مفاهیم دفتر مدیریت پروژه PMO
امروزه و با گسترش روزافزون پروژه‌های عظیم عمرانی و تمایل سازمان‌های مختلف برای تعریف راهکارهای اقتصادی خود به صورت پروژه، کنترل و مدیریت بخش‌های مختلف این پروژه‌ها (نظیر مدیریت زمان، هزینه و تخصیص منابع) به دغدغه اصلی مدیران ارشد هر سازمان پروژه‌محوری بدل گشت.
راه حل اولیه، کنترل پروژه‌ها در سطح پروژه بود که مدیر پروژه، با توجه به نیازهای پروژه و فارغ از مصائب سایر پروژه‌های سازمان، راسا اقدام به تخصیص منابع مورد نیاز پروژه خود می‌کرد. همچنین از هر پروژه در طول عمر خود (از ابتدای فاز صفر که امکان‌سنجی پروژه می‌باشد تا تحویل کلیه تحویل‌شدنی‌ها) تجارب منحصر به‌فرد و متفاوتی حاصل می‌شد که با اتمام پروژه و به دلیل عدم ثبت این تجارب، سازمان مربوطه امکان استفاده از درس‌آموخته‌ها در پروژه‌های آتی خود را از دست می‌داد!
این مشکلات و بسیاری دیگر از این دست، مدیران ارشد را به فکر ایجاد واحدی مستقل در بدنه سازمان خود با نام «دفتر مدیریت پروژه (PMO)» انداخت تا بتوانند علاوه بر پوشش ضعف‌های سیستم مذکور، از این واحد به عنوان یک رکن اساسی در توانمندسازی و ایجاد موفقیت در سازمان‌های پروژه‌محور بهره جویند؛ تا جایی که ایجاد این دفتر، بهترین راه حل و مهمترین پدیده مدیریت پروژه در دهه اخیر شناخته شده است.
مساله‌ای که توجه بسیاری از مدیران پروژه‌ها را به خود معطوف کرده است محدودیت منابع، نحوه تخصیص آن و هزینه‌هایی است که در پروژه‌ها پرداخت می‌شوند. لذا مدیران پروژه‌ها تلاش می‌کنند با اعمال راهکارهای مناسب، اطمینان حاصل کنند که منابع به‌صورت اثربخش و کارا در پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
طولانی شدن زمان اجرای پروژه‌ها، ضعف مشهود کیفی پروژه‌های اجراشده، هزینه تمام‌شده بسیار بالای پروژه‌ها نسبت به برآوردهای اولیه و … را می‌توان به عنوان بخشی از زنجیره مشکلات مهم پروژه‌های کشور برشمرد.
اما مشکل دیگری که گریبان‌گیر سازمان‌های پروژه محور در داخل و خارج از کشور شده است، انجام همزمان چندین پروژه می‌باشد. پیچیدگی مدیریت همزمان تمامی منابع و دانش پروژه‌ها و به تبع آن تاثیر عملکرد پروژه‌ها بر نتایج نهایی سازمان‌ها روزبه‌روز در حال افزایش است و سازمان‌ها می‌بایست به دنبال یافتن راهکاری جهت اتمام سریع، ارزان و بهتر تمامی پروژه‌های خود باشند. نمونه‌های این مشکلات عبارتند از:
– تعارض بین پروژه‌ها در خصوص اولویت و ارجحیت استفاده از منابع
– ضعف در مستند‌سازی و اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها و راهکارهای برتر و تجارب پروژه‌ها
– عدم هماهنگی و مشکلات ارتباطی میان پروژه‌ها
– متدولوژی و روش‌های اجرایی نامناسب و مختلف مدیریت پروژه و عدم تناسب با شایستگی‌های مدیران پروژه‌ها
– عدم هم‌راستایی و انطباق اهداف پروژه‌ها با خط مشی و استراتژی‌های سازمان
– انجام کارهای موازی و افزایش دوباره‌کاری در پروژه‌ها
– افزایش پیچیدگی در سازمان به دلیل تعدد و تنوع پروژه‌ها و ایجاد واحدهای سازمانی موازی
– دشواری مدیریت یکپارچه پروژه‌ها
– دشواری زیاد در ایجاد توازن و تعادل بین پروژه‌های جاری و جدید
بررسی و دقت نظر در مسائل فوق بیانگر این موضوع است که مشکل از نوع ساختار و سازمان می‌باشد؛ لذا می‌بایست راهکاری از همین نوع ارائه گردد. با توجه به اینکه دفاتر مدیریت پروژه، مرکز راهکارهای مدیریت پروژه در داخل سازمان هستند، لذا ایجاد و به‌کارگیری آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد. در حقیقت دفتر مدیریت پروژه یکی از اقداماتی است که می‌تواند به منظور متمرکز‌سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرآیندهای مدیریت پروژه سازمان به‌کار برده شود.
