product-shadow
product-image
اتوماسیون اداری الماس گام

اتوماسیون اداری الماس گام یکی از محبوب ترین نرم افزارهای خودکار سازی امور اداری است که تا به امروز توانسته نیاز بسیاری از شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی را برآورده کند. نگاهی گذرا به مشتریان این محصول خود به خوبی گویای این قضیه است.

اين سيستم در دو نگارش جداگانه براي سازمان هاي کوچک در محيط LAN و براي سازمان هاي بزرگ و گسترده در محيط Web قابل اجراست. اين سيستم امکانات گسترده اي در اختيار سازمان استفاده کننده مي‌گذارد که بعضي از آن ها در ادامه اشاره می شود.

demo دریافت دمو محصولات demo تماس با ما
product-shadow
  • درخواست کاتالوگ دانلود کاتالوگ
  • درخواست دمو درخواست دمو
  • تماس با ما تماس با ما
  • fax تلفن : 42835
    fax فکس : ٨٨٧٦٠٥٠١
    email info@gamelectronics.com
titleمدیریت مکاتبات
sds

استفاده از مديريت مکاتبات الماس گام ، دستاوردهاي چشم‌گيري براي مديران, کارشناسان, کارکنان دبيرخانه و بايگاني و نيز ارباب رجوع يک سازمان به دنبال دارد که در ادامه به برخي از آن‌ها اشاره مي‌شود:

  • برخورداري از امنيت بسيار بالا که با استفاده از ابزارهاي پيچيده و نرم‌افزارهاي مناسب حاصل شده است
  • ايجاد كارتابل الکترونيکي براي سهولت و سرعت بخشيدن به امور کارکنان بويژه مديران
  • ايجاد يک تقويم کاري براي برنامه ريزي و پيگيري کارها
  • جستجوي روان وبي نياز از کمک ديگران در يافتن سابقه نامه بمنظور تسريع در اتخاذ تصميم‌هاي مناسب و در نتيجه صرفه‌جويي درزمان و استفاده بهينه از منابع بویژه نيروهاي انساني.
  • توليد گزارش‌هاي مورد نياز با قابليت تحليل و يا ارائه به واحدهاي ديگر
  • تأييد کارها و امضاي اسناد بصورت ديجيتالي با استفاده از کليد خصوصي افراد و لحاظ نمودن ملاحظات امنيتي
  • دريافت و ارسال پست الكترونيك بصورت مستقيم توسط سيستم
  • قابليت تعامل با فاكس سرور براي مديريت دريافت و ارسال فاکس‌ها درکليه واحد‌هاي مجاز سازماني
  • مديريت دسترسي اشخاص به اسناد طبقه‎بندي شده براساس مجوزهاي تعريف شده در سيستم
  • تعيين جانشين براي هريک از سمت‎هاي سازماني شخص با سطوح دسترسي مختلف
  • تعريف فرآيند خودکار براي ارجاع اتوماتيک اسناد
  • تعريف دبيرخانه‎هاي مختلف سازمان و اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه
  • استفاده از تمامي قابليت‌هاي ويرايشگر Microsoft Word بطور مستقيم از داخل سيستم
  • ساخت انواع گزارش‌هاي مديريتي در بازه‌هاي زماني مختلف براي تجزيه وتحليل عملکرد سازمان
  • دريافت و ارسال انواع فايل و پيام جهت انجام امور شخصي يا روان‌سازي امور اداري
  • استفاده از سرويس مبادله الکترونيکي نامه باسيستم‌هاي اتوماسيون‌اداري سازمان‌هاي ديگر مبتني‌بر پروتکل استاندارد ECE
  • ايجاد تابلوي الکترونيکي اعلانات براي اطلاع رساني سريع به مخاطبان
  • titleکنترل سطوح دسترسی کاربران
    sds

    کنترل دسترسی به اطلاعات، خصوصا در شرکت های بزرگ که از حجم اطلاعات بسیار زیادی برخوردار هستند همیشه از دغدغه های مدیران محسوب می شود. یکی از مزایای اتوماسیون الماس گام امکان تعریف سطوح دسترسی و کنترل دسترسی کاربران به اطلاعات است که در زیر با نمونه هایی از آن ها آشنا می شوید.

    sds

    مدیران ارشد

  • انجام تمامي كارهاي اداري در هرزمان و حتي خارج از محل كار
  • پايش فعاليت‌هاي سازمان و توليد گزارش‌هاي متنوع مديريتي
  • مديريت متمركز بركليه‌ي مراحل گردش کار و اسناد در سازمان
  • رديابي امور و پيگيري به موقع مراحل كار
  • مديريت و نظارت دقيق بر عملكرد كاركنان
  • sds

