سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی راهکاری جامع و هوشمندانه جهت مهاجرت از بایگانی های سنتی به الکترونیک می باشد که دسترسی سریع، مدیریتی بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت .
ما قصد داریم با ذکر نمونه های واقعی، تجارب و نتایج استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی را برای خوانندگان بازگو کنیم. در ادامه به داستان موفقیت شرکت پخش ولف یکی از شرکت های پخش محصولات ساختمانی؛ در استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی اشاره شده است.
شرکت ولف با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کیفیت خدمات به مشتریان خود را افزایش داد.این شرکت ۱۷۰ سال است که در صنعت پخش محصولات ساختمانی فعالیت دارد و واضح است که قدرت و توانایی مدیریت فعالیت ها و هزینه هایش را دارد. اما مسئله از وقتی آغاز شد که که این شرکت به بزرگترین تامین کننده کابینت های آشپزخانه و حمام و یکی از بزرگترین تامین کننده های فرآورده های ساختمانی در آمریکا تبدیل شد. این ارتقا باعث بسیاری از چالش ها نظیر انباشته شدن اسناد کاغذی در شرکت شد.
یکی از دلایل اصلی انباشته شدن کاغذها سیستم ارسال محصولات این شرکت بود. این شرکت حدود ۵۰ نمایندگی فعال در آمریکا دارد که هرکدام از این نماینده ها هر هفته به طور میانگین ۱۰۰ برگه درخواست حصول پرکرده و ارسال می کنند که با حدود ۳۵۰۰۰۰برگه تاییدیه دریافت محصول که از طرف شرکت تشکیل می شد تعداد زیادی از اسناد کاغذی را بر روی هم انباشته می کرد.
کِوین جکسون رییس بخش تکنولوژی شرکت ولف می گوید: من نمی توانم باور کنم که برای انجام یک پروسه ساده همچون کپی و فکس برگه تاییدیه ارسال محصولات تا چه حد وقت تلف می شد تا این برگه از میان انبوهی از اسناد و مدارک پیدا شود. جکسون و تیمش به وسیله مدیر راه حل های کلیدی شرکت دِیو با نرم افزار سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی آشنا شدند و با بررسی ویژگی ها و قابلیتهای این نرم افزار به این نتیجه رسیدند که این نرم افزار بهترین راه حل برای رهایی از شرایط موجود است. جکسون هچنین گفت: معرفی این نرم افزار یکی از بهترین کارهای تیم راه حل یاب شرکت بود.

اجرا سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی
در سه ماهه اول سال ۲۰۱۰ این سیستم در شرکت ولف راه اندازی شد. یکی از دلایل مصرف بیش اندازه کاغذ نیاز به امضای رسیدهای دریافت کالا از طرف مشتریان بود. از هنگامی که این سیستم اجرا شد به جای تمرکز بر روی ارتقای خدمات به مشتریان، تمرکز بر روی افزایش سودمندی کارمندان قرارگرفت.
نتیجه، کاهش فوری هزینه ها بود. در ۹۰ روز سیستم تایید دریافت کالا در شرکت به طور کامل پیاده شد. در این سیستم به جای ایجاد اسناد جدید بر روی بازگشت اسناد تمرکز می شد. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی یک سیستم سفارش آنلاین از طریق سایت I-Buy را ایجاد کرد. در این روش به محض اینکه سند وارد سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی شد برگه دریافت کالا در سایت I-Buy همیشه و همه جا در دسترس خواهدبود. این یکپارچگی به وسیله ایجاد یک لینک دریافت کالا در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی ممکن می شد.
جکسون می گوید: وقتی که ما برگه تایید دریافت کالا را پرینت می کردیم نسخه اصلی و امضا نشده آن را در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به صورت اتوماتیک ذخیره می کردیم و هنگامی که برگه امضاشده برمی گشت ما برگه را اسکن کرده و از طریق بارکد، شماره رسید و شماره مشتری به صورت اتوماتیک آن را در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی ذخیره می کردیم.
هم اکنون مشتریان و کارمندان می توانند تنها با چند کلیک به این اسناد دسترسی داشته باشند. با وارد شدن به سایت I-Buy مشتریان می توانند برگه رسید کالا را ذخیره کرده و در کامپیوتر خود نگه دارند. این سیستم بلافاصله تعداد تماسها با بخش خدمات مشتریان را کاهش داد و باعث صرفه جویی در وقت همه شد.
جکسون می گوید: ما از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی بسیار متشکریم چون مشتریانمان با استفاده از سیستم I-Buy 24 ساعت و ۷ روز هفته به اسنادشان بدون نیاز به کپی کردن آنها دسترسی دارند.
سودمندی در بخش خدمات به مشتریان
بخش خدمات به مشتریان یکی از بخشهای اصلی شرکت ولف است. پیش از ورود سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به این شرکت پروسه پر کردن برگه درخواست کالا یک امر وقت گیر و سخت برای مشتریان و کارمندان بخش خدمات به مشتریان بود. بعد از ورود سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی همه چیز تغییر کرد.
جکسون ادامه داد: گاهی مشتریان ما باید چند روز منتظر رسیدن کپی برگه ها می شدند اما حالا با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد اسکن و وارد سایت شده و تنها چند ساعت بعد در دسترس خواهندبود.
سیستم دریافت رسید الکترونیکی در تمام جهات باعث کاهش اصراف وقت در شرکت ولف شد اما بزرگترین دستاورد این سیستم کاهش زمان انتظار برای بازگشت اسناد امضاشده بود.
تیم راه حلهای شرکت از جمله بلاچر نیز از تاثیر سریع سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی در کاهش اسراف وقت در شرکت ولف متعجب بودند. بلاچر می گوید دیگر نیازی نبود که کارمندان بارها و بارها فرم ها را پر کنند و میانگین مدت تماسهای خدمات مشتریان برای درخواستهای جدید به ۵ دقیقه کاهش پیداکرد. این خبر وقتی بسیار مهم می شود که بدانیم این شرکت حدود ۵۰۰۰ تماس در هر هفته برای سفارشهای جدید دارد. ولف با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی حدود ۱۰۰۰۰ تماس را در سال کاهش داده است. به علاوه‌ افزایش در تولید، ولف اطمینان حاصل می‌کند که فایل ها همیشه در دسترس هستند.
بنا به گفته‌ی جکسون، سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی بی نهایت قابل اطمینان است. فایل های در هم ریخته و از دست رفته دیگر جایی ندارند و هر زمان که ما به یک فایل نیاز داریم آنها با ما چند کلیک فاصله دارند.
نگاهی به آینده با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی
با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی و قابلیت هایش، ولف کاملا از روند پردازش در سال های گذشته راضی است. ولف به دنبال این است که بتواند مفید و سازنده باشد. جکسون اضافه کرد، در نتیجه من خوش بین هستم که سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی می‌تواند جای خود را در تکنولوژی امروز باز کند. هر شرکت به صورت متوسط بین ۲۰ تا ۴۰ دلار برای بررسی هر حساب می‌پردازد. با وجود سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی شرکت هایی همچون ولف می‌تواند در این هزینه ها تا ۵۰% صرفه جویی کنند.