product-shadow
product-image
سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی

سیستم مدیریت اسناد GDMSشرکت گام الکترونیک ابزاری مناسب برای دسترسی به منابع و اطلاعات آرشیوی در محیط LAN را برای سازمان‌های کوچک و بزرگ را مهیا می‌سازد و سازمان‌ها را به سمت بهینه‌سازی فرآیندها و حذف تدریجی آرشیو فیزیکی هدایت می‌کند. با نرم‌افزار خودکارسازی اداری آرشیو الکترونیک و سامانه گردش کارسازمانی در محیط وب نیز ارتباط مطلوبی برقرار می‌کند بااین‌وجود سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی هویت مستقل خود را حفظ کرده و امکان برقراری و تبادل اطلاعات با دیگر سامانه‌ها را نیز داراست. پیاده‌سازی این سامانه دستاوردهای بسیاری را شامل حال سازمان‌ها خواهد کرد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.

demo دریافت دمو محصولات demo تماس با ما
product-shadow
  • درخواست کاتالوگ دانلود کاتالوگ
  • درخواست دمو درخواست دمو
  • تماس با ما تماس با ما
  • fax تلفن : 42835
    fax فکس : ٨٨٧٦٠٥٠١
    email info@gamelectronics.com
titleآرشیو الکترونیکی
sds

هرروزه با گسترش سازمان‌ها، ادارات، رشد جمعی فعالیت‌ها، فرآیندهای اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می‌شود ضرورت حفظ و نگهداري فيزيكي و الكترونيكي این اسناد موجب به وجود آمدن بایگانی‌های وسیعي می‌شود که حجم فزاینده‌ای از اسناد شامل انواع پرونده‌های پرسنلی، پرونده‌های فنی و... را در خود نگهداری می‌کند. نگهداری از اسناد امري هزینه زا و پردردسر است.

مديريت الكترونيكي اسناد شامل تمامی عمليات حفظ، نگهداري، چرخش و بازيابي اسناد توسط رسانه‌های الكترونيكي به شمار می‌رود. پیشرفت فن‌آوری اطلاعات و ارائه سیستم‌های مکانیزه و نگهداری و آرشیو اسناد باعث شده میزان بسیار زیادی از هزینه‌های نگهداری اسناد کاهش یابد و امكان مدیریت مقرون‌به‌صرفه اين اسناد فراهم شود. شرکت گام الکترونیک الگوهاي مختلفي براي انتخاب و خريد این‌گونه از نرم‌افزارها ارائه داده ‌است كه بسته به نوع سازمان، حجم، پيچيدگي و ميزان محرمانگي اسناد می‌توان يكي از روش‌های موجود را انتخاب و مسير سخت و تاريك بايگاني فيزيكي را جايگزين راه راحت و روشن بايگاني الكترونيكي کرد.
برخي از قابلیت‌های سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به شرح زیر است:

  • امکان تعریف جداول و فرم‎هاي مختلف براي نگهداري اطلاعات آرشيوي
  • قابليت ارتباط با سيستم گردش‌كار براي گردش فرم‎ها و اسناد سازمان
  • تعريف وضعيت براي فرم‌هاي مختلف به منظور ايجاد فرم باقابلیت و وضعیت‌های مختلف براي شركت در گردش كار‎هاي سازماني(Workflow)
  • قابليت ايجاد ارتباط بين جداول تعریف‌شده
  • قابليت ساخت فرم براي جداول گوناگوني که در يک سازمان استفاده می‌شود
  • قابليت الصاق هر نوع فايل به هر سند
  • دريافت و ارسال اطلاعات
  • هرگونه جستجو روي اسناد
  • ثبت تمامي رويدادهاي سيستم و قابليت جستجو در آنها
  • ثبت تاريخچه اطلاعات يك جدول باقابلیت قفل نمودن يك سند براي اعمال تغييرات
  • گزارش‌گیری متنوع از جداول طراحی‌شده
  • مديريت اسناد حذف‌شده (Recycle Bin)
  • قابليت تعريف ساختار درختي براي نگه‌داری و بازيابي اسناد به‌صورت دلخواه
  • ارائه سرويس امانات اسناد
  • titleویژگی های سیستم مدیریت آرشیو

    درج سند در ساختار

  • يكي از بخشه‌ای پركاربرد سيستم آرشيو، درج اطلاعات اسناد در يك ساختار مناسب است. پس‌ازآن كه مدير سيستم براي نوعي از اسناد يك ساختار مناسب طراحي كرد، بايد بر اساس آن ساختار يك فرم نيز براي ورود اطلاعات اسناد طراحي كند. ازآن‌پس كاربران ديگر می‌توانند اطلاعات آن نوع اسناد را در فرم وارد و در سيستم ذخيره كنند.
  • عملیات روی ساختار و پرونده‌ها

  • روی ساختارها می‌توان عملیات مختلفی مانند مشاهده فهرست اسناد، ویرایش، نمایش، حذف، دریافت فایل تعریف و ... انجام داد.
  • امکان جستجو و گزارش‌گیری

