دورکاری و نحوه مدیریت بر ساز و کارهای دورکاری

دورکاری، هرگونه شکلی از به کارگیری فناوری های اطلاعاتی مانند ارتباطات راه دور و رایانه به جای مسافرت های مربوط به کار و حرکت کار به سمت کارکنان، به جای حرکت کارکنان به سوی کار است. دورکاری ممکن است مبنای تمام وقت یا پاره وقت داشته باشد و اغلب شامل پردازش الکترونیکی اطلاعات و شامل استفاده از ارتباطات راه دور برای برقراری ارتباط میان فرد و سازمان است.
انجمن بین المللی کار از راه دور(ITAC) کار از راه دور را اینگونه تعریف می کند: به طور کلی کار از راه دور نوعی آرایش کاری که طی آن، افراد به شکل انعطاف پذیر از نظر زمان(پاره وقت یا تمام وقت) و از نظر مکان(در خانه، مراکز از راه دور، دفتر شرکت یا به شکل سیار) به انجام وظیفه و پاسخ به امور محوله می پردازند.
کمیسیون اروپایی کار از راه دور نیز، دور کاری را استفاده از کامپیوترها و ارتباطات راه دور برای تغییر موقعیت جغرافیایی محل کار و انجام وظایف شغلی می داند. به عبارت بهتر کار از راه دور پدیده ای است که در جوامع اطلاعاتی رونق یافته و محدودیت زمانی و مکانی در اجرای وظایف شغلی را با بهره گیری از فناوری ارتباطات و اطلاعات از بین می برد لذا خروجی یا نتیجه کار بیش از هر عامل دیگر مورد توجه است.
دورکاری پیشینه و سابقه درخشانی در بسیاری از کشورهای دنیا دارد. به نوعی که در آمریکا، فنلاند و بسیاری از کشورهای اروپایی اجرا شده است. نمونه‌های عملی موفق دورکاری در اقصی نقاط جهان نشان دهنده عملی بودن استفاده از این مهم در کشور می‌باشد.
اما از طرفی نگاه بیشتر مدیران به دورکاری به نحوی است که این امر را موجب کاهش بهره وری کارکنان و سازمان می دانند. این گروه از مدیران معتقدند که در دورکاری، بیشتر وقت کارکنان صرف پیدا کردن یا خواندن و یا کپی فاکس ها یا فایل ها (چه در خانه و چه در محل دیگر) خواهد شد. آنها معتقدند که به کارکنان دورکار دسترسی نداشته و نظارت جدی وکنترل برعملکرد کارکنان دورکار سخت و نشدنی است.

New Age Office

دغدغه گروهی از مدیران از دست رفتن امنیت شبکه اطلاعات سازمان در این تغییر و همچنین از دست رفتن ارتباط کاری و ارتباط مدیر و مرئوسی است.
بدین ترتیب بسیاری از مدیران در مقابل دورکاری می ایستند. بنظر میرسد به دلیل عدم برنامه ریزی مناسب و یا عدم دانش کافی در انتخاب نوع کار و دورکار ، عدم استفاده از راهکارهای مدیریتی و نظارتی؛ دورکاری موجب وارد آمدن صدمات اساسی به سازمان ها و مشکلات قابل ملاحظه ی در روند طبیعی کار کارمندان ایجاد می کند.
مدیریت و اجرای صحیح دورکاری در گرو استفاده از بسترهای لازم سخت افزاری و نرم افزاری ، تکنیک های مدیریتی و برنامه ریزی های دقیق می باشد که می توان به موارد زیر اشاره نمود :

-شناسایی وظایف و مشاغل مناسب برای دورکاری:
انجام هرکار یا وظیفه ای در نظام دورکاری میسر نیست. درواقع، می توان شاخص هایی برای کارهای مناسب انجام در نظام دورکاری متصور شد که در صورت نیاز مدیران سازمان ها(عمدتأ مدیران توسعه منابع انسانی) می توانند آنها را انتخاب و در دستورکار قراردهند. به طورکلی، کارها و مشاغل مناسب برای دورکاری باید از ویژگی های زیر برخوردار باشند:
•    کارهایی که برای دورکاری انتخاب می شوند، می بایست نتیجه محور باشند. یعنی؛ پس از پایان ایام دورکاری، محصول کار، قابل مشاهده و ارزیابی باشد.
•    کارهایی مناسب دورکاری هستند که کمتر”زمان محور” باشند.
•    فرآیند پردازش اطلاعات در این گروه از کارها از اهمیت خاصی برخوردار باشد.
•    انجام این کارها، نیازی به ارتباط رو در روی کارمند با مخاطبان و ذینفعان نداشته باشد.
•    کارمند باید بتواند به تنهایی کار و وظیفه محوله برای دورکاری را راهبری و اجرا نماید.

از نمونه های کارها می توان به :کارهای فکری- ذهنی،کارهایی که درحوزه طراحی رایانه ای و خدمات اطلاع رسانی قرار دارند، کارهایی که در حوزه خدمات تجارتی قرار دارند، کارهایی که در حوزه طراحی و محاسبات قرار دارند،آموزش و تدریس ازراه دور (از طریق ویدئو کنفرانس، اینترنت) کارهایی که در حوزه هایی مانند امور پشتیبانی و… قراردارند.

Telecommute Man

– توسعه مهارت ها و آگاهی های مورد نیاز کارکنان
مساله اساسی برای موفقیت نظام دورکاری، این است که دورکاران به مهارت های اساسی بهره برداری از امکانات فناوری اطلاعات و ارتباطات تسلط داشته باشند. درغیراین صورت، چگونه می توان انتظار داشت که کارکنان دورکار با ابزار و تجهیزاتی که با آن آشنایی کافی ندارند، کارها و ماموریت های محوله را به درستی انجام دهند.
افرادی که فاقد مهارت های اولیه فناوری اطلاعات هستند، هیچ گاه تبدیل به یک دورکار ماهر و موثر برای خود، سازمان و جامعه نخواهند شد.
آنان تنها به کمک آموزش، تبدیل به دورکارخواهند شد. درغیراین صورت، این افراد خود به خود از گردونه دورکاری حذف می شوند. مگر این که بتوانند به سرعت از فرصت های آموزشی استفاده نمایند و خود را پیدا کنند.

– تامین امکانات نرم افزاری و ارتباطات
از آنجایی که شرط اساسی در تحقق دورکاری، در اختیار داشتن امکانات ارتباطی و نرم افزاری در سازمان و محل دورکار می باشد لذا تجهیزات ارتباطی را که عمدتا مشتمل بر خطوط ارتباطی اینترنت، تلفن و سیستم های یکپارچه است بایستی ایجاد و در اختیار سازمان و دورکاران( فردی و گروهی) قرار گیرد.
حفظ ارتباط با دورکاران و نظارت دقیق بر نحوه انجام کار از طریق سیستم های یکپارچه نرم افزاری قابل انجام می باشد. کارآمدی نیروهای انسانی، امنیت و تداوم کسب و کار و کاهش هزینه‎های عملیاتی از جمله مواردی هستند که سامانه‎ی ارتباطات یکپارچه برای آنها در هر قسمت برنامه‎ریزی می شود و راه‎حل‎های موثری ارائه می کند.