فرهاد الیاسی کارشناس ارشد فروش شرکت گام الکترونیک از عملیاتی شدن طرح متمرکزسازی اتوماسیون اداری بانک تجارت در سراسر کشور خبر داد و گفت : از اوایل مهرماه سال جاری متمرکز سازی اتوماسیون اداری الماس گام که پیش از این به صورت غیرمتمرکز در ۵۷ سایت بانک تجارت مورد استفاده قرار می گرفت، با دستور مدیر عامل بانک تجارت بعنوان مهمترین و بالاترین اولویت طرح بانک تجارت عملیاتی شد.
در گفتگو با روابط عمومی گام الکترونیک ضمن تشریح طرح توجیهی متمرکز سازی اتوماسیون اداری بانک تجارت براساس دستاوردها و تحلیل هزینه و فایده و اعلام پیش نیاز های لازم جهت عملیاتی نمودن این طرح  افزود : پیش از آغاز فاز اول طرح، جلسات متعددی با نمایندگان بخش IT بانک تجارت برگزار شد و در جهت ارزیابی زیرساخت های لازم این طرح ، ابتدا ۲ سایت بدون هیچگونه تغییر در دیتا ، آزمایش شد و بعد از انجام موفقیت آمیز این تست، انجام کوتاه مدت این طرح در یک پلن شش ماهه تدوین شد.
کارشناس ارشد فروش شرکت گام الکترونیک با تاکید بر اهمیت فاز ابتدایی این طرح عنوان کرد : از ۱۵ شهریورماه سال جاری و طی یک برنامه یک ماهه پیش از آغاز هر گونه عملیات اجرایی؛ به تدوین دستور العمل ها و سیاست گذاری یکپارچگی در اطلاعات پایه سامانه اتوماسیون اداری بانک تجارت پرداختیم .

ایشان ضمن اشاره به برگزاری جلسات تخصصی مستمر با اعضای کمیته راهبری متشکل از نماینده شرکت گام الکترونیک، نماینده مدیریت فناوری اطلاعات بانک تجارت و نمایندگان سازمانِ روش ها که متولی بهینه سازی فرآیندها در بانک تجارت می باشند، افزود : در این جلسات به سیاست گذاری اطلاعات پایه ، یکسان سازی روال ها و بهینه سازی در فرآیندهای مکاتبات پرداختیم و پس از بررسی وضعیت موجود و شناسایی گلوگاه ها ، بر آن اساس دستور العمل گردش مکاتبات الکترونیکی در سیستم متمرکز تهیه شد.
الیاسی ضمن طبیعی دانستن فشارهای حاصل از تغییر عادات کاربران در مواجهه با سیستم متمرکز مکاتبات و انجام اقدامات مناسب در جهت حفظ انضباط و عدم اختلال در فعالیت های جاری یک سازمان عنوان کرد از آنجایی که کارشناسان بانک تجارت نگرانی هایی نسبت به انجام این طرح و عملیاتی شدن دستورالعمل های تدوین شده به دلیل مانوس بودن با نحوه گردش کار در سیستم های غیر متمرکز داشتند، بنابراین بازدیدهایی از سایر پروژه های متمرکز اتوماسیون اداری الماس گام نظیر بیمه ایران، کمیته امداد امام خمینی (ره) و… داشتند و در نهایت از صحت و سهولت در انجام کارها  اجرایی شدن دستورالعمل ها،  با درنظر گرفتن اصل شفاف سازی در سیستم متمرکز  اطمینان حاصل پیدا نموده و طی جلسه ای با حضور قائم مقام مدیرعامل جناب آقای حق وردی و آقای کرمیان رئیس دبیرخانه هیات مدیره این طرح بعنوان مهمترین طرح بانک و با بالاترین اولویت مطرح و فاز دوم عملیاتی آن از سوم آبان ماه سال جاری آغاز شد.

