کاهش در وقت و هزینه با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی + داستان موفقیت

هر روزه با گسترش سازمان‌ها و ادارات رشد جمعی فعالیت‌ها، فرآیندهای اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می‌شود ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد موجب به وجود آمدن بایگانی‌های وسیعی می‌شود که حجم فزاینده‌ای از اسناد شامل انواع پرونده‌های پرسنلی، پرونده‌های فنی و… را در خود نگهداری می‌کند. نگهداری از اسناد امری هزینه زا و پردردسر است.

استفاده از پیشرفت فن‌آوری اطلاعات و ارائه سیستم‌های مکانیزه و نگهداری و آرشیو اسناد باعث شده میزان بسیار زیادی از هزینه‌های نگهداری اسناد کاهش یابد و امکان مدیریت مقرون‌به‌صرفه این اسناد فراهم شود.ما قصد داریم با ذکر نمونه های واقعی، تجارب و نتایج استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی را برای خوانندگان بازگو کنیم. در ادامه به داستان موفقیت شرکت صنعتی  G & F یکی از شرکت های صنعتی در آمریکا؛ در استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی اشاره شده است.

سالها پیش انبار شرکت G & Fبسیار نامنظم و به هم ریخته بود. اما با کمک کارمندان بخش الکترونیک این شرکت که با نرم افزار سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی آشنایی داشتند، دیگر وضعیت این شرکت مانند قبل نیست.
شرکت صنعتی G&f یک کارخانه تزریق پلاستیک در استاربریج ماساچوست دارد. این کارخانه که دارای آخرین تجهیزات به روز دنیا است در مجموع در تمام شیفتهای کاری ۱۵۰ کارمند دارد. مشتریان این کارخانه در بخشهای مختلفی چون صنعت خودرو، ارتش، آتش نشانی ، پزشکی و سایر صنایع هستند.
این کارخانه یک مجموعه وابسته پزشکی نیز در ۸۰ مایلی دِنور دارد . این کارخانه خط تولید سیلیکونهایی که در صنعت پزشکی به کار می روند را دراختیار دارد. این کارخانه نیز در مجموع تمام شیفتهای کاریش ۲۵ کارمند دارد.
گری دیگروت که در ژانویه سال ۲۰۰۵ به این مجموعه پیوست خیلی زود متوجه راههایی که برای افزایش راندمان و حتی کاهش هزینه ها وجود داشت، شد. وی می گوید: هنگامی که وارد مجموعه شدم فهمیدم بسیاری از کشوها و فایلها پر از مدارک هستند و سیستم کنترل مدارک کاغذی بسیار ناکارامد است. در تمامی دفاتر، کاغذها بر روی هم انباشته بودند تا در انتهای سال به انباری بلااستفاده ای که در شرکت موجود بود منتقل شوند تا برای مدارک سال بعد جا بازشود.
او انباری متروکه شرکت را به یک پارکینگ که پر از خرت و پرت است تشبیه می کند و می گوید: تمامی مدارک را به این انباری منتقل می کردند بدون اینکه حتی بتوانند در این اتاق حرکت کنند. کارمندان به زور می توانستند یک جعبه را در این انباری جادهند و دیگر هیچ جایی برای قراردادن مدارک نبود.
او در ادامه گفت: اگر ما نیاز به بررسی یک مدرک داشتیم هیچ کس نمی توانست وارد انباری شود، حتی اگر کسی موفق می شد به داخل انباری برود پیدا کردن مدرک موردنظر غیرممکن بود. همچنین هیچ ضمانتی وجود نداشت که مدرک در انباری باشد زیرا شاید پیش از این کسی آن سند را از انباری خارج کرده و یا شاید در آتش سوزی سال ۲۰۰۱ سوخته بود.

نیاز به تغییر
راه حلی که برای حل هرج و مرج کاغذی در شرکت به ذهن دیگروت رسید مدیریت الکترونیکی اسناد بود. او می گوید: دو راه برای سر و سامان دادن به امور وجود داشت. اول اینکه ما باید راهی برای پیدا کردن مدارک در هنگام نیاز پیدا می کردیم که آن چیزی جز سیستم فایل دیجیتال نبود. دوم اینکه ما می بایست زمان و زحمت انبار کردن مدارک را کاهش می دادیم.
در کنار این دو امر، موضوع محافظت از مدارک نیز مطرح بود. بدین شکل که اگر فردا دوباره یک آتش سوزی رخ می داد تمام اسناد و مدارک از بین می رفت. اما هم اکنون ما تمام اسناد را در مدیریت آرشیو الکترونیکی اسکن می کنیم که هم پیدا کردن آنها را آسانتر می کند و هم با استفاده از بک آپ از آنها محافظت می کند.
شرکت G&F در اواخر سال ۲۰۰۶ یک دوره آزمایشی به همراه کمپانی نرم افزاری مورد نظر خود آغاز کرد و در اوایل سال ۲۰۰۷ قرارداد همکاری امضا شد. دیگروت می گوید: ما تحقیقات بسیاری انجام دادیم و با شرکتهایی که پیش از این از مدیریت آرشیو الکترونیکی استفاده کرده بودند صحبت کردیم و از نظرات آنها که بسیار مثبت بود مطلع شدیم.
بنابراین سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی نصب شد و کارمندان آموزش داده شدند و همکاری ما از مارس ۲۰۰۷ به طور رسمی آغاز شد.او می گوید کاغذها و مدارک زیادی بود که باید از دست آنها خلاص می‌شدیم. بنابراین با فایلهای فروش شروع کردیم. همانطور که می شود حدس زد پروسه اسکن و الکترونیکی کردن مدارک بسیار وقت گیر و انرژی بر بود.
ما با تصویری کردن مدارک فروش سال ۲۰۰۵ پیش رفتیم تا زمانی که به مدارک امسال رسیدیم.با گذشت زمان پروسه اسکن کردن مدارک به یک برنامه روتین شرکت تبدیل شد. بدین گونه که در ابتدا ما با اسکن کردن مدارک قبلی سعی کردیم خودمان را به برنامه برسانیم و بعد از آن با اسکن کردن تمام مدارک روزانه مانند چکهای واصله و یا پرداخت شده، این برنامه در سیستم کاری شرکت جای گرفت.
یکی از مشکلاتی که اوایل پیش می آمد این بود که اسکن کردن چگونه و در کجای روند کاری روزمره قرار بگیرد و این امر وظیفه چه کسی باشد.
یکی دیگر از مشکلات تفاوت سایز مدارک و یا منگنه شدن آنها بود. باید برای آسانتر شدن امور برخی از روندهای اداری را تغییر می دادیم. پس به جای استفاده از منگنه، گیره کاغذ را جایگزین کردیم.مشکل رنگ و سایز مدارک نیز با گذشت زمان و افزایش آشنایی کارمندان با دستگاه اسکنر برطرف شد.
موفقیت
امروزه بسیاری از بخشهای کارخانه از مدیریت آرشیو الکترونیکی استفاده می کنند و سعی می کنند که از همان ابتدا به وسیله اسکن کردن مدارک، آنها را در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی قراردهند. به طور مثال: قسمت تولید روزانه بسته های فراوانی دریافت می کرد که تمامی برچسبهای ارسال آنها را در فایلها قرار می دادند. اما پیدا کردن برچسب موردنظر در آینده غیرممکن بود. اما حالا تمامی برچسبها در وهله اول اسکن می شوند و در سیستم قرار می گیرند تا در آینده به راحتی در دسترس باشند.
این برنامه در این بخش کار بسیار مفید و حساس است. زیرا یک سری اسناد حساس وجود دارد که تماسی نیز از آنها دریافت نمی شود اما باید از سند رسیدن محموله به آنها اسکن کرد تا بتوان از ارسال آنها اطمینان حاصل کرد.
بخش منابع انسانی و حسابداری نیز فعالانه از مدیریت آرشیو الکترونیکی استفاده می کنند. چک های خرید و چک های خریداران اسکن می شوند و همراه فاکتورها و دیگر اسناد در سیستم ذخیره می‌شوند.
همچنین فاکتورها و سایر مدارک با اسکن شدن به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند. به منظور حفظ امنیت شرکت وقتی کسی برای بازدید از شرکت ما می آید باید یک فرم را امضا کند که هیچ گونه تجارت و داد و ستدی را محرمانه نگه ندارد و این مدارک نیز در مدیریت آرشیو الکترونیکی ذخیره می‌شوند و وقتی که مراجعه کننده دوباره به شرکت بیاید نیاز به امضای دوباره آنها ندارد.
کارخانه پزشکی G&F نیز از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی استفاده می کند و با استفاده از این سیستم از مدارک و اسناد خود محافظت می کند.


نتایج به دست آمده
استفاده از برنامه مدیریت آرشیو الکترونیکی نتایج مثبتی برای مجموعه ما دربرداشت. اولین نتیجه مثبت آن فضای خالی اضافی بود که در شرکت فراهم شد. ما در بخشهای حسابداری و ساخت، ۵ الی ۱۰ دراور پر از مدارک را حذف کردیم. همانطور که می دانید داشتن فضای کافی در محل کار یکی از مزیتهای بسیار مهم به شمار می رود.
دومین نتیجه مثبت بکارگیری مدیریت آرشیو الکترونیکی این بود که ما به راحتی و بدون اینکه به انباری متروکه شرکت مراجعه کنیم، به مدرک مورد نظرمان دسترسی داشتیم. با یک جستجوی معمولی ما سند مدنظر خودمان را پیدا کرده و به راحتی از آن پرینت گرفته و به روند اداری خود ادامه می‌دهیم.
با رشد شرکت G&F دیگر لزومی برای استخدام افراد جدید به منظور بایگانی اسناد وجود نداشت. همچنین لازم نبود که شرکت هزینه هایی برای خرید و یا فراهم کردن انبارهایی جدید متقبل شود.
یکی دیگر از مزایای استفاده از مدیریت آرشیو الکترونیکی دسترسی آسان به مدارک در همه جای دنیا است. بدین صورت که اگر ما در منزل در حال تهیه یک گزارش فروش هستیم و به یک فاکتور نیاز داریم به راحتی و با استفاده از یک VPN به فاکتور مورد نظر دسترسی پیدا می کنیم. با استفاده از مدیریت آرشیو الکترونیکی حتی می توان اسناد و مدارک را ایمیل کرد.
این سیستم همچنین باعث افزایش امنیت شرکت G&F شده است. بدین شکل که با استفاده از مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد ما قابل ریکاوری شده است و در اثر بلایای طبیعی و یا آتش سوزی از بین نمی‌رود و می توان با پرینت مجددشان به آنها دسترسی داشت.
استفاده از مدیریت آرشیو الکترونیکی باعث کاهش هزینه بسیاری در شرکت شده است. بدین صورت که اگر هزینه استفاده از کاغذ به صورت روزمره و هزینه انبار کردن مدارک در بلندمدت را در نظر بگیریم به طور طبیعی هزینه خرید این نرم افزار تامین شده است. سالانه حدود ۱۳۰۰۰ دلار صرف خرید کاغذ، هزینه های دسترسی مجدد به مدارک، حمل آنها به انباری متروکه، دراورهایی که این اسناد در آن بایگانی می شدند و همچنین خرید فولدرهای نگهداری از مدارک می شد که تمامی این هزینه ها کاسته شده است. بنابراین مزایای جایگزینی این برنامه بر متد قبلی غیرقابل شمارش است.
انباری متروکه شرکت این روزها بسیار تمیز و مرتب است. هر ماه مسئولان مربوطه تمام مدارک را که در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی ذخیره شده اند را دور می ریزند و دیگر اثری از آشفتگی نیست.
البته باید یادآور شویم که انباری متروکه شرکت هنوز هم خالی نیست. براساس قوانین و ضوابط ماساچوست تعدادی از مدارک و اسناد مانند کدملی کارکنان باید به صورت مکتوب و حفاظت شده نگهداری شوند. حالا این انباری متروکه به محل نگهداری این گونه اسناد تغییر کاربری داده است. با اینکه بیش از نیمی از انباری متروکه خالی است ما سعی در کاهش این اسناد و مدارک به حداقل ممکن را داریم.
پیش به سوی جلو
برای کاهش در هزینه و وقت امروزه در شرکت G&Fپا را فراتر نهاده و دستگاه کپی و اسکن را به طور مستقیم به مدیریت آرشیو الکترونیکی متصل کرده ایم که دیگر وقت کارمندان صرف ذخیره مجدد و ارسال مدارک به برنامه مدیریت آرشیو الکترونیکی نشود.
برنامه بعدی شرکت G&F تعمیم برنامه مدیریت آرشیو الکترونیکی به بخش منابع انسانی شرکت است تا مدارک و اسناد این بخش را نیز دیجیتال کنیم.
دیگروت به عنوان یک مصرف کننده از برنامه مدیریت آرشیو الکترونیکی می گوید: وقتی شما یک بار از این برنامه استفاده کردید و به مزایای آن پی بردید دیگر نمی توانید کار بدون این برنامه را متصور شوید.