذخیره آنها به‌صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.
شفاف سازی
با پویش اسناد دسترسی به مدارک به‌مراتب آسان‌تر خواهد شد، بنابراین مخفی‌کاری و فساد اداری از بین می‌رود.
صرفه‌جویی درکاغذ (حفاظت از محیط زیست)
باصرفه جویی در کاغذ نه‌تنها واردات این محصول را کاهش می‌دهید بلکه از قطع شدن درختان بی‌شماری جلوگیری می‌کنید و در جهت حفظ محیط‌زیست گام موثری برمی‌دارید .
پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن
علی رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، در اکثر موارد رضایت کامل ارباب‌رجوع حاصل نمی‌شود. با بهره‌گیری از دستگاه‌های مکانیزه کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب‌رجوع را جلب کرده در کمترین زمان بیشترین کمک را ارائه نمایند.
مزیت های رقابتی
اجرای پروژه‌های مختلف در ابعاد بزرگ
- شرکت گام الکترونیک اقدام به اجرای پروژه‌های مدیریت اسناد در ابعاد بزرگ در سطح کشور کرده است که از تجربه‌ی پروژه‌های پیشین می‌تواند در اجرای هر چه‌بهتر پروژه‌های آتی استفاده کند.
اجرا به‌صورت متمرکز و نیمه‌متمرکز
- شرکت گام الکترونیک آمادگی اجرای پروژه‌های مدیریت اسناد به‌صورت متمرکز و نیمه‌متمرکز را دارد. انتخاب نوع معماری (متمرکز، نیمه‌متمرکز) در انتهای فاز آماده‌سازی پروژه‌ها (Inception) با توجه به شناخت بیشتر از نیازهای مشتریان قطعی می‌شود.
امکان همکاری کارکنان در بهره‌برداری از سیستم بدون افزایش حجم کار
- ورود اطلاعات در سیستم به‌گونه‌ای است که کاربر بایگانی به‌راحتی اسناد را به‌صورت دسته‌ای در اسکنر قرار داده و عملیات اسکن اسناد و ورود اطلاعات را با کمترین کلیک و درج داده انجام بدهد. ازآنجایی‌که این عملیات به ذات یک عملیات تکراری است و هرروز انجام می‌شود برخی از اطلاعات به‌صورت مقادیر پیش‌فرض تنظیم‌شده و در سیستم درج می‌شود. لذا عملیات اسکن اسناد و ورود اطلاعات، فرآیندی ساده، آسان و غیر وقتگیر خواهد بود. بنابراین نیازی به افزایش چشمگیر نیروی انسانی یا افزایش ساعت کاری نیست.
نیازهای آتی و سایر پرونده‌های مشتریان
- یکی از مزایایی که سیستم مدیریت اسناد دارد آن است که کاملا قابل سفارشی‌سازی(Customize) است و می‌تواند با توجه به نیازهای آتی کاربران توسعه داده شود و همچنین برای تمامی انواع اسناد مورد کاربرد مشتریان استفاده شود.
اخبار مرتبط با مدیریت آرشیو الکترونیکی
اخبار مرتبط با اتوماسیون آرشیو الکترونیک
پاسخگویی به بیمار در کمتر از ۵ دقیقه ! مرکز فوق تخصصی هاشمی نژاد با پیاده‌سازی سیستم آرشیو الکترونیکی شرکت گام الکترونیک طی ۱۱ سال گذشته فرآیندهای ارتباطی خود را بیشتر ...
سوالات مرتبط با مدیریت آرشیو الکترونیکی
اهداف آرشیو الکترونیکی اسناد چه می باشد؟
- ایجاد ابزاری جهت حفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات متنی و تصویری مؤسسات و سازمان‌ها
- حذف یا کاهش نیاز به بایگانی‌ها و آرشیوهای سنتی و کاغذی
- فراهم آوردن امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
- حفاظت از اسناد قدیمی که با مرور زمان از بین میروند.
- فراهم کردن امکان گردش الکترونیکی اسنادی که به هر دلیلی امکان گردش فیزیکی آنها مقدور نیست.
- متمرکز نمودن اطلاعات پراکنده در بخشه‌ای مختلف سازمان
- افزایش کارآیی و سرعت دسترسی به اطلاعات از طریق یک بستر الکترونیکی
- افزایش امنیت دسترسی به اطلاعات
- امکان تهیه گزارش‌ها و نمودارهای آماری مختلف برای مدیران و کارشناسان
- تسریع و تسهیل ارجاع و گردش اسناد و پرونده‌ها در بستر وب
- امکان تعیین حدود اختیارات و محدوده دسترسی به اطلاعات به ازای هر کاربر یا هر گروه از کاربران توسط مدیر سیستم
- امکان تعامل با سیستم مدیریت مکاتبات و بایگانی نامه‌های سازمان
- دارای زیرساخت لازم برای تعامل با سایر سیستمها در حوزه نگهداری و مدیریت اسناد و پرونده‌ها
آیا آرشیو الکترونیکی اسناد قابلیت برقراری ارتباط با سایر سیستمهای سازمان را دارد؟
سیستم مدیریت اسناد در سطح لایه نمایش با استفاده از فراخوانی URL و در سطح لایه حرفه (Business Layer) با استفاده از تکنولوژی وب‌سرویس و در سطح لایه داده با استفاده از تکنیک‌های انتقال داده، قابلیت تعامل با سایر سیستمهای سازمان کارفرما را دارد. با برقراری این تعامل امکان جابجایی اطلاعات، مشخصات و تصاویر اسناد بین سیستمها فراهم می‌شود. مشاهده آنها تسهیل می‌شود و امکانات لازم برای کنترل صحت ورود اطلاعات و اسکن اسناد فراهم می‌شود. در این راستا ابتدا باید نیازهای تعاملی بین سیستمها شناسایی شود و سپس براساس آن، ارتباطات لازم بین سیستمها برقرار گردد. ارتباط سیستمها ممکن است در سطح لایه داده نیز انجام شود، در این صورت شناخت دقیقی از لایه داده سیستمها مورد نیاز خواهد بود
آیا آرشیو الکترونیکی اسناد قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری مکاتبات را دارد؟
یکی از مزیتهای ویژه سیستم GDMS ارتباط و یکپارچگی با سیستم اتوماسیون اداری الماسگام می‌باشد. در این خصوص تسهیلات و قابلیت‌های زیر وجود دارد:
- امکان تعامل با سیستم اتوماسیون اداری برای فراخوانی و قرار دادن نامه‌های مرتبط با هر پرونده در پرونده‌ی مربوطه
- امکان تعامل با سیستم اتوماسیون اداری برای ارجاع پرونده‌ها در پیوست نامه
- امکان ایجاد سند جدید و الصاق آن به نامه در سیستم اتوماسیون اداری
- امکان تعامل با سیستم اتوماسیون اداری برای استفاده از کارتابل مشترک و مدیریت هماهنگ ارجاع امور و پیگیری آنها با استفاده از قابلیت‌های سیستم اتوماسیون اداری الماس گام
- امکان تعامل با سیستم اتوماسیون اداری برای استفاده از بخش مدیریت انجام وظایف (Task) از طریق قابلیت‌های آن سیستم
- امکان تعامل با سیستم اتوماسیون اداری برای استفاده از مکانیزم ورود یکباره(SSO) و بخش امنیتی و متمرکز مدیریت کاربران و ساختار سلسه مراتبی سازمانی آن سیستم برای تعریف کاربران و کنترل عملکرد آنها
- امکان ایجاد سند جدید و الصاق آن به نامه در سیستم اتوماسیون اداری از طریق آیکن اسناد مرتبط.