فرهاد الیاسی به متمرکز نمودن چهار سایت مدیریت فن آوری اطلاعات بانک تجارت، مدیریت بانکداری بانک تجارت، مدیریت امنیت و دبیرخانه هئیت بانک تجارت و تغییرات در نحوه انجام کارها اشاره نمود و افزود  پس از اتصال این چهار سایت به سیستم متمرکز ،دستورالعملهای تدوین شده، مجدداً مرور شد و با استفاده از تجارب موفق سایر پروژه ها در اتصال سایت ها به سیستم متمرکز بسرعت با نیازهای بانک تجارت منطبق گردید.
ایشان ضمن اشاره به تدوین دستورالعمل مهاجرت در فاز اول پروژه در جهت مدیریت ارتباط سیستم های متمرکز و غیر متمرکز با یکدیگر و لزوم آموزش به راهبران سیستم در جهت رفع مشکلات و خطاهای احتمالی کاربران  خاطر نشان ساخت : از آنجایی که اتصال سایت ها به صورت مرحله به مرحله و طی یک بازه زمانی شش ماهه برنامه ریزی شده است و جهت جلوگیری از سردرگمی کاربران در دوران گذار دستورالعملی ساده و گویا نحوه ارتباط وتبادل مکاتبات واحد متمرکز با متمرکز، متمرکز با غیر متمرکز و غیر متمرکز با متمرکز تشریح نمود.این دستورالعمل با اتصال آخرین واحد بانک به سیستم متمرکز منقضی می شود .

کارشناس ارشد فروش گام الکترونیک ضمن اشاره به سرعت بسیار خوب بانک تجارت در تهیه زیرساخت های ارتباطی، سرورها و کاهش ریسک ها و نگرانی های مربوط به زیرساخت اعلام نمود براساس زمان بندی انجام شده مقرر گردیده بود که طی شش ماه کلیه واحدها به سیستم متمرکز متصل شوند اما با تهیه زیرساخت های لازم، این امر به ۳ ماه تقلیل یافت. ۱۶ آبان ماه چهار سایت دیگر سازمان روش ها، بازرسی و دو سایت دیگر به سامانه متمرکز متصل شدند که با در نظر گرفتن شرایط فراهم شده پیش بینی می گردد هر هفته ۸ سایت به سامانه متمرکز متصل شوند و این پروژه تا اوایل دی ماه در ۵۷ نقطه بانک تجارت و با ۱۱۷۷۰ کاربر مورد بهره برداری قرار گرفته وان شاالله در دهه فجر امسال توسط مدیرعامل بانک تجارت افتتاح خواهدشد.

دستاوردهای متمرکز سازی اتوماسیون اداری

ایشان ضمن ارائه گزارش از وضعیت طرح متمرکز سازی اتوماسیون اداری در بانک تجارت پیرامون دستاوردهای مهم این اقدام در سازمان ها با استناد بر آمار و بررسی شاخص های کیفی و کمی افزودند :زمانی که با سازمانها در مورد متمرکز سازی اتوماسیون و مزایا و دستاوردهای آن صحبت می کنیم ، تغییر دستورالعمل ها و عادات کاربران و هزینه های استقرار این طرح در ابتدا برایشان غیر عملی به نظر می رسد، لذا در مقابل متمرکز سازی مقاومت می کنند یا با کندی تصمیم گیری می کنند.
در جهت افزایش آگاهی مشتریان نسبت به مزایای متمرکز سازی؛ چند سازمان بزرگ با تعداد زیاد کاربر اتوماسیون اداری انتخاب نمودیم و مقایسه ای درباره وضعیت گردش کار و صرفه جویی در هزینه ها در دو حالت متمرکز و غیر متمرکز انجام دادیم.
شرکت سهامی بیمه ایران در سطح کشور با ۱۸۰۰۰ کاربر و ۷۵۰۰ نمایندگی پس از استقرار متمرکز اتوماسیون اداری الماس گام ، ۷۵% فیزیک مکاتبات حذف شد که این آمار با در نظر گرفتن ماهیت مکاتبات بیمه ایران که عمدتاً جنبه مالی دارد، بسیار قابل توجه می باشد.
شرکت مخابرات ایران پس از ۸ الی ۹ سال فعالیت و با در نظر گرفتن افزایش حجم مشترکین و مکاتبات واحدها اما کاهش ۵۰% تعداد نامه ها شاهد بودیم . که با در نظر گرفتن هزینه های مرتبط با تولید و چرخش هر نامه در سیستم این درصد نشانگر افزایش بهره‏وری نیروی انسانی است.
همین تغییر در کمیته امداد امام خمینی (ره) با تعداد نامه ها ۱۵۸۰۰ نامه به طور متوسط پس از گذشت دو سال از متمرکزسازی به ۱۱۵۰۰ نامه تقلیل پیدا کرد به عبارتی ۳۰% کاهش تولید نامه در فرآیند مکاتبات و اتوماسیون اداری اتفاق افتاد این کاهش به دلیل استفاده از بخش ارجاعات به جای تولید نامه صورت گرفت .
به موازات همین تغییرات ،جلوگیری از افزونگی اطلاعات در سیستم ، ردیابی مکانیزه امور و پیگیری به موقع مراحل کار و تبادل سریع‏تر مکاتبات بین واحدی نیز انجام می گیرد .
فرهاد الیاسی از سایر دستاوردهای سیستم متمرکز در مباحث مدیریتی و نظارتی بر امور جاری سازمان اشاره نمود و افزود : در سیستم های غیرمتمرکز مدیران ارشد سازمان جهت کنترل درخواست ها و جریان های موجود در اتوماسیون نیاز به صرف وقت بسیاری دارند به نحوی که برای دریافت گزارش جهت عارضه یابی سیستم همه اطلاعات چندتکه و دستیابی به آن سخت می باشد. در حالیکه در سیستم متمرکز با بهینه نمودن فرآیندها و استفاده از ارجاعات ؛ مدیران اشراف بالا به پایین در سطوح مختلف سازمان دارند و سازمان را به سهولت و سرعت پایش می کنند. این امر به دلیل در اختیار داشتن آمار دقیق و گزارش‏های متمرکز تاثیر شگرفی بر تصمیم گیری های سازمانی  در کل کشور دارد . از سویی به دلیل ایجاد شفافیت و چابکی در سیستم سرعت انجام کارها و رسیدگی به درخواست های ارباب رجوع بصورت قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کرده و از بازکاری و ارائه درخواست های چندباره از شعب و مراکز مختلف سازمان توسط یک درخواست کننده جلوگیری بعمل می آید.
ایشان ضمن اشاره به راه اندازی دبیرخانه مرکزی در سازمانهای با سیستم متمرکز اتوماسیون اداری به کاهش قابل ملاحظه متوسط زمان پاسخگویی تکریم ارباب رجوع، ساماندهی متمرکز اسناد و مدیریت آنها و افزایش چشمگیر سرعت دستیابی به مکاتبات و سوابق اشاره می نماید و می افزاید : هنگامی که در شرکت مخابرات ایران متمرکزسازی سیستم اتوماسیون را آغاز کردیم، خاطرم هست که در هر طبقه از ساختمان های شاهد مخابرات استان تهران بخشی به عنوان دبیرخانه وجود داشت که ارباب رجوع می بایست جهت ارائه درخواست به هر بخش به دبیرخانه ها در طبقات مراجعه می کرد، علاوه بر سردرگمی و صرف وقت، مدیریت متمرکزی در مدیریت اسناد وجود نداشت اما پس از طی دوران استقرارالماس گام، با تشکیل دبیرخانه مرکزی نظم و یکسان سازی به مکاتبات و مقدمات تکریم ارباب رجوع فراهم شد.
یکی از دیگر مزایای اصلی اجرای طرح متمرکز اتوماسیون اداری این است که :
سازمانهای متمرکز می توانند پرتال های پیگیری برای ارباب رجوع داشته باشند و در هر لحظه از وضعیت درخواست خود و اقدامات کارشناس مطلع شوند.
