اتوماسیون اداری الماس گام
$(window).load(function(){
$("table[id*='tbl']").each(function(){
$(this).mouseenter(function(){
$(this).css({"background-color":"#f5fbff"});
$(this).find("img[src*='b.gif']").each(function(){
$(this).attr('src',$(this).attr('src').replace('b.gif','c.gif'));
});
var color="";
$(this).find("table").each(function(){
$(this).css({"color":"#000","cursor":"default"});
color =$(this).attr("rel");
$(this).find("td[style*='border']").each(
function(){
$(this).css({'border-color':color});
//$(this).css({'background-color':color});
});
});
});
});
$("table[id*='tbl']").each(function(){
$(this).mouseleave(function(){
$(this).css({"background-color":"transparent"});
$(this).find("img[src*='c.gif']").each(function(){
$(this).attr('src',$(this).attr('src').replace('c.gif','b.gif'));
});
var color="";
$(this).find("table").each(function(){
$(this).css({"color":"#666","cursor":"default"});
color =$(this).attr("rel");
$(this).find("td[style*='border']").each(
function(){
$(this).css({'border-color':"#666"});
//$(this).css({'background-color':color});
});
});
});
});
});
 |
اتوماسيون اداري الماس گام, هيچگاه اين شرايط نامطلوب
را تجربه نخواهيد کرد. اين سيستم در دو نگارش جداگانه
براي سازمان هاي کوچک در محيط LAN و براي سازمان هاي
بزرگ و گسترده در محيط Web قابل اجراست. اين سيستم
امکانات گسترده اي در اختيار سازمان استفاده کننده ميگذارد
که بعضي از آن ها در زير فهرست شده اند.
|
|
|
|
|
|
|
| |
|

سیستم مدیریت مکاتبات
|
|

|
|

|
| |
|
چند پرسش ساده از مديران ارشد سازمانها
-
چند بار اتفاق افتاده است سندي را از
بايگاني خواسته ايد و آن سند پيدا
نشده و يا با تاًخير زياد پيدا شده
است؟
-
چند بار براي شرکت در يک جلسه مدارکي
را خواسته ايد و همکارانتان پس از
جلسه آن را به شما دادهاند؟
-
چند بار بيرون از دفتر کارتان به
مدارکي نياز پيدا کرده ايد که آن را
با خود نياورده ايد؟
-
چند بار پس از وقت کاري نامه اي را
خواسته ايد اما چون بايگاني تعطيل شده
است به آن نامه دسترسي نداشته ايد؟
-
چند بار اتفاق افتاده است که کارکنان
سازمان شما به اسنادي دست يافته اند
که مجاز نبوده اند؟
باز هم ميتوان از اين دست سئوال ها پرسيد
و مديراني که سازمان خود را هنوز با روش
هاي سنتي اداره ميکنند بارها با اين
شرايط روبرو بوده اند و درآينده نيز چنين
خواهد بود.
|