    کارشناسان

  • سهولت بسيار زياد در پاسخ‌گويي به نامه‌ها و ارجاعات
  • سرعت در جستجو و دسترسي به اطلاعات و سوابق نامه
  • ثبت كليه‌ي فعاليت‌هاي روزمره، حتي خارج از محل كار
  • كاهش مراجعه‌ي حضوري ارباب رجوع به سازمان (تكريم ارباب رجوع)
  • امکان انجام بموقع امور محوله به کمک هشدارهاي سيستم جهت يادآوري و جلوگيري از تأخير در انجام فعاليت‌ها
  • sds

    کارکنان دبیرخانه

  • ثبت بهينه‌ي اطلاعات در حجم كمتر، ايمني بالا، مراجعه‌ي آسان
  • شماره‌گذاري نامه‌ها به صورت اتوماتيك برحسب نياز سازمان
  • برداشته شدن دفاتر حجيم انديكاتور از روي ميزكار
  • سهولت در جستجو و تحويل به موقع نامه‌ها به مسئولان
  • به حداقل رسيدن توقف، اشتباه، تكرار و بيهوده‌كاري در عمليات ثبت
  • حذف نقل و انتقال نامه‎ ها و اسناد بين ادارات به صورت دستي
  • تسريع پاسخگويي به مراجعه كنندگان (كاهش متوسط زمان پاسخگويي)
  • sds

    مشتریان

  • در هر لحظه مي‌توانند با مشاهده آخرين اقدام انجام شده روي درخواستشان(نامه)، از پيشرفت کار مطلع گردند.
  • بدون نياز به دوندگي در سازمان و مواجهه با كارکنان ، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.
  • پيگيري نامه‌ها از طريق تلفن و يا اينترنت امكان‌پذير بوده و عدم نياز به حضور در سازمان ، باعث افزايش رضايت ارباب رجوع مي‌شود
  • titleمزایای اتوماسیون الماس گام
    sds

    نگهداري اسناد در سازمان هايي که به روش سنتي اداره مي شوند, به گونه اي است که همواره اين نگراني ها را برمي انگيزد و از اين رهگذر چه بسيار اسناد با ارزش يا از بين مي رود و يا کسي را به آن ها دسترسي نيست. استفاده از يک سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي کارآمد پاسخ مناسبي به همه اين پرسش هاست و اين نگراني ها را برطرف مي کند. سيستم مديريت آرشيو الکترونيک اسناد و مدارک از اسناد يک سازمان با اسکن آن ها يک نسخه الکترونيک تهيه مي کند و مزاياي زير را به بار مي آورد

    آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد

  • در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمانها با مدارک کاغذی اشغال شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه های نگهداری مخازن، این امر کاملا غیر اقتصادی است
  • امکان جستجوی بین اسناد در کمترین زمان

  • در آرشیو اسناد به صورت فیزیکی برای پیدا کردن سند باید زمان بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفه‌ای 5 تا 15 درصد از وقت خود را صرف مطالعه ی مدرک و 50 درصد وقت را صرف پیدا کردن مدرک می کند.
  • هیج سندی گم نمی شود

  • بسیاری از اسناد در بایگانی ها مفقود می شوند ،در آرشیو اسناد بصورت الکترونیکی همیشه نسخه ی پشتیبان وجود دارد و به هیچ وجه سندی گم ویا نابود نمی شود
  • هیج سندی نابود نمی شود

  • کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به مرور از بین می رود.
  • هیج سندی اشتباه بایگانی نمی شود

  • در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به صورت دستی انجام می شود و به همین دلیل اشتباه ،اجتناب ناپذیر است.
  • امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان

  • وقتی اسناد در محل اداره بایگانی شده اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده اید، در صورتی که می توانید با پویش اسناد و ذخیره ی آنها به صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.
  • شفاف سازی

  • با پویش اسناد دسترسی به مدارک به مراتب آسانتر خواهد شد،بنابراین مخفی کاری و فساد اداری از بین می رود.
  • صرفه جویی درکاغذ (حفاظت از محیط زیست)

  • با صرفه جویی در کاغذ نه تنها واردات این محصول را کاهش می دهید بلکه از قطع شدن درختان بی شماری جلوگیری می کنید و در جهت حفظ محیط زیست گام موثری بر می دارید .
  • پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن

  • رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، دراکثر موارد رضایت کامل ارباب رجوع حاصل نمي‌گردد .با بهره‌گيري از سیستم‌هاي مکانيزه کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب رجوع را جلب کرده در کمترین زمان بیشترین کمک را ارائه نمايند.
  • titleآرشیو الکترونیکی
    sds

    با استفاده از سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي دسترس در محيط LAN براي سازمان هاي کوچک و الماس گام در محيط Web براي سازمان هاي بزرگ وگسترده, امکانات فراواني در اختيار استفاده کننده گذارده مي شود که به برخي از آن ها اشاره مي شود.

