اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﭼﯿﺴﺖ؟

اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از ﻣﺘﺼﻞ ﮐﺮدن اﻃﻼﻋﺎت ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮﻫﺎی ﻣﻮﺟﻮد در ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﮐﻤﮏ ﺷﺒﮑﻪ و ﯾﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﯾﮏ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻧﺮم اﻓﺰاری ﻣﺸﺘﺮک، ﺗﺎ اﻧﺘﻘﺎل اﻃﻼﻋﺎت، آﻣﺎرﻫﺎ، ﻧﺎﻣﻪﻫﺎ و ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﻧﯿﺰ دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞﻫﺎ ﺑﻪﺻﻮرت ﮐﺎﻣ ًﻼ ﯾﮑﭙﺎرﭼﻪ و آﺳﺎن اﻧﺠﺎم ﭘﺬﯾﺮد و ﺑﺪﯾﻦ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻓﺮﻣﻮﻟﯽ ﺟﺪﯾﺪ ﺟﻬﺖ ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی، ﺗﺒﺎدل، ﺗﻨﻈﯿﻢ و ﺗﺼﺤﯿﺢ اﻃﻼﻋﺎت درونﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و ﺗﺴﺮﯾﻊ ﺑﺨﺸﯿﺪن ﺑﻪ اﻣﺮ اﺟﺮا ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ روشﻫﺎی دﺳﺖوﭘﺎﮔﯿﺮ و ﻣﺮﺳﻮم اداری و ﺑﺎ ﺻﺮﻓﻪﺟﻮﺋﯽ در زﻣﺎن و ﻣﻮاداوﻟﯿﻪ ﻣﺼﺮﻓﯽ اﯾﺠﺎد ﺷﻮد. ﺣﺬف ﮐﺎﻏﺬ از اﻣﻮر ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ و دﻓﺘﺮی، رﻓﻊ ﻣﺤﺪودﯾﺖ ﻓﻀﺎ ﺟﻬﺖ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﭘﺮوﻧﺪهﻫﺎ و اﺑﺰار آن ﻣﺎﻧﻨﺪ زوﻧﮑﻦ و ﭘﻮﺷﻪ، ﮐﺎﻫﺶ ﺧﻄﺮات و ﻣﺸﮑﻼت ﻣﺤﯿﻄﯽ و آﺗﺶﺳﻮزی، اﻓﺰاﯾﺶ ﺿﺮﯾﺐ اﻣﻨﯿﺖ در ﻧﮕﻬﺪاری از اﻃﻼﻋﺎت و ﭘﺸﺘﯿﺒﺎﻧﯽ از اﻣﻮر اداری از ﺗﺄﺛﯿﺮات ﺑﻪﮐﺎرﮔﯿﺮی اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اﺳﺖ.

ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﭼﯿﺴﺖ؟

ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ در آن اﻃﻼﻋﺎت وارده ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ داده ﻫﺎی دﯾﺠﯿﺘﺎل (اﻋﻢ از ﺗﺼﻮﯾﺮ ﯾﺎ ﻣﺘﻦ) ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺷﻮد و ﺑﺎ اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﺟﺮﯾﺎن ﺑﯿﻔﺘﺪ. در اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎ ﺗﻤﺎم اﻃﻼﻋﺎت ﺻﺎدره و داﺧﻠﯽ از اﺑﺘﺪا ﺑﻪ ﺻﻮرت دﯾﺠﯿﺘﺎل ﺗﻮﻟﯿﺪ و ﻧﮕﻬﺪاری ﻣﯽ ﺷﻮد. اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎ ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﻫﺎی زﯾﺎدی در زﻣﯿﻨﻪ ﮐﺎرﺗﺎﺑﻞ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ، ﺟﺴﺘﺠﻮی آﺳﺎن و ﺳﺮﯾﻊ اﻃﻼﻋﺎت، ﮔﺰارش ﭘﯿﮕﯿﺮی اﻃﻼﻋﺎت وارده/ﺻﺎدره، ﭘﺎﺳﺨﮕﻮﯾﯽ ﺳﺮﯾﻊ و ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻊ ﺑﻪ ﻣﺮاﺟﻌﺎن، اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﻣﻨﺎﺳﺐ ﺑﺮ ﮐﺎرﺑﺮان، ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺑﻬﯿﻨﻪ اﻃﻼﻋﺎت را دارا ﻫﺴﺘﻨﺪ.

ﻟﺰوم اﺳﺘﻔﺎده ﺟﺎﻣﻊ از ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﭼﯿﺴﺖ؟

ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﯾﻨﮑﻪ ﺣﺠﻢ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری و ﮔﺮدش ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ و ﻣﺆﺳﺴﺎت اداری ﺑﺴﯿﺎر ﺑﺎﻻ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ، وﺟﻮد ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺎﻣﻨﺎﺳﺐ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری ﺑﺎﻋﺚ اﺗﻼف زﻣﺎن، ﺻﺮف اﻧﺮژی ﺑﯿﺸﺘﺮ، اﻓﺰاﯾﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﻏﯿﺮ ﺑﻬﺮه ور ﺷﺪن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺗﻨﻬﺎ ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺳﺮﯾﻊ اداری ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺣﺠﻢ ﻋﻤﺪه ای ازﭘﺎﺳﺦ ﻫﺎ را ﮐﺎﻫﺶ داده و ﺑﺎﻋﺚ ﺻﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ اﻗﺘﺼﺎدی و اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وری ﮔﺮدد. در ﻫﺮ ارﮔﺎﻧﯽ ﮐﻪ اﻟﮕﻮی ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺑﻪ ﻃﻮر ﺻﺤﯿﺢ و ﮐﺎﻣﻞ ﭘﯿﺎده ﺳﺎزی ﺷﻮد، آن ارﮔﺎن ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﮐﺎﻏﺬ، ﺑﺎ ﻋﮑﺲ اﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎﯾﯽ ﺳﺮﯾﻊ و ﮐﺎرآﻣﺪ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ. در ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ اﻣﮑﺎﻧﺎت ﻓﺮاوان اﯾﻨﺘﺮﻧﺘﯽ و اﯾﻨﺘﺮاﻧﺘﯽ وﺟﻮد دارد ﮐﻪ در ﺳﺎﯾﻪ ﯾﮑﭙﺎرﭼﮕﯽ اﯾﻦ اﻣﮑﺎﻧﺎت، اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ ﺷﮑﻞ ﺻﺤﯿﺤﯽ ﺟﺮﯾﺎن ﻣﯽ ﯾﺎﺑﺪ و ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎ ﻫﺮ ﺣﺠﻤﯽ ﮐﻪ ﺑﺎﺷﺪ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺳﺮﻋﺖ و ﺻﺤﺖ را در ﮐﻨﺎر ﻫﻢ در اﺧﺘﯿﺎر داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.ﺑﺎ ﻗﺮارﮔﯿﺮی در ﻗﺎﻟﺐ ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﮐﺎرآﻣﺪ، زﻣﺎن و اﻧﺮژی ﺑﺴﯿﺎری ﺣﻔﻆ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ. ﻣﺜ ًﻼ دﯾﮕﺮ ﻧﯿﺎزی ﺑﻪ ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﯽ ﺑﯿﻦ ﻣﺪﯾﺮان ﺑﺮای ﺑﺮﮔﺰاری ﺟﻠﺴﺎت ﻣﺪاوم ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی ﻧﺨﻮاﻫﺪ ﺑﻮد و ﺑﺴﯿﺎری از ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی ﻫﺎ در ﻗﺎﻟﺐ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎی اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ ﭘﺬﯾﺮد.

ﻣﺸﮑﻼت ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ و ﮔﺮدش ﮐﺎﻏﺬی در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ﭼﯿﺴﺖ؟

ﺑﺮﺧﯽ از ﻣﺸﮑﻼﺗﯽ ﮐﻪ در ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ و ﮔﺮدش ﮐﺎﻏﺬی ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺗﻮان ﺑﻪ آن اﺷﺎره ﮐﺮد، ﺑﻪ ﺷﺮح زﯾﺮ اﺳﺖ:

• ﻧﮕﻬﺪاری و اﻧﺠﺎم ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎدی اﺳﺖ و ﮐﻨﺘﺮل دﻗﺖ و ﺳﺮﻋﺖ و ﻧﻈﺎرت ﺑﺮ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎد ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ دﯾﮕﺮ و ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ دﯾﮕﺮ اﺳﺖ.
• ﻣﺮاﺣﻞ ﻣﺨﺘﻠﻒ ورود ﻧﺎﻣﻪ، ﺛﺒﺖ، ارﺟﺎع و ﺟﺎﺑﻪ ﺟﺎﯾﯽ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ ﺑﯿﻦ واﺣﺪﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺗﺎ رﺳﯿﺪن ﺑﻪ دﺳﺖ ﮐﺎرﺷﻨﺎس ذیرﺑﻂ و ﺑﺮﻋﮑﺲ، ﺗﻬﯿﻪ ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ ﭘﺎﺳﺦ ﻧﺎﻣﻪ ﺗﻮﺳﻂ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن، ﺣﺮوف ﭼﯿﻨﯽ، اﻧﺠﺎم اﺻﻼﺣﺎت ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان در ﻫﺮ ﻣﺮﺣﻠﻪ و در ﻧﻬﺎﯾﺖ اﻣﻀﺎ، ﺛﺒﺖ و ﺧﺮوج ﻧﺎﻣﻪ، ﻣﺮاﺣﻠﯽ زﻣﺎن ﺑﺮ و ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺛﺒﺖ ﭼﻨﺪﺑﺎره ﯾﮏ ﻧﺎﻣﻪ در ﻗﺴﻤﺖ ﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮی ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎد ﺑﺮای ﺣﻔﻆ ﮐﺎرآﯾﯽ آن اﺳﺖ. • اﻣﮑﺎن ﻣﻔﻘﻮد ﺷﺪن ﻋﻤﺪی و ﺳﻬﻮی اﺳﻨﺎد، ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ وﺟﻮد دارد؛ ﺑﻪ وﯾﮋه در زﻣﺎن ﺟﺎﺑﺠﺎﯾﯽ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و زﻣﺎن ﺗﻐﯿﯿﺮات ﺳﺎﺧﺘﺎری ﯾﺎ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﻣﺤﻞ ﯾﮏ واﺣﺪ ﯾﺎ ﺳﺎزﻣﺎن از ﻣﮑﺎﻧﯽ ﺑﻪ ﻣﮑﺎن دﯾﮕﺮ.
• اﺳﺘﻬﻼک اﺳﻨﺎد ﺑﺮ اﺛﺮ ﻣﺮور زﻣﺎن و ﺷﺮاﯾﻂ ﻣﺤﯿﻄﯽ و ﺟﻮی.
• اﺣﺘﻤﺎل از ﺑﯿﻦ رﻓﺘﻦ اﺳﻨﺎد در ﺣﻮادث ﻏﯿﺮﻣﺘﺮﻗﺒﻪ از ﻗﺒﯿﻞ آﺗﺶ ﺳﻮزی، زﻟﺰﻟﻪ و ….
• اﺧﺘﺼﺎص ﻓﻀﺎی زﯾﺎدی ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری ﻻﺷﻪ ﻓﯿﺰﯾﮑﯽ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ.
• ﻃﻮﻻﻧﯽ ﺷﺪن ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺟﺴﺘﺠﻮی ﻧﺎﻣﻪ در ﺧﯿﻞ ﻋﻈﯿﻤﯽ از ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﻫﺎ (وﻗﺖ و ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ).
• ﻫﺰﯾﻨﻪ زﯾﺎد ﺧﺮﯾﺪ ﮐﺎﻏﺬ، اﻧﻮاع دﺳﺘﮕﺎه ﺗﮑﺜﯿﺮ و ﻧﮕﻬﺪاری آﻧﻬﺎ.
• ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری و دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارک ﻣﻮﺟﻮد.
• اﻣﮑﺎن ﺟﻌﻞ و ﺳﻮء اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری و اﺣﺘﻤﺎل اﻧﺪک ﮐﺸﻒ آﻧﻬﺎ
• ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﯾﺰی ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎی ﺣﺠﻢ و ﻣﯿﺰان ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ و ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻋﺪم وﺟﻮد اﻣﺎر ﻗﺎﺑﻞ اﺗﮑﺎ.
• ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮔﺰارش ﮔﯿﺮی از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی زﯾﺮ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ و ﻧﯿﺰ ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮐﻨﺘﺮل ﺻﺤﺖ آﻣﺎر و ﮔﺰارﺷﻬﺎی واﺣﺪﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻣﻮرد اﻧﺠﺎم ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ. دﺳﺘﺎوردﻫﺎی ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮی ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎی اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری
• اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
• ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل
• ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ ﻋﻤﻠﯿﺎت در ﺣﺠﻢ ﮐﻤﺘﺮ، اﯾﻤﻨﯽ ﺑﺎﻻ.
• ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
• ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد.
• ﻣﺤﻮل ﮐﺮدن ﺑﺨﺶ زﯾﺎدی از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﺴﺌﻮﻻن دﻓﺘﺮﻫﺎ، ﻣﻨﺸﯽ ﻫﺎ، ﺣﺮوف ﭼﯿﻦ ﻫﺎ ﺑﻪ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺮم اﻓﺰاری.
• اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮی ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
• اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﺑﯿﺸﺘﺮ در ﻧﻘﻞ و اﻧﺘﻘﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و اﻃﻼﻋﺎت ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی ﺷﺪه.
• دﻗﺖ در اﻧﺠﺎم ﻋﻤﻠﯿﺎت و ﺛﺒﺖ ﺗﻤﺎم اﻣﻮر.
• ردﯾﺎﺑﯽ اﻣﻮر و ﭘﯿﮕﯿﺮی ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻊ ﻣﺮاﺣﻞ ﮐﺎر.
• ﺳﻬﻮﻟﺖ و ﺳﺮﻋﺖ در ﮔﺮدش ﻋﻤﻠﯿﺎت.