|
|
|
|

|
|

|
|
| |
|

استفاده از يک سيستم اتوماسيون اداري کارآمد
اتوماسيون اداري الماس گام, هيچگاه اين شرايط
نامطلوب را تجربه نخواهيد کرد. اين سيستم در
دو نگارش جداگانه براي سازمان هاي کوچک در
محيط LAN و براي سازمان هاي بزرگ و گسترده در
محيط Web قابل اجراست. اين سيستم امکانات
گسترده اي در اختيار سازمان استفاده کننده
ميگذارد که بعضي از آن ها در زير فهرست شده
اند:
|
-
برخورداري از امنيت بسيار بالا که با
استفاده از ابزارهاي پيچيده و
نرمافزارهاي مناسب حاصل شده است
-
ايجاد كارتابل الکترونيکي براي سهولت و
سرعت بخشيدن به امور کارکنان بويژه مديران
-
ايجاد يک تقويم کاري براي برنامه ريزي و
پيگيري کارها
-
جستجوي روان وبي نياز از کمک ديگران در
يافتن سابقه نامه بمنظور تسريع در اتخاذ
تصميمهاي مناسب و در نتيجه صرفهجويي در
-
زمان و استفاده بهينه از منابع بويؤه
نيروهاي انساني.
-
توليد گزارشهاي مورد نياز با قابليت
تحليل و يا ارائه به واحدهاي ديگر
-
تأييد کارها و امضاي اسناد بصورت ديجيتالي
با استفاده از کليد خصوصي افراد و لحاظ
نمودن ملاحظات امنيتي
-
دريافت و ارسال پست الكترونيك بصورت
مستقيم توسط سيستم
-
قابليت تعامل با فاكس سرور براي مديريت
دريافت و ارسال فاکسها درکليه واحدهاي
مجاز سازماني
-
مديريت دسترسي اشخاص به اسناد طبقهبندي
شده براساس مجوزهاي تعريف شده در سيستم
-
تعيين جانشين براي هريک از سمتهاي
سازماني شخص با سطوح دسترسي مختلف
-
تعريف فرآيند خودکار براي ارجاع اتوماتيک
اسناد
-
تعريف دبيرخانههاي مختلف سازمان و اجراي
عمليات مستقل در هر دبيرخانه
-
استفاده از تمامي قابليتهاي ويرايشگر
Microsoft Word بطور مستقيم از داخل سيستم
-
ساخت انواع گزارشهاي مديريتي در بازههاي
زماني مختلف براي تجزيه وتحليل عملکرد
سازمان
-
دريافت و ارسال انواع فايل و پيام جهت
انجام امور شخصي يا روانسازي امور اداري
-
استفاده از سرويس مبادله الکترونيکي نامه
باسيستمهاي اتوماسيوناداري سازمانهاي
ديگر مبتنيبر پروتکل استاندارد ECE
-
ايجاد تابلوي الکترونيکي اعلانات براي
اطلاع رساني سريع به مخاطبان
|
| |
استفاده از مديريت مکاتبات الماس گام ،
دستاوردهاي چشمگيري براي مديران, کارشناسان,
کارکنان دبيرخانه و بايگاني و نيز ارباب رجوع
يک سازمان به دنبال دارد که در ادامه به برخي
از آنها اشاره ميشود:
|
| |
|
|

مدیران ارشد
|
-
انجام تمامي كارهاي اداري در
هرزمان و حتي خارج از محل كار
-
پايش فعاليتهاي سازمان و توليد
گزارشهاي متنوع مديريتي
-
مديريت متمركز بركليهي مراحل
گردش کار و اسناد در سازمان
-
رديابي امور و پيگيري به موقع
مراحل كار
-
مديريت و نظارت دقيق بر عملكرد
كاركنان
|
|
|

کارشناسان
|
-
سهولت بسيار زياد در پاسخگويي به
نامهها و ارجاعات
-
سرعت در جستجو و دسترسي به
اطلاعات و سوابق نامه
-
ثبت كليهي فعاليتهاي روزمره،
حتي خارج از محل كار
-
كاهش مراجعهي حضوري ارباب رجوع
به سازمان (تكريم ارباب رجوع)
-
امکان انجام بموقع امور محوله به
کمک هشدارهاي سيستم جهت يادآوري و
جلوگيري از تأخير در انجام
فعاليتها
|
|
|

کارکنان دبیرخانه
|
-
ثبت بهينهي اطلاعات در حجم
كمتر، ايمني بالا، مراجعهي
آسان
-
شمارهگذاري نامهها به صورت
اتوماتيك برحسب نياز سازمان
-
برداشته شدن دفاتر حجيم
انديكاتور از روي ميزكار
-
سهولت در جستجو و تحويل به
موقع نامهها به مسئولان
-
به حداقل رسيدن توقف، اشتباه،
تكرار و بيهودهكاري در
عمليات ثبت
-
حذف نقل و انتقال نامه
ها و اسناد بين ادارات
به صورت دستي
-
تسريع پاسخگويي به مراجعه
كنندگان (كاهش متوسط زمان
پاسخگويي)
|
|
|

مشتریان
|
-
در هر لحظه ميتوانند با
مشاهده آخرين اقدام انجام شده
روي درخواستشان(نامه)، از
پيشرفت کار مطلع گردند.
-
بدون نياز به دوندگي در
سازمان و مواجهه با كارکنان ،
از نواقص اسناد و مدارک
پرونده خود آگاه شده و قادر
به رفع آن باشند.
-
پيگيري نامهها از طريق تلفن
و يا اينترنت امكانپذير بوده
و عدم نياز به حضور در سازمان
، باعث افزايش رضايت ارباب
رجوع ميشود
|
|
|
| |
| |
| |
|
|
|
|
| |
|

سیستم مدیریت مکاتبات
|
|
شما به عنوان مدير يک سازمان:
-
آيا تاکنون به فضاي زيادي که بايگاني
اسناد سازمان شما اشغال کرده است فکر کرده
ايد؟
-
آيا از وضعيت بد نگهداري اسناد در
سازمانتان نگران شده ايد؟
-
آيا به اسنادي که با گذشت زمان پوسيده,
ناخوانا شده و در حال از بين رفتن است
برخورده ايد؟
-
آيا اسنادي را سراغ داريدکه به سبب نگراني
از آسيب به آن به هيچ کس اجازه دسترسي به
آن داده نمي شود؟
نگهداري اسناد در سازمان هايي که به روش سنتي
اداره مي شوند, به گونه اي است که همواره اين
نگراني ها را برمي انگيزد و از اين رهگذر چه
بسيار اسناد با ارزش يا از بين مي رود و يا
کسي را به آن ها دسترسي نيست.
استفاده از يک سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي
کارآمد پاسخ مناسبي به همه اين پرسش هاست و
اين نگراني ها را برطرف مي کند.
سيستم مديريت آرشيو الکترونيک اسناد و مدارک
از اسناد يک سازمان با اسکن آن ها يک نسخه
الکترونيک تهيه مي کند و مزاياي زير را به بار
مي آورد.
|
| |
| |
|
آزاد
شدن فضاهای اشغال توسط اسناد
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
در حال حاضر فضای زیادی در ادارات
و سازمانها با مدارک کاغذی اشغال
شده است ، که با توجه به قیمت
بسیار بالای زمین و هزینه های
نگهداری مخازن، این امر کاملا غیر
اقتصادی است
|
|
|
| |
|
امکان
جستجوی بین اسناد در کمترین زمان
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
در آرشیو اسناد به صورت فیزیکی
برای پیدا کردن سند باید زمان
بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفهای
5 تا 15 درصد از وقت خود را صرف
مطالعه ی مدرک و 50 درصد وقت را
صرف پیدا کردن مدرک می کند.
|
|
|
| |
|

هیج سندی گم نمی شود
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
بسیاری از اسناد در بایگانی ها
مفقود می شوند ،در آرشیو اسناد
بصورت الکترونیکی همیشه نسخه ی
پشتیبان وجود دارد و به هیچ وجه
سندی گم ویا نابود نمی شود
|
|
|
| |
|

هیج سندی نابود نمی شود
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر
محدودی دارد و در بهترین شرایط هم
به مرور از بین می رود.
|
|
|
| |
|
هیج سندی اشتباه بایگانی نمی شود
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
در بایگانی سنتی، گردش مدارک و
بایگانی مجدد به صورت دستی انجام
می شود و به همین دلیل اشتباه ،اجتناب
ناپذیر است.
|
|
|
| |
|
امکان
دسترسی به اسناد در هر زمان و
مکان
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
وقتی اسناد در محل اداره بایگانی
شده اند ، بدین معناست که شما
دسترسی خود را به مکان اداره و
زمان اداری محدود کرده اید، در
صورتی که می توانید با پویش اسناد
و ذخیره ی آنها به صورت دیجیتالی
در هر زمان و هر مکان به آنها
دسترسی داشته باشید.
|
|
|
| |
|

شفاف سازی
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
با پویش اسناد دسترسی به مدارک به
مراتب آسانتر خواهد شد،بنابراین
مخفی کاری و فساد اداری از بین می
رود .
|
|
|
| |
|
صرفه جویی درکاغذ (حفاظت از محیط
زیست)
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
با صرفه جویی در کاغذ نه تنها
واردات این محصول را کاهش می دهید
بلکه از قطع شدن درختان بی شماری
جلوگیری می کنید و در جهت حفظ
محیط زیست گام موثری بر میدارید .
|
|
|
| |
|
پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان
ممکن
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
رغم تلاشهای کارمندان دفتری ،
دراکثر موارد رضایت کامل ارباب
رجوع حاصل نميگردد .با بهرهگيري
از سیستمهاي مکانيزه کارکنان میتوانند
به سهولت رضایت ارباب رجوع را جلب
کرده در کمترین زمان بیشترین کمک
را ارائه نمايند.
|
|
|
|
|
با استفاده از سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي
دسترس در محيط LAN براي سازمان هاي کوچک و
الماس گام در محيط Web براي سازمان هاي بزرگ
وگسترده, امکانات فراواني در اختيار استفاده
کننده گذارده مي شود که به برخي از آن ها
اشاره مي شود.
-
امکان تعریف جداول و فرمهاي مختلف براي
نگهداري اطلاعات آرشيوي
-
قابليت ارتباط با سيستم گردشكار براي گردش فرمها و اسناد سازمان
-
تعريف وضعيت براي فرمهاي مختلف به منظور
ايجاد فرم با قابليت و وضعيت هاي مختلف
براي شركت در گردش كارهاي
سازماني(Workflow)
-
قابليت ايجاد ارتباط بين جداول تعريف شده
-
قابليت ساخت فرم براي جداول گوناگوني که
در يک سازمان استفاده مي شود.
-
قابليت الصاق هر نوع فايل به هر سند
-
دريافت و ارسال اطلاعات
-
هرگونه جستجو روي اسناد
-
ثبت تمامي رويدادهاي سيستم و قابليت جستجو
در آنها
-
ثبت تاريخچه اطلاعات يك جدول با قابليت
قفل نمودن يك سند براي اعمال تغييرات
-
گزارش گيري متنوع از جداول طراحي شده
-
مديريت اسناد حذف شده (Recycle Bin)
-
قابليت تعريف ساختار درختي براي نگه داري
و بازيابي اسناد به صورت دلخواه
-
ارائه سرويس امانات اسناد
|
|
|
|
|
| |
|