  • در هر ساختار تعدادي سند وجود دارد و هر سند تعدادي مشخصه دارد. براي يافتن سند يا سندهايي از يك ساختار كه مشخصه‌های موردنظر را داشته باشد، از ابزار جستجو استفاده می‌شود. هنگام جستجو می‌توان هر تعداد از مشخصات يك سند را كه موردنظر است انتخاب كرد و هر شرطي را ميان آنان گذارد.
  • میز کار من

  • میز کار من جایی است که هر کاربر می‌تواند به سلیقه خود بخشی از قابلیت‌های مختلف سیستم را که بیشتر با آنها کار دارد یکجا گردآورده تا به‌سرعت به آنها دسترسی داشته باشد. دسترسی به هرکدام از قابلیت‌های سیستم از جای خود امکان‌پذیر است ولی هرکدام از آنها را که کاربر به میز کار من بیاورد، یک " لینک" به آن قابلیت است و او از طریق میز کار من به آن دست می‌یابد.
  • مدیریت پوشه‌ها

  • هر سندی را که موردنیاز باشد، می‌تواند با جستجو یافت. اما پیش می‌آید که یک کاربر، سندهایی را که به‌طور دائم نیاز داشته باشد. برای آن‌که این سندها را هر بار با جستجو به دست نیاورد، در سیستم آرشیو "پوشه‌ها" پیش‌بینی‌شده است تا سندها یا پرونده‌های موردنظر را در آن بگذارد. به‌این‌ترتیب پوشه‌ها نوعی بایگانی شخصی است.
  • طراحی فرم

  • پس‌ازآنکه يك ساختار و يا پرونده در سيستم آرشيو طراحي شد، براي ورود داده سندها و ويرايش آن و يا ديدن اسناد، بايد براي آن ساختار يا پرونده فرم طراحي شود. فرم، قالبي براي ورود اطلاعات سندهاي ساختار است. با ورود اطلاعات اسناد، يك جدول درست می‌شود و هر رديف آن‌یک سند است. براي هر ساختار می‌تواند دو نوع فرم طراحي كرد. فرم ويرايش براي ورود اطلاعات مربوط به اسناد و ويرايش سندها است. فرم نمايش تنها براي ديدن اسناد است بدون آنكه بتوان آنها را تغيير داد. با جداسازي دو نوع فرم می‌تواند دسترسي به فرم ويرايش را محدود كرد اما فرم نمايش را در اختيار افراد بيشتري گذارد.
  • طراحی ساختار

  • اصلی‌ترین قسمت سیستم آرشیو اسناد، طراحی ساختار است. با این کار، یک ساختار اطلاعاتی در پایگاه داده درست می‌شود تا بتوان اطلاعات مربوط به نوع معینی از سندهای یک سازمان را در آن ساختار سامان داد. بنابراین برای هر نوع سند، مانند نقشه فنی، محصول یک کارخانه و ... ساختاری مناسب با اطلاعات مربوط به آن سند باید تعریف شود. با واردکردن اطلاعات یک نوع سند خاص، یک جدول درست می‌شود و هر سطر از جدول مشخصات یک سند، مثلا از یکی از نقشه‌های فنی خواهد بود. ساختار توسط مدیر سیستم طراحی می‌شود و کاربران آرشیو از آنها برای مشاهده یا ورود اطلاعات اسناد استفاده خواهند کرد.
  • titleمزیت های سیستم مدیریت آرشیو
    sds

    نگهداري اسناد در سازمان‌هایی که به روش سنتي اداره می‌شوند، به‌گونه‌ای است که همواره اين نگرانی‌ها را برمی‌انگیزد و از اين رهگذر چه بسيار اسناد باارزش يا از بين می‌رود و يا کسي را به آن‌ها دسترسي نيست. استفاده از يک سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي کارآمد پاسخ مناسبي به همه اين پرسش‌هاست و اين نگرانی‌ها را برطرف می‌کند. سيستم مديريت آرشيو الکترونيک اسناد و مدارک از اسناد يک سازمان با اسکن آنها يک نسخه الکترونيک تهيه می‌کند و مزاياي زير را به بار می‌آورد:

    آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد

  • در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمان‌ها با مدارک کاغذی اشغال‌شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه‌های نگهداری مخازن، این امر کاملا غیراقتصادی است.
  • امکان جستجوی بین اسناد در کمترین زمان

  • در آرشیو اسناد به‌صورت فیزیکی برای پیدا کردن سند باید زمان بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفه‌ای 5 تا 15 درصد از وقت خود را صرف مطالعه مدرک و 50 درصد وقت را صرف پیدا کردن مدرک می‌کند.
  • هیج سندی گم نمی شود

  • بسیاری از اسناد در بایگانی‌ها مفقود می‌شوند، در آرشیو اسناد به‌صورت الکترونیکی همیشه نسخه پشتیبان وجود دارد و به‌هیچ‌وجه سندی گم و نابود نمی‌شود.
  • هیج سندی نابود نمی شود

  • کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به‌مرور از بین می‌رود.
  • هیچ سندی اشتباه بایگانی نمی‌شود

  • در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به‌صورت دستی انجام می‌شود و به همین دلیل اشتباه ، اجتناب‌ناپذیر است.
  • امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان

  • وقتی اسناد در محل اداره بایگانی‌شده‌اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده‌اید، درصورتی‌که می‌توانید با پویش اسناد و ذخیره آنها به‌صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.
  • شفاف سازی

  • با پویش اسناد دسترسی به مدارک به‌مراتب آسان‌تر خواهد شد، بنابراین مخفی‌کاری و فساد اداری از بین می‌رود.
  • صرفه‌جویی درکاغذ (حفاظت از محیط‌زیست)

  • باصرفه جویی در کاغذ نه‌تنها واردات این محصول را کاهش می‌دهید بلکه از قطع شدن درختان بی‌شماری جلوگیری می‌کنید و در جهت حفظ محیط‌زیست گام موثری برمی‌دارید .
  • پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن

  • علی رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، در اکثر موارد رضایت کامل ارباب‌رجوع حاصل نمی‌شود. با بهره‌گيري از دستگاه‌های مکانيزه کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب‌رجوع را جلب کرده در کمترین زمان بیشترین کمک را ارائه نمايند.
  • titleمزیت های رقابتی

    اجرای پروژه‌های مختلف در ابعاد بزرگ

  • شرکت گام الکترونیک اقدام به اجرای پروژه‌های مدیریت اسناد در ابعاد بزرگ در سطح کشور کرده است که از تجربه‌ی پروژه‌های پیشین می‌تواند در اجرای هر چه‌بهتر پروژه‌های آتی استفاده کند.
  • اجرا به‌صورت متمرکز و نیمه‌متمرکز

  • شرکت گام الکترونیک آمادگی اجرای پروژه‌های مدیریت اسناد به‌صورت متمرکز و نیمه‌متمرکز را دارد. انتخاب نوع معماري (متمرکز، نیمه‌متمرکز) در انتهاي فاز آماده‌سازي پروژه‌ها (Inception) با توجه به شناخت بيشتر از نيازهاي مشتریان قطعي مي‌شود.
  • امکان همکاری کارکنان در بهره‌برداری از سیستم بدون افزایش حجم کار

  • ورود اطلاعات در سیستم به‌گونه‌ای است که کاربر بایگانی به‌راحتی اسناد را به‌صورت دسته‌ای در اسکنر قرار داده و عملیات اسکن اسناد و ورود اطلاعات را با کمترین کلیک و درج داده انجام بدهد. ازآنجایی‌که این عملیات به ذات یک عملیات تکراری است و هرروز انجام می‌شود برخی از اطلاعات به‌صورت مقادیر پیش‌فرض تنظیم‌شده و در سیستم درج می‌شود. لذا عملیات اسکن اسناد و ورود اطلاعات، فرآیندی ساده، آسان و غیر وقت‏گیر خواهد بود. بنابراین نیازی به افزایش چشمگیر نیروی انسانی یا افزایش ساعت کاری نیست.
  • نیازهای آتی و سایر پرونده‌های مشتریان

  • یکی از مزایایی که سیستم مدیریت اسناد دارد آن است که کاملا قابل سفارشی‌سازی(Customize) است و می‏تواند با توجه به نیازهای آتی کاربران توسعه داده شود و همچنین برای تمامی انواع اسناد مورد کاربرد مشتریان استفاده شود.
  • titleمشتریان اتوماسیون اداری آرشیو الکترونیک
    در فهرست مشتريان شركت گام الکترونیک حدود 600 سازمان خصوصي و دولتي با بيش از 300 هزار كاربر مختلف وجود دارد كه از مزاياي سيستم گردش الكترونيكي مكاتبات و اسناد برخوردار مي‎باشند. ما می خواهیم برای مشتریانمان مفید باشیم. در کنارشان و در راه دراز و دشوار کامیابی گام برداریم و با عرضه خدماتمان، نقشی در اعتلا و برتری آنان داشته باشیم. برای دستیابی به چنین آرزویی تلاش می کنیم که نیازهای مشتریانمان را خوب بشناسیم و از تجربه و تخصصمان برای یافتن بهترین پاسخ ها بهره گیریم. حرفه ای عمل کنیم و به تعهدات استوار خویش برای خدمت به مشتریان پایبند بمانیم.
    titleاخبار مرتبط با اتوماسیون آرشیو الکترونیک
    پاسخگویی به بیمار در کمتر از ۵ دقیقه !
    مرکز فوق تخصصی هاشمی نژاد با پیاده‌سازی سیستم آرشیو الکترونیکی شرکت گام الکترونیک طی ۱۱ سال گذشته فرآیندهای ارتباطی خود را بهینه‌سازی و اصلاح کرد. بیشتر ...