در صورت استقرار دفتر مدیریت پروژه در کنار سایر بخش‌های سازمان می‌توان از بهبود عملکرد پروژه‌ها در زمینه‌های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل نمود. در این‌گونه دفاتر سعی شده است تا با ترغیب پروژه‌ها به استفاده از فرایندها، رویه‌ها و ابزارهای سازگار و کارآمد در مدیریت پروژه، منافع سازمان را چه ازلحاظ معیارهای کمی و چه ازلحاظ شاخص‌های کیفی تضمین کرد.
در دو بخش قبلی توضیحی اجمالی درباره دفتر مدیریت پروژه و مشکلاتی که سازمان‌های پروژه‌محور با افزایش روزافزون پروژه‌ها با آن دست به گریبان هستند را بیان کردم. اما برسیم به تعریف دقیق دفتر مدیریت پروژه:
«یک دفتر مدیریت پروژه (PMO)، یک واحد یا بدنه سازمانی است که می‌تواند مسئول مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه‌های زیرمجموعه قلمرو خود باشد. مسئولیت یک PMO می‌تواند دامنه‌ای شامل تدارکات، پشتیبانی، وظایف مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در برگیرد.»
بررسی‌های انجام‌شده نشان می‌دهد در سازمان‌های مختلف، دفتر مدیریت پروژه با اسامی گوناگون نامیده می‌شود که به ترتیب پرکاربردترین آن‌ها عبارتند از:
– دفتر مدیریت پروژه
– دفتر مدیریت طرح
– سایر اسامی(مانند گروه مدیریت پروژه، دفتر مدیریت پروژه سازمانی، دفتر توسعه مدیریت، دفتر راهبردی پروژه و …)
اما بد نیست نگاه کوتاهی به تاریخچه دفتر مدیریت پروژه و میزان مقبولیت آن در جهان و ایران بیاندازیم:
این دفتر در ابتدا توسط مقامات ارشد نظامی آمریکا در اوایل دهه ۸۰ میلادی و تحت مفهوم دفتر کنترل مرکزی در ارتش ارائه و اجرا شد.
اما در دهه آخر قرن بیستم، فواید استفاده از مدیریت پروژه که ابتدا فقط در صنایع هوا– فضا، دفاعی و ساخت صنایع سنگین دیده می‌شد، اکنون برای صنایع دیگر نیز مفید شناخته شد.
در آغاز قرن ۲۱ میلادی، آمریکائی‌ها با دفاتر مدیریت پروژه آشنا شده و یک مأموریت جدید برای دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفتند: دفتر مدیریت پروژه مسئول نگهداری تمامی دارائی‌های معنوی مرتبط با مدیریت پروژه و همچنین پشتیبانی فعالانه از برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت یا سازمان می‌باشد.
در آخرین آمارگیری که در سال ۲۰۱۰ انجام شد، بیش از ۸۴٪ از شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه محور آمریکائی، PMO را به صورت موثر راه‌اندازی کرده بودند و از آن استفاده می‌کردند؛ ضمنا نیمی از باقی‌مانده شرکت‌ها هم در صدد راه‌اندازی آن طی یک سال آینده بودند.
اما در ایران وضعیت به چه گونه است؟
بر طبق آمارهایی که در سال ۱۳۸۹ توسط سازمان مدیریت صنعتی ایران منتشر شد، بیش از ۶۴٪ شرکت‌ها از دفتر مدیریت پروژه بی‌بهره‌اند و اکثر شرکت‌هایی هم که مدعی ایجاد این دفتر در سازمان خود هستند، تنها برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را انجام می‌دهند و از باقی مزایا و وظایف PMO اطلاعی ندارند!
همین موضوع الزام آشنایی با مفاهیم دفتر مدیریت پروژه را مشخص می‌کند تا سازمان‌ها و شرکت‌های وطنی هم از این پدیده مدیریت پروژه قرن بی‌بهره نمانند!
