الماس گام بر تارک کمیته امداد می‌درخشد
الماس گام ساختار اداری کمیته امداد امام خمینی (ره) ، بزرگترین مجموعه مددکاری کشور، را متحول خواهد کرد.
به گزارش گام نیوز، هیات مدیره و مدیران بخش اتوماسیون اداری گام موسوم به الماس گام با حضور در جلسه سالیانه روسای مالی و اداری کمیته امداد امام خمینی در سراسر کشور با معرفی اهداف و امکانات این نرم‌افزار از آغاز فاز راه‌اندازی و آموزش این نرم افزار در سطح تمامی استان‌ها خبردادند. اقدامی که بنا به توصیف امیر حسین سعیدی نائینی ، مدیرعامل و موسس این شرکت کارکشته، تحول در بهره‌وری و کارآمدی این نهاد ریشه‌دار و متمول را در پی خواهد داشت.
مجموعه مرکزی کمیته امداد در منطقه سوهانک تهران، در انتهای خیابان ارتش ، چسبیده به رشته کوه‌های شمالی تهران واقع شده است. ساختمان‌هایی بلندمرتبه با معماری چشمگیر که در یکی از سالن‌های وسیع زیر آن جمع ساکتی از مدیران با دقت حرف‌های مرد شماره دوی کمیته امداد، داوود شاهانی تراب را گوش می‌کردند. او اخبار مهمی از افزایش میزان وام‌های ضروری گرفته تا راه‌اندازی راه افتادن صندوق قرض الحسنه را با بلاغت فراوان اعلام کرد ولی در نهایت یکی از مهمترین وعده‌های محقق شده را راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری (الماس گام) دانست؛ وعده‌ای که پس از اندکی تنفس تحقق یافت.
امیر حسین سعیدی نائینی، مدیرعامل گام ، نخستین سخنران این بخش بود که گفته‌هایش را با کلیاتی درباره اهمیت فناوری اطلاعات به عنوان محور توسعه در اغلب کشورهای جهان شروع کرد ولی در ادامه کمیته امداد امام خمینی (ره) را در قیاس با بسیاری از سازمان‌ها تا حدودی پیشرفته‌تر خواند و گفت: موفقیت سازمانی با مسئولیت و رسالت این کمیته می‌تواند نقشی کلیدی در جامعه ایفا کند چرا که توسعه آن می‌تواند به کاهش فقر و شکاف طبقاتی منجر شود.
او ارتباط مناسب با زیرساخت ملی اطلاعات کشور و ارتباط مناسب بین بخش‌ها و ارباب رجوع را از مهمترین ویژگی‌های هر بستر فناورانه برای امور اداری کمیته امداد دانست که در این میان نه تنها به رضایت مراجعان بلکه به افزایش بهره‌وری نیز منجر می‌شود.
سعیدی در پایان صحبت‌هایش سازمان‌های ریشه‌داری مانند کمیته امداد امام خمینی را که سابقه آن به حتی پیش از انقلاب اسلامی ایران بازمی‌گردد را نیازمند تحول در درون خود دانست و گفت: اولین مدیری که ساختار سنتی کمک را تبدیل به مکانیسم صندوق صدقات کرد این تحول را در درآمد‌های کمیته امداد و فرآیند کمک فراهم آورده است باید در نگاه آتی به این جریان نیز راهکارهایی همراه و اینترنتی هم برای کمک در نظر گرفته شوند تا تحول پایدار باقی بماند.
به گفته وی استفاده از فرآیند و اسنادالکترونیکی، زمینه را برای دورکاری و رهایی از ترافیک، آلودگی و اجبار جغرافیایی و استفاده بی‌رویه کاغذ فراهم خواهد آورد.
گردش الکترونیکی کار در کمیته امداد
پس از حرف‌های سعیدی دکتر محمد سپهری راد مدیر پروژه تولید نرم‌افزار گام الکترونیک هم با ارایه دادن تحلیلی از فرآیند الکترونیکی کار جذابیت‌های الماس گام برای دستگاه‌هایی مانند کمیته امداد امام خمینی (ره) را بر شمرد و گفت: دستاوردهای گردش الکترونیکی کار بی‌شمار است؛ گم شدنی برای اسناد در کار نیست. بایگانی انبوه تر نمی شود، نامه‌های درون سازمانی نیازی به چاپ ندارد، حتی برخی نامه‌های خروجی هم نیازی به چاپ ندارد، برای یافتن یک نامه فقط جستجویی ساده کفایت می کند و با کوچکترین سرنخ و کلید واژه قابل پیدا کردن است. ضمن آن که امکان ایجاد بایگانی شخصی وجود دارد،تعدد گیراندگان، نامحدود ولی سرعت فرآیندها و ارجاع آن نزدیک به صفر است. نامه اداری هم به صورت دیجیتالی امضا می شود و قابل جعل نیست.مهم تر از همه ایت که ارباب رجوع نیازی حضور فیزیکی ندارد.