سیستم مدیریت
گردش کار (#1585; (Workflow
Management)
|
|
کارهاي مختلف يک سازمان مانند تدارکات،
برگزاري سمينار، ماًموريت کارکنان، …. تا چه
اندازه قابل برنامه ريزي و مکانيزه شدن است؟
هر يک از اين کارها بر طبق فرآيندي انجام ميشود
که ممکن است مشکلات زير را به همراه داشته
باشد:
-
فرآيند بهينه نباشد، يعني بتوان آن را به
نحو بهتري انجام داد
-
با تغيير مديران و کارکنان فرآيند تغيير
کند، يعني فرآيند استاندارد نيست
-
قسمتهايي از مسير فرآيند زائد يا تکراري
باشد و بتوان آن را حذف کرد
-
تغيير فرآيند به دلايل ضروري مشکل و
پيچيده است
چاره کار استفاده از يک موتور گردش کار
است تا عمليات سازماني و مديريت آن روان و
سريع باشد. شرکت گامالکترونيک با سابقه
چند ساله در اين زمينه موفق به توليد كامل
سيستم گردش کار مبتني بر استاندارد جهاني
wfmc شده است.
به کمک موتور گردشکار ميتوان تمام يا
قسمتی از يک جريان كار را بر اساس قواعد
مورد نظر سازمان، خودکارسازي نموده که طي
آن مستندات، اطلاعات و يا دستورات بين
واحدهاي سازمان انتقال داده ميشود.
مزایای گردش کار:
-
ايجاد بستري مناسب براي بهبود
فرآيندهاي سازماني
-
ايجاد كنترل لازم بر روي فرآيندهاي
سازماني
-
فزايش سطح کارايي خدمات سازماني
-
قابليت انعطاف بيشتر در اجراي
فرآيندهاي گردش کار
-
صرف هزينه و زمان كمتر براي اصلاح
فرآيندهاي سازماني
-
قابليت اندازهگيري و ارزيابي
فعاليتهاي مختلف فرآيند
-
افزايش امنيت عمليات سازماني
-
فرآيند هاي کاري به دقت معرفي و
مستندمي شوند به اين ترتيب سازمان
اطمينان لازم را براي انجام امور
مطابق با ضوابط تعيين شده بدست خواهد
آورد.
-
کارها تنها به دست افراد (مسئوليت هاي
) از قبل تعيين شده جهت اجرا سپرده
خواهد شد و به اين ترتيب کليه کارها
بدون خطا بين کارکنان جابجا شده و به
دليل حذف عمليات تکراري بيهوده و يا
ارجاع اشتباه هيچ کاري در سازمان
متوقف نمي شود.
-
مديران مي توانند بر عملکرد کارکنان و
روال هاي سازماني مجموعه خود اشراف
پيدا کرده و کمترين وقت را براي تخصيص
کارها صرف نمايند.
-
با ثبت تمامي وقايع اتفاق افتاده در
مسير اجراي فرآيند امکان رديابي امور
فراهم شده و با تحليل اين وقايع زمينه
بهينه سازي فرآيندها ميسر ميگردد.
نتايج حاصل از گردش کار:
-
افزايش کارايي سازمان به علت دقت در اجراي
فرآيند هاي مختلف
-
افزايش رضايت مندي کارمندان و ارباب رجوع
به علت افزايش کارايي
-
کاهش هزينه ها به دليل افزايش سرعت انجام
کارها
-
قابليت اجراي عمليات مختلف به صورت موازي
|
| |
|
|
| |