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه:
بلوغ در مدیریت پروژه به معنای پیاده‌سازی یک متدولوژی استاندارد و فرآیندهای مربوطه بوده، به‌نحوی که احتمال تکرار موفقیت را افزایش دهد. پنج مرحله تکامل دفتر مدیریت پروژه در زیر به صورت خلاصه توضیح داده شده است؛ این پنج سطح، معرف توانایی پیشرفت در ارتقای توانایی‌های اجرایی هستند که برای تأمین نیازهای محیط پروژه و اهداف تجاری مربوطه به سازمان مرتبط با آن قابل دستیابی می‌باشند.
سطح ۱ کنترل پروژه:
نقش PMO در سطح یک بلوغ، «مجری» یعنی اعمال کننده اکثر کارکردهای مدیریت پروژه است؛ یعنی سیاست‌ها، اقدامات و راهنمایی‌های معنی شده به‌وسیله مراجع بالاتر را در محیط مدیریت پروژه برای پیاده‌سازی تیم پروژه وارد می‌کند.
سطح ۲ کنترل فرایندها:
در سطح دوم بلوغ، PMO باید انطباق کامل خود با سازمان ذی‌ربط و مؤثر بودن حرفه مدیریت پروژه را ثابت نماید. در این سطح PMO با نظارت و کنترل چندین پروژه در ارتباط است.
سطح ۳ توسعه و پشتیبانی فرایندها:
در سطح سوم بلوغ، PMO به‌عنوان یک فرصت رقابتی سازمان مطرح می‌شود و در این سطح PMO با تمرکز بیشتر بر ارائه پشتیبانی فرآیندها توسعه می‌یابد.
سطح ۴ امور تجاری:
در سطح چهارم، PMO نتایج پروژه را از دیدگاه تجاری، مدیریت و نظارت می‌کند. کارکنان در این سطح می‌توانند شامل تحلیلگران سازمانی و متخصصین در زمینه‌های مختلف از قبیل امور حقوقی، واحد قراردادها، مدیریت تدارکات، خدمات مشتری و غیره باشند.
سطح ۵ استراتژی:
دفتر PMO در سطح پنجم بلوغ، یک واحد کاری مستقل درون‌سازمانی می‌باشد که مسئولیت عملیات و کارکرد مدیریت پروژه‌ها را در سرتاسر سازمان به عهده دارد. معمولاً یکی از معاونین سازمان در این سطح مسئول PMO می‌باشد.
الزاماً تمام سازمان‌ها نیازمند به داشتن یک PMO سطح ۵ نیستند و در حقیقت برای بیشتر سازمان‌ها، حتی سطح توسعه و پشتیبانی فرآیندها (منظور سطح سوم) نیز احتمالاً فراتر از نیازهای موجود آن‌ها خواهد بود؛ اما اگر سازمان تمایل به استقرار یک PMO در سطح ۳ را داشته باشد، باید اطمینان حاصل کند که توانایی‌های سطوح یک و دو PMO را به دست آورده است.اما سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه و سطح بلوغ مدیریت پروژه هر سازمان چه ارتباطی با هم دارند؟
نتایج بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهند که سازمان‌های دارای PMO نسبت به سازمان‌هایی که فاقد آن هستند به‌طور قابل توجهی قابلیت‌های مدیریت پروژه بالغ‌تری دارند. در حقیقت، ارتقاء بلوغ PMO می‌تواند سطوح بلوغ مدیریت پروژه سازمان را ارتقاء داده و برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد نماید. در جدول زیر تأثیر سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان بر وضعیت دفتر مدیریت پروژه و سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه متناظر با آن نمایش داده شده است. در هنگام طرح‌ریزی PMO در سازمان، نخست باید نسبت به تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان اقدام کرد و ارتقاء هر یک، به ارتقاء دیگری کمک می‌کند؛ در واقع یک تناظر یک به یک بین این دو برقرار است.