سپهری راد در عین حال امنیت را یکی از سرفصل‌های بسیار مهم اتوماسیون اداری به شیوه الماس گام معرفی کرد و گفت: ایجاد محدودیت زمانی، اطلاعات سازمان و کاربران قابل کنترل در این نرم‌افزار است . در کنار این امنیت سیستم کاملا مبتنی بر وب هم هست و از همه جا می توان به آن دسترسی یافت. نتیجه آن که مرزهای زمانی و مکانی از بین می رود.
به گفته مدیر پروژه تولید نرم‌افزار گام الکترونیک همین امکان دورکاری نه تنها قابلیت انعطاف، صرفه‌جویی و رضایت شغلی به وجود می‌آوردبلکه در کنار آن شفافیت کامل وجود دارد و کلیه فعالیت ها ثبت می شود و قابل پیگیری است. از لحاظ مدیریتی هم می توان با پارامترهای مورد نظر مدیر گزارش گرفت، امکان مدیریت بدون نیاز به بازرسی فراهم می‌آید و مدیریت بر اساس اطلاعات انجام می شود نه مستندات فیزیکی. امکان اصلاح فرآیندها با استفاده از گزارش‌های مدیریتی و دریافتن نیاز به بازمهندسی هم از سایر نتایج الماس گام است.
او در نهایت در یک کلام تنظیم سیستم به قامت مدیران و کاربران با ، بهره‌گیری از فناوری‌های نوین را مهمترین مزیت‌های الماس گام خواند.
الماس گام همیشه همراه کمیته امداد
پس از سپهری راد محمد ابراهیم مقدس‌زاده ، مدیر واحد تولید گام الکترونیک و مرد شماره دوی این شرکت ساختار اجرایی و راه‌اندازی الماس گام را برای مدیران حاضر توصیف کرد و در ابتدا نکته کلیدی در موفقیت پروژه‌هایی به این وسعت و اهمیت با حدود ۱۵ هزار عضو درگیر در سراسر کشور را توجه به فرهنگ سازمانی و ادبیات حاکم بر هر نظام اداری دانست.
به گفته مقدس زاده ارائه طرح مدیریت پروژه ،زمان بندی، مدیریت ریسک در نحوه اجرا باید برای یک سیستم فراگیر شناسایی شود و برای انجام این مهم برگزاری جلسات هماهنگ برای انجام هر فعالیت ضرورت دارد. سطح دسترسی و مجوزهای فعالیت، انتخاب پیکربندی‌های فنی و نصب سرورهای سیستم اتوماسیون اداری همگی در ابتدای راه‌اندازی الماس گام ضرورت دارند و ورود اطلاعات کاربران به سرورها ، شناساییی ساختار واقعی سازمانی و شناسایی انواع اسناد از مهمترین گام‌ها برای پایه‌گذاری یک نظام اداری هوشمند بر پایه اتوماسیون است.
مدیر تولید گام الکترونیک با برشمردن نقش آموزش مدیران و کاربران در به کارگیری حداکثری الماس گام تاکید کرد محل‌های مناسبی برای امر آموزش انتخاب می شود، باید دستگاه‌های مبتنی بر این نظام اداری فردا روز آموزش فعال شوند تا فرد آموزش دیده آمادگی ورود به سیستم و تجربه عملی را داشته باشد. او گفت: همه کارمندان و مدیران درگیر وظایف روزمره خود هم هستند پس گروه بندی کاربران جهت برگزاری دروه‌های آموزشی هم ضروی است تا به فرآیند کار لطمه نخورد. استفاده از خودآموزها و محتوای چند رسانه‌ای آموزشی، بخش آموزشی وب سایت و راهنماهای بر خط هم بخشی از ابزارهای کمک آموزشی در این بخش است.
او در پایان فعال بودن الماس گام برای حدود یک هزار و یکصد نقطه در سراسر کشور را از افتخارات این سیستم اتوماسیون دانست که هم‌اکنون بیش از ۲۰۰ هزار کاربر به صورت برخط با آن مشغول کار هستند. از همین رو سیستم مکانیزه پشتیبانی که بخشی از آن تحت وب است با تکیه بر نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) پاسخگوی تمامی نیازهای موجود خواهد بود.