سیستم اتوماسیون اداری الماس گام

اتوماسيون اداري الماس گام, هيچگاه اين شرايط نامطلوب را تجربه نخواهيد کرد. اين سيستم در دو نگارش جداگانه براي سازمان هاي کوچک در محيط LAN و براي سازمان هاي بزرگ و گسترده در محيط Web قابل اجراست. اين سيستم امکانات گسترده اي در اختيار سازمان استفاده کننده مي‌گذارد که بعضي از آن ها در زير فهرست شده اند.

شما به عنوان مدير يک سازمان:

• آيا تاکنون به فضاي زيادي که بايگاني اسناد سازمان شما اشغال کرده است فکر کرده ايد؟

• آيا از وضعيت بد نگهداري اسناد در سازمانتان نگران شده ايد؟

• آيا به اسنادي که با گذشت زمان پوسيده, ناخوانا شده و در حال از بين رفتن است برخورده ايد؟

• آيا اسنادي را سراغ داريدکه به سبب نگراني از آسيب به آن به هيچ کس اجازه دسترسي به آن داده نمي شود؟

نگهداري اسناد در سازمان هايي که به روش سنتي اداره مي شوند, به گونه اي است که همواره اين نگراني ها را برمي انگيزد و از اين رهگذر چه بسيار اسناد با ارزش يا از بين مي رود و يا کسي را به آن ها دسترسي نيست.
استفاده از يک سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي کارآمد پاسخ مناسبي به همه اين پرسش هاست و اين نگراني ها را برطرف مي کند.
سيستم مديريت آرشيو الکترونيک اسناد و مدارک از اسناد يک سازمان با اسکن آن ها يک نسخه الکترونيک تهيه مي کند و مزاياي زير را به بار مي آورد.
 

با استفاده از سيستم مديريت آرشيو الکترونيکي دسترس در محيط LAN براي سازمان هاي کوچک و الماس گام در محيط Web براي سازمان هاي بزرگ وگسترده, امکانات فراواني در اختيار استفاده کننده گذارده مي شود که به برخي از آن ها اشاره مي شود.

• امکان تعریف جداول و فرم‎هاي مختلف براي نگهداري اطلاعات آرشيوي

• قابليت ارتباط با سيستم گردش‌كار براي گردش فرم‎ها و اسناد سازمان

• تعريف وضعيت براي فرم‌هاي مختلف به منظور ايجاد فرم با قابليت و وضعيت هاي مختلف براي شركت در گردش كار‎هاي سازماني(Workflow)

• قابليت ايجاد ارتباط بين جداول تعريف شده

• قابليت ساخت فرم براي جداول گوناگوني که در يک سازمان استفاده مي شود.

• قابليت الصاق هر نوع فايل به هر سند

• دريافت و ارسال اطلاعات

• هرگونه جستجو روي اسناد

• ثبت تمامي رويدادهاي سيستم و قابليت جستجو در آنها

• ثبت تاريخچه اطلاعات يك جدول با قابليت قفل نمودن يك سند براي اعمال تغييرات

• گزارش گيري متنوع از جداول طراحي شده

• مديريت اسناد حذف شده (Recycle Bin)

• قابليت تعريف ساختار درختي براي نگه داري و بازيابي اسناد به صورت دلخواه

• ارائه سرويس امانات اسناد

کارهاي مختلف يک سازمان مانند تدارکات، برگزاري سمينار، ماًموريت کارکنان، …. تا چه اندازه قابل برنامه ريزي و مکانيزه شدن است؟ هر يک از اين کارها بر طبق فرآيندي انجام مي‌شود که ممکن است مشکلات زير را به همراه داشته باشد:

• فرآيند بهينه نباشد، يعني بتوان آن را به نحو بهتري انجام داد

• با تغيير مديران و کارکنان فرآيند تغيير کند، يعني فرآيند استاندارد نيست

• قسمت‌هايي از مسير فرآيند زائد يا تکراري باشد و بتوان آن را حذف کرد

• تغيير فرآيند به دلايل ضروري مشکل و پيچيده است

چاره کار استفاده از يک موتور گردش کار است تا عمليات سازماني و مديريت آن روان و سريع باشد. شرکت گام‌الکترونيک با سابقه چند ساله در اين زمينه موفق به توليد كامل سيستم گردش کار مبتني بر استاندارد جهاني wfmc شده است.

به کمک موتور گردش‌کار مي‌توان تمام يا قسمتی از يک جريان كار را بر اساس قواعد مورد نظر سازمان، خودکارسازي نموده که طي آن مستندات، اطلاعات و يا دستورات بين واحدهاي سازمان انتقال داده مي‌شود.

مزایای گردش کار:

• ايجاد بستري مناسب براي بهبود فرآيندهاي سازماني

• ايجاد كنترل لازم بر روي فرآيندهاي سازماني

• فزايش سطح کارايي خدمات سازماني

• قابليت انعطاف بيشتر در اجراي فرآيندهاي گردش کار

• صرف هزينه و زمان كمتر براي اصلاح فرآيندهاي سازماني

• قابليت اندازه‎گيري و ارزيابي فعاليت‎هاي مختلف فرآيند

• افزايش امنيت عمليات سازماني

• فرآيند هاي کاري به دقت معرفي و مستندمي شوند به اين ترتيب سازمان اطمينان لازم را براي انجام امور مطابق با ضوابط تعيين شده بدست خواهد آورد.

• کارها تنها به دست افراد (مسئوليت هاي ) از قبل تعيين شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به اين ترتيب کليه کارها بدون خطا بين کارکنان جابجا شده و به دليل حذف عمليات تکراري بيهوده و يا ارجاع اشتباه هيچ کاري در سازمان متوقف نمي شود.

• مديران مي توانند بر عملکرد کارکنان و روال هاي سازماني مجموعه خود اشراف پيدا کرده و کمترين وقت را براي تخصيص کارها صرف نمايند.

• با ثبت تمامي وقايع اتفاق افتاده در مسير اجراي فرآيند امکان رديابي امور فراهم شده و با تحليل اين وقايع زمينه بهينه سازي فرآيندها ميسر ميگردد.
   

نتايج حاصل از گردش کار:

• افزايش کارايي سازمان به علت دقت در اجراي فرآيند هاي مختلف

• افزايش رضايت مندي کارمندان و ارباب رجوع به علت افزايش کارايي

• کاهش هزينه ها به دليل افزايش سرعت انجام کارها

• قابليت اجراي عمليات مختلف به صورت موازي