بررسی تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری به بهره وری منابع انسانی
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون (Automation) ترکیبی است از دو کلمه automatic و operation به معنای عمل کردن بدون عامل خارجی و یا با کمترین عوامل خارجی می‌باشد. اتوماسیون به معنای خودکارشدن عملیات‌ها و فعالیت‌ها است که با مجموعه ای از روش‌‌ها برای ثبت، نمایش و مدیریت روند‌های اداری، فنی و مالی صورت می‌گیرد.
علت اصلی روی آوردن بشر به سیستم اتوماسیون سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیرضروری، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزار‌های یکپارچه که موجب خطا‌های انسانی و در نتیجه کاهش بهره‌وری در سازمانها، می‌باشد. اتوماسیون اداری حاوی سیستمهای مالی، پرسنلی، اداری، بایگانی و فنی می‌باشد و در یک مجموعه متمرکز و مرتبط قابل استفاده قرار دارد. برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیار‌ها و پیش نیاز‌ها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی به شمار می‌رود که از طریق سیستم اتوماسیون اداری می‌توان به نائل آمد.
ویژگی‌ها و مزایای اتوماسیون اداری
- حذف کاغذ از امور دفتری و بایگانی
- پیاده سازی پیش نیاز‌ها
- صرفه جویی در زمان و نیروی کار
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کم
- کمک به بهره‌وری نیروی انسانی متخصص
- امنیت در حفظ و نگهداری اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری
- سرعت، دقت و صحت در انجام امور به واسطه اتوماسیون
- قابلیت انجام امور اداری در خارج از محل کار و بدون محدودیت زمانی
- کاهش امور غیرمولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و …
- امکان ایجاد گزارش‌های مورد نیاز به همراه نمودار‌های متعدد
- کاهش امور مسئولان شرکت و سایر پرسنل
- قابلیت کنترل اطلاعات دستهبندی شده
- قابلیت ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- ترغیب مدیران شرکت برای ایجاد تحول در سازمان
- ایجاد بستر مناسب برای برقراری ارتباط و تجهیزات سخت افزاری
- رضایت مشتریان به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع
- کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و …
- کاهش وابستگی به تشریفات و کنترل به منظور بازرسی و نظارت بر جریان امور اداری
- رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی آنان در انجام کار‌های خاص
- حذف محدودیت‌های مربوط به کمبود فضا برای بایگانی پرونده‌ها و ابزار هایی مانند زونکن و پوشه
- تهیه و ایجاد متدولوژی استقرار سیستم
- سهولت قرار گرفتن مجاری ارتباطی کوتاه در اختیار مدیران
- رقابت میان سازمانها با استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکسالعمل نسبت به فشار‌ها و فرصت‌ها
انواع دستگاه‌های اتوماسیون اداری
- دستگاه‌های کسب اطلاعات از قبیل واژه پرداز‌ها، سندخوان‌ها، ماشین‌های کپی هوشمند، سیستمهای صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری و …
- دستگاه‌های ذخیره سازی اطلاعات از جمله کشور‌های بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته‌ها یا میکروگرافیک
- دستگاه‌های برقراری ارتباطات از قبیل دستگاه ارسال فاکس، سیستم تلفن رایانه‌ای، پست الکترونیک، تسهیلات کنفرانس از راه دور و …
اتوماسیون اداری و افزایش بهره وری کارکنان
با توجه به این که هر سازمانی متشکل از بخش‌های مختلفی است، اتوماسیون اداری با تغییراتی که برای هر بخش به همراه دارد موجب افزایش نرخ بهره‌وری کارکنان می‌گردد. این بخش ها عبارتند از:
- دبیرخانه
اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایند‌های ثبت نام، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی می‌باشد که عملیات‌‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌‌های ارسالی در آن صوررت می‌گیرد. نقش اتوماسیون اداری در این قسمت ابزار‌های ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و … می‌باشد.
- فرم‌ساز و موتور گردش فرم
برخی از مکاتبات سازمانها در قالب فرم‌‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان جریان دارند که وظیفه طراحی انواع فرم‌‌های سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان‌‌های کاری از پیش تعریف شده بر عهده دارند. سیستم اتوماسیون اداری ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌‌ها به طور کامل انجام می‌دهد.
- مدیریت جلسات و سامانده
برنامهریزی قرار‌های کاری، جلسات، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهمترین بخش امور اداری یک شرکت محسوب می‌شوند که زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهند. سیستمهای اتوماسیون اداری با تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها نقش مهمی را در این قسمت ایفا می‌کند.
- آرشیو الکترونیک
نیاز به آرشیو و مستندات موجب شده تا بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات ایجاد نمایند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم کند.
- پرتال مکاتبات برون سازمانی
ایجاد بستر مناسب ارتباطی بر مبنای سیستمهای رایانه‌ای، سبب شده تا دولت‌‌ها و سازمانها به منظور کاهش هزینه‌‌ها و افزایش رضایتمندی مشتریان، امکان ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط خارج از سازمان را ضروری بدانند. در این راستا سیستمهای اتوماسیون اداری امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کرده است.
- معایب اتوماسیون اداری
- ایجاد تغییرات در محیط انسانی
- کاهش تعاملات و روابط انسانی در جریان امور و مکانیزه شدن فعالیت‌ها
- پیچیدگی و سختی کار با سیستم‌ها برای برخی از پرسنل ناآشنا
- مشکلات جسمانی برخی از کارکنان در کار با رایانه
- توجیه اشتبا‌هات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم توسط کارکنان
- کاهش امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب به دلیل وجود هکر‌ها