کارشناس ارشد فروش شرکت گام الکترونیک وقتی از هزینه و فایده متمرکز سازی سخن می گوید تنها به بخش کوچکی از هزینه هایی فعلی سازمانهای غیرمتمرکز اشاره می کند که روزانه از ۲۰ میلیون تا ۷۰ میلیون تومان از جیب سازمانها به اصطلاح دور ریخته می شود، ایشان تاکید می کند: ما برای کمک به درک دقیق تر سازمان ها و مدیران از فواید طرح متمرکز سازی تنها چند شاخص که بتوان به صورت عددی و مابه ازای هزینه هایی آن را تهیه کنیم ، جمع آوری کردیم.
بعنوان  مثال در تحلیل هزینه و فایده ی که در انجام طرح متمرکزسازی شرکت مخابرات ایران انجام دادیم توانستیم در ۴ شاخص – میزان صرفه جویی در کاغذ، زمان هدر رفته در مکاتبات بین واحدی، ارسال نامه ها به بخش های مختلف و هزینه هایی که مربوط به گردش مکاتبات در سازمان- دست یابیم  که  بر این اساس طی ۵ سال استفاده از این طرح مثبت ۲۹ میلیارد تومان صرفه جویی در هزینه های شرکت مخابرات رسیدیم ، که همگی این اعداد و ارقام توسط خود مدیران مورد تایید قرار گرفت.
در وزارت جهاد کشاورزی با ۹۷۰۰۰ کاربر و ۴۰۰ سایت اتوماسیون براساس ۷ شاخص به عدد مثبت ۱۳۵ میلیارد تومان صرفه جویی در ۵ سال رسیدیم.
فرهاد الیاسی تاکید می کند که : این شاخص ها تنها بخش کوچکی از دستاوردهای متمرکز سازی اتوماسیون اداری است و فوایدی نظیر چابکی، سرعت ، امنیت ، اشراف بالا به پایین و …  که سازمان ها پس از متمرکز سازی از آن سود می برند، غیرقابل تخمین می باشد و چنانچه بخواهیم برای این دستاوردها مابه ازای عددی تهیه کنیم میزان صرفه جویی در هزینه های سازمانها بسیار بالاتر می رود.
ایشان ضمن اشاره به سوابق سیستم متمرکز اتوماسیون اداری الماس گام :
–    کمیته امداد امام خمینی در سطح کشور با ۲۵۰۰۰ کاربر
–    شرکت سهامی بیمه ایران در سطح کشور با ۱۸۰۰۰ کاربر
–    بانک رفاه کارگران در سطح کشور (ادارات، مدیریت‏ها و شعب) با ۱۱۰۰۰ کاربر
–    سازمان اوقاف و امور خیریه در سطح کشور با ۱۰۰۰۰ کاربر
–    سازمان مدیریت و برنامه‏ریزی کشور با ۶۰۰۰ کاربر
–    بانک مهر اقتصاد در کل کشور (ادارات، مدیریت‏ها و شعب) با ۵۰۰۰ کاربر
–    سازمان بیمه سلامت در کل کشور
–    سازمان تامین اجتماعی در کل کشور (طرح متمرکز الماس‌گام درحال اجرا برای ۷۱۰۰۰ کاربر می‌باشد)
–    بانک تجارت در سطح کشور (ادارات، مدیریت‏ها و شعب) با ۱۲۰۰۰ کاربر که طرح متمرکز سازی اتوماسیون در سراسر کشور از مهرماه سال جاری آغاز شده است
تاکید کرد : سیستم اتوماسیون اداری الماس گام تنها سیستم موجود در کشور است که بتواند با این وسعت و همزمانی تمرکز کاربران را در سطح کشور پوشش و پشتیبانی نماید.
الیاسی افزود : در سالهای ۸۶ تا ۸۸  ما شاهد نگرانی سازمانها در تهیه زیرساخت لازم جهت سیستم اتوماسیون متمرکز بودیم اما در سالهای اخیر با وجود انواع ارتباطات زیرساختی استفاده از سیستم متمرکز و برخورداری از دستاوردهای این سیستم قابل مقایسه با سیستم های غیرمتمرکز نمی باشد. وی در ادامه افزود: درحالیکه گرایش جهانی به علل صرفه جویی هنگفت در هزینه ها به سمت cloud در حرکت است دیگر گریزی از سیستم های متمرکز نیست..