  • امکان تعریف جداول و فرم‎هاي مختلف براي نگهداري اطلاعات آرشيوي
  • قابليت ارتباط با سيستم گردش‌كار براي گردش فرم‎ها و اسناد سازمان
  • تعريف وضعيت براي فرم‌هاي مختلف به منظور ايجاد فرم با قابليت و وضعيت هاي مختلف براي شركت در گردش كار‎هاي سازماني(Workflow)
  • قابليت ايجاد ارتباط بين جداول تعريف شده
  • قابليت ساخت فرم براي جداول گوناگوني که در يک سازمان استفاده مي شود.
  • قابليت الصاق هر نوع فايل به هر سند
  • دريافت و ارسال اطلاعات
  • هرگونه جستجو روي اسناد
  • ثبت تمامي رويدادهاي سيستم و قابليت جستجو در آنها
  • ثبت تاريخچه اطلاعات يك جدول با قابليت قفل نمودن يك سند براي اعمال تغييرات
  • گزارش گيري متنوع از جداول طراحي شده
  • مديريت اسناد حذف شده (Recycle Bin)
  • قابليت تعريف ساختار درختي براي نگه داري و بازيابي اسناد به صورت دلخواه
  • ارائه سرويس امانات اسناد
  • titleسیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management)
    sds

    شرکت گام‌الکترونيک با سابقه چند ساله در اين زمينه موفق به توليد كامل سيستم گردش کار مبتني بر استاندارد جهاني wfmc شده است. به کمک موتور گردش‌کار مي‌توان تمام يا قسمتی از يک جريان كار را بر اساس قواعد مورد نظر سازمان، خودکارسازي نموده که طي آن مستندات، اطلاعات و يا دستورات بين واحدهاي سازمان انتقال داده مي‌شود. از مزایای گردش کار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • ايجاد بستري مناسب براي بهبود فرآيندهاي سازماني
  • ايجاد كنترل لازم بر روي فرآيندهاي سازماني
  • افزايش سطح کارايي خدمات سازماني
  • قابليت انعطاف بيشتر در اجراي فرآيندهاي گردش کار
  • صرف هزينه و زمان كمتر براي اصلاح فرآيندهاي سازماني
  • قابليت اندازه‎گيري و ارزيابي فعاليت‎هاي مختلف فرآيند
  • افزايش امنيت عمليات سازماني
  • فرآيند هاي کاري به دقت معرفي و مستندمي شوند به اين ترتيب سازمان اطمينان لازم را براي انجام امور مطابق با ضوابط تعيين شده بدست خواهد آورد.
  • کارها تنها به دست افراد (مسئوليت هاي ) از قبل تعيين شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به اين ترتيب کليه کارها بدون خطا بين کارکنان جابجا شده و به دليل حذف عمليات تکراري بيهوده و يا ارجاع اشتباه هيچ کاري در سازمان متوقف نمي شود.
  • مديران مي توانند بر عملکرد کارکنان و روال هاي سازماني مجموعه خود اشراف پيدا کرده و کمترين وقت را براي تخصيص کارها صرف نمايند.
  • با ثبت تمامي وقايع اتفاق افتاده در مسير اجراي فرآيند امکان رديابي امور فراهم شده و با تحليل اين وقايع زمينه بهينه سازي فرآيندها ميسر ميگردد.
  • titleمشتریان اتوماسیون اداری الماس گام
    در فهرست مشتريان شركت گام الکترونیک حدود 600 سازمان خصوصي و دولتي با بيش از 300 هزار كاربر مختلف وجود دارد كه از مزاياي سيستم گردش الكترونيكي مكاتبات و اسناد برخوردار مي‎باشند. ما می خواهیم برای مشتریانمان مفید باشیم. در کنارشان و در راه دراز و دشوار کامیابی گام برداریم و با عرضه خدماتمان، نقشی در اعتلا و برتری آنان داشته باشیم. برای دستیابی به چنین آرزویی تلاش می کنیم که نیازهای مشتریانمان را خوب بشناسیم و از تجربه و تخصصمان برای یافتن بهترین پاسخ ها بهره گیریم. حرفه ای عمل کنیم و به تعهدات استوار خویش برای خدمت به مشتریان پایبند بمانیم.