مزایای سامانه مکاتبات

نگهداری اسناد در سازمان هایی که به روش سنتی اداره می شوند, به گونه ای است که همواره نگرانی هایی را برمی انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد با ارزش که از بین می رود و یا کسی به آن ها دسترسی ندارد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش هاست و این نگرانی ها را برطرف می کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آن ها یک نسخه الکترونیک تهیه می کند و مزایای زیر را به بار می آورد

• آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد
  در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمانها با مدارک کاغذی اشغال شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه هایی نگهداری مخازن، این امر کاملا غیر اقتصادی است

• هیج سندی گم نمی شود
  بسیاری از اسناد در بایگانی ها مفقود می شوند ،در آرشیو اسناد بصورت الکترونیکی همیشه نسخه ی پشتیبان وجود دارد و به هیچ وجه سندی گم و یا نابود نمی شود

• هیج سندی نابود نمی شود
  کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به مرور از بین می رود.

• هیج سندی اشتباه بایگانی نمی شود
  در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به صورت دستی انجام می شود و به همین دلیل اشتباه ،اجتناب ناپذیر است.

• امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان
  وقتی اسناد در محل اداره بایگانی شده اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده اید، در صورتی که می توانید با پویش اسناد و ذخیره ی آنها به صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.

• شفاف سازی
  با پویش اسناد ، دسترسی به مدارک به مراتب آسانتر خواهد شد،بنابراین مخفی کاری و فساد اداری از بین می رود.

• صرفه جویی درکاغذ (حفاظت از محیط زیست)
  با صرفه جویی در کاغذ نه تنها واردات این محصول را کاهش می دهید بلکه از قطع شدن درختان بی شماری جلوگیری می کنید و با این کار در جهت حفظ محیط زیست گام موثری بر خواهید داشت.

• پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن
  علی‌رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، در اکثر موارد رضایت کامل ارباب رجوع حاصل نمی‌گردد. با بهره‌گیری از سیستم‌های مکانیزه ، کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب رجوع را جلب کرده و در کمترین زمان بیشترین خدمت را ارائه نمایند.

مدیریت مکاتبات

کاربری ساده در سامانه مکاتبات

کاربری ساده و قابل انطباق با نیازمندی‎های کاربران در ضمن فراهم نمودن امکانات متنوع و سرعت بالا در اجرا در کنار آموزش و شبکه گسترده پشتیبانی شرکت گام‎الکترونیک در سطح کشور، باعث می‎شود تا محصول به سرعت توسط کاربران مورد پذیرش قرار گرفته و سازمان مشتری از مزایای آن بهره‌مند گردد.

سوالات مرتبط با سامانه مکاتبات

فایل‌های مرتبط با سامانه مکاتبات