اوﻟﯿﻦ ﮔﺎم ﺑﻪ ﺳﻮی ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ را ﭼﮕﻮﻧﻪ ﺑﺮدارﯾﻢ؟ ﻗﺒﻞ از اﺟﺮای اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری، ﻣﺪﯾﺮان ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ ﻃﻮر ﮐﺎﻣﻞ ﺑﻪ اﯾﻦ ﻧﺘﯿﺠﻪ رﺳﯿﺪه ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ اﻣﮑﺎن اداﻣﻪ وﺿﻌﯿﺖ ﻓﻌﻠﯽوﺟﻮد ﻧﺪارد و ﻋﺰم راﺳﺦ در آﻧﺎن ﺑﺮای اﺟﺮای اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﺑﻪ وﺟﻮد آﻣﺪه ﺑﺎﺷﺪ. در ﻏﯿﺮ اﯾﻦ ﺻﻮرت ﻧﻪ ﺗﻨﻬﺎ از ﻫﻤﻪ اﺑﺰارﻫﺎ و اﻣﮑﺎﻧﺎت ﺑﺮای اﻧﺠﺎم ﭘﺮوژه اﺳﺘﻔﺎده ﻧﺨﻮاﻫﺪ ﺷﺪ، ﺑﻠﮑﻪ ﺑﺎ ﮐﻮﭼﮏ ﺗﺮﯾﻦ ﻣﺨﺎﻟﻔﺖ و ﻣﺸﮑﻠﯽ اﺟﺮای ﭘﺮوژه ﺑﺎ ﺗﺄﺧﯿﺮ و ﺣﺘﯽ ﺗﻮﻗﻒ ﻣﻮاﺟﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد.

ﭘﯿﺶ ﻧﯿﺎزﻫﺎی ﭘﯿﺎده ﺳﺎزی

• اﻋﺘﻘﺎد ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ارﺷﺪ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﺿﺮورت اﯾﺠﺎد ﺗﺤﻮل در ﺳﺎزﻣﺎن
• ﺷﻨﺎﺧﺖ وﺿﻊ ﻣﻮﺟﻮد ﮔﺮدش و ﻧﮕﻬﺪاری اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎن
• ﻓﺮاﻫﻢ ﺳﺎﺧﺘﻦ ﺑﺴﺘﺮ ارﺗﺒﺎﻃﯽ و ﺗﺠﻬﯿﺰات ﺳﺨﺖ اﻓﺰاری
• ﺗﻬﯿﻪ و ﺗﺪوﯾﻦ ﻣﺘﺪوﻟﻮژی اﺳﺘﻘﺮار ﺳﯿﺴﺘﻢ • اراﺋﻪ آﻣﻮزش ﻫﺎی ﭘﺎﯾﻪ ﺑﻪ ﮐﺎرﺑﺮان

مزایا و معایب اتوماسیون اداری:

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است.  اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد. به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

۱ – مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

۲ – مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری:

در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:
۱ – در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.
۲ – در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).
۳ – در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیررسمی ادامه می دهند. اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است. از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربردهای انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم موردمقایسه قرار داد، شکل شماره ۲ نشان دهنده این تفاوت است. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می یابد. با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را دراختیار قرار می دهد، تصمیم درمورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می شود.