مسئولیت‌ها، کارکردها و وظایف دفاتر مدیریت پروژه از چند منظر و دیدگاه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، در زیر به مواردی از این دیدگاه‌ها که توسط شرکت‌های معتبر مدیریت پروژه، مدیران پروژه سرشناس و یا سازمان‌های مولف استانداردهای مدیریت پروژه منتشر شده‌اند، به طور خلاصه اشاره می‌کنم:
۱- از منظر پی‌ام باک
مسئولیت‌های یک دفتر مدیریت پروژه می‌تواند طیفی از وظایف پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را شامل شود. به یک دفتر مدیریت پروژه ممکن است اجازه داده شود که به‌عنوان یک ذینفع کامل و یک تصمیم‌گیرنده کلیدی در طی فاز آغازین پروژه عمل کند، پیشنهاد‌هایی را ارائه نماید یا پروژه‌ها را فسخ کند، یا اقداماتی را در راستای حفظ اهداف تجاری انجام دهد؛ به‌علاوه ممکن است دفتر مدیریت پروژه در انتخاب، مدیریت و نقل‌وانتقال منابع مشترک یا اختصاصی پروژه درگیر شود. کارکرد اولیه یک دفتر مدیریت پروژه در راستای پشتیبانی مدیران پروژه در تنوعی از روش‌ها (که البته محدود به موارد زیر نمی‌شوند) عبارت‌اند از:
• مدیریت منابع مشترک تمامی پروژه‌های تحت اداره توسط دفتر مدیریت پروژه
• شناسایی و توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، راهکارهای برتر و استانداردها
• مربیگری، ارشاد، آموزش و مراقبت
• نظارت بر سیاست‌ها، رویه‌ها، الگوها و استانداردهای مدیریت پروژه از طریق حساب‌رسان پروژه
• توسعه و مدیریت سیاست‌ها، رویه‌ها، الگوها و دیگر مستندات مشترک پروژه
• هماهنگی ارتباطات بین پروژه
۲- از منظر رابرت ویسوکی
کارکردهای این دفتر از منظر وی در ۶ حوزه زیر دسته‌بندی می‌شوند:
الف- پشتیبانی از پروژه
ب- مشاوره و ارشاد
ج- روش‌ها و استانداردها
د- ابزارهای نرم‌افزاری
ح- آموزش
و- کارمندان و توسعه
۳- از منظر شرکت پی‌ام سولوشن
این شرکت با توجه به تحقیقی که در سال ۲۰۱۰ بر روی ۲۹۱ شرکت انجام داد، ۱۰ وظیفه اصلی دفتر مدیریت پروژه را به ترتیب ذیل معرفی کرده است:
– پیاده‌سازی و مدیریت استانداردها و متدولوژی‌های مدیریت پروژه
– پیاده‌سازی و مدیریت الگوها، رویه‌ها و سیستم‌های پروژه
– کنترل و پایش طرح‌ها و پروژه‌ها
– مربیگری و ارشاد
– برنامه‌ریزی طرح‌ها و پروژه‌ها
– هماهنگی بین چندین پروژه همزمان
– پیگیری پرتفولیو
– مدیریت تغییر و پیگیری مسائل
– پیاده‌سازی و مدیریت فرآیندهای نظارت
– به پایان رساندن پروژه‌ها و طرح‌ها
۴- از منظر جرارد ام. هیل
در یک تقسیم‌بندی ۲۰ وظیفه اصلی دفتر مدیریت پروژه در پنج گروه زیر دسته‌بندی می‌شوند:
• مدیریت عملی (Practical Management):
یک رویکرد عمومی و ساختار مرجع برای هدایت فعالیت‌های مدیریت پروژه در سازمان پروژه محور فراهم می‌کند. این حوزه از وظایف استاندارد اجرای پروژه را تعیین می‌کند و به ایجاد فرآیندها و ابزار مدیریت پروژه می‌پردازد و به تولید محیط مدیریت پروژه مشترک که شامل دسترسی به بایگانی و کتابخانه مرجع پروژه می‌باشد، می‌پردازد.
• مدیریت زیرساخت‌ها (Infrastructure Management):
شامل تسهیل تأسیس محیط حرفه‌ای مدیریت پروژه می‌باشد. این حوزه از وظایف به سنجیدن وضعیت جاری مدیریت پروژه می‌پردازد و همچنین به یکپارچه کردن برنامه‌ها برای وضعیت آینده پروژه و شامل پرداختن به سیاست‌ها و مکانیسم‌های مورد نیاز برای رسیدن به صلاحیت‌ها و بلوغ سازمان می‌باشد. این گروه از وظایف به تعیین ساختار و ذینفعان لازم برای اجرا موفق پروژه می‌پردازد.
• یکپارچه‌سازی منابع (Resource Integration):
به مدیریت شایستگی، در دسترس بودن و کارایی منابع می‌پردازد. این گروه وظایف دفتر مدیریت پروژه را قادر می‌سازد که با مدیران منابع، مشارکت کند تا به شناسایی، تخصیص و مدیریت مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه بپردