امروزه بسیاری از سازمان‏های بزرگ در دنیا دچار انباشت داده‌‏های کاغذی و اسناد حجیم هستند. اسناد به صورت دسته‏‌ای و گاهی به صورت نامرتب و پراکنده روی یکدیگر انبار شده‌‏اند. در چنین شرایطی تصور نمایید که هزینه رجوع به برگی از اسناد در میان انبوه پرونده‌‏ها تا چه اندازه بالا و مستلزم صرف زمان بالایی می باشد. گزینه کارآمد برای حذف انباشت‏‌های کاغذی و یا کاهش آن، ایجاد و نگهداری آرشیو الکترونیکی اسناد است و برای ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، باید فرآیندی به نام ضبط و گردآوری داده‏‌ها (Data Capture) انجام شود. در این فرآیند اسناد کاغذی از طریق عملیات اسکن به صورت دیجیتال ذخیره می‏شود. هم‏چنین ممکن است در فرآیند ضبط اسناد با توجه به بلوغ سازمانی، فایل‏های دیجیتال مرتبط و نیز فراداده‏های موردنیاز گردآوری شود. برای تهیه آرشیو الکترونیکی از اسناد کاغذی، اولین اقدام پالایش و اسکن آنها و سپس ورود اطلاعات است. در سال‏های گذشته این کار به صورت دستی درمدت طولانی و توسط تعداد زیادی اپراتور انجام می‏شد اما اکنون با به کارگیری روش‏های مکانیزه و هوشمند می‏توان با هزینه و نیروی انسانی کمتر و دقت و سرعت بیشتر این کار را انجام داد.

مراحل فرآیند ضبط:
به طور کلی فرآیند ضبط شامل سه فعالیت مجزا به شرح زیر است:

• پالایش اسناد و پرونده‏‌ها
• اسکن و تصویربرداری از اسناد کاغذی
• ورود اطلاعات مرتبط با پرونده‌‏ها، اسناد و داده‏‌های سازمانی

فرآیند ورود اطلاعات اسناد، با استفاده از ابزارهای هوشمند شها قابل خودکارسازی است. درصورتی که فرآیند ورود اطلاعات با استفاده از شها به صورت هوشمند انجام شود سهم انسان در پردازش‏ها به طور چشمگیری کاهش می‌یابد. با توجه به تجربه شرکت گام الکترونیک، می‌توان گفت به طور عمومی بیش از ۷۵ درصد اسناد پرونده‌‏های مختلف به صورت مکانیزه قابل شناسایی و پردازش است. هر چه بخش‏های مختلف فرآیند توسط عامل ماشینی انجام شود سهولت، دقت، دسترس‏پذیری و مقیاس‌‏پذیری بیشتری فراهم می‌گردد.

دستاوردهای استفاده از شها، کاهش هزینه، زمان و خطای انسانی در فرآیند ورود اطلاعات اسناد است. بنابراین در این روش پالایش و اسکن اسناد مانند روش سنتی انجام می‌شود اما در مرحله استخراج و ورود اطلاعات، تکنولوژی شناسایی هوشمند بکارگرفته خواهد شد. روش هوشمند شامل سه فعالیت کلی زیر است:

• پالایش و اسکن اسناد
• شناسایی هوشمند اسناد
• پردازش‏های تکمیلی و استخراج محتوای اسناد

پس از پالایش و اسکن اسناد، اسناد الکترونیکی با استفاده از ابزار انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد الماس گام منتقل خواهد شد و سپس با استفاده از شها، اسناد پردازش و برچسب‏گذاری می‏شود. در این روش پس از تامین تجهیزات و سخت‏افزار موردنیاز، سیستم شناسایی هوشمند اسناد (شها) که توسط شرکت گام الکترونیک تولید شده است در مرکز داده سازمان ها نصب می‏شود. با توجه به استقرار سرویس‏های شها، پس از انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد انتظار می‌رود بخش اعظمی از فرآیند ورود اطلاعات به صورت مکانیزه انجام ‌شود. از آنجایی که بیشتر فعالیت‏ها به صورت خودکار و توسط شها انجام می‏شود استفاده از نیروی انسانی فقط به بخش پالایش و اسکن محدود می‏شود. با توجه به قابلیت فراگیری شها، باید اسناد و الگوهای موردنظر به سیستم آموزش داده شود و هرچه این آموزش در مراحل بعدی تقویت شود موجب کارآمدی بیشتر و افزایش نرخ پردازش هوشمند سیستم شها می‏گردد. هدف اصلی روش هوشمند آن است که تا حد امکان تعداد اسنادی که نیازمند شناسایی دستی (روش سنتی) می‏باشد کاهش یابد.

اهداف شها

• افزایش نرخ شناسایی و پردازش هوشمند
• افزایش دقت و سرعت پردازش
• کاهش دخالت انسان در کل فرآیند
• سهولت بازیابی و دسترسی تصویر اسناد

در روش سنتی باید کاربر با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم مدیریت اسناد، سند موردنظر را واکشی کرده و پس از شناخت بصری و درک کلی راجع به محتوای آن، از طریق واسط کاربری طراحی شده داده‏های لازم را وارد نماید که عامل مهمی در کاهش سرعت ورود اطلاعات است. از آنجایی که ورود اطلاعات اسناد، فعالیت پایه در بسیاری از ویژگی‏های کاربردی سیستم مدیریت اسناد است مسئله دقت و صحت ورود اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا ورود اطلاعات صحیح موجب دسترسی ساده‏تر به سند، امکان جستجو، گزارش‏های کاربردی، بررسی و رفع نقایص پرونده‏ها می‌گردد. شها یک ماشین هوشمند است و بر اساس برنامه دقیق عمل می‌کند و چون از میزان دخالت انسان در فرآیند می‌کاهد موجب افزایش دقت و کاهش خطای انسانی می‌گردد.

با بکارگیری شها در روش هوشمند برای مرحله اسکن اسناد نیز امکانات زیر فراهم می‌گردد:

• امکان استفاده از جدا کننده برای تفکیک هوشمند پرونده‏ها
• امکان علامت‏گذاری پرونده برای حفظ ساختار و ترتیب فیزیکی
• امکان علامت‏گذاری اسناد مرتبط برای حفظ ارتباط اسناد به طور مکانیزه در آرشیو الکترونیکی

بنابراین روش هوشمند با به کارگیری سیستم شها گام الکترونیک باتوجه به شرایط پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد پروژه‏ها بسیار کاربردی و موثر خواهد بود. همانطور که محاسبات و طرح اجرایی روش هوشمند نشان می‏دهد شیوه هوشمند ضبط و گردآوری اطلاعات برای کاهش هزینه‏ها و افزایش کیفیت فرآیند و البته کسب خروجی مطلوب بسیار کاربردی است به طوریکه حدودا ۷۵% فعالیت‏های انسانی در مرحله ورود اطلاعات را کاهش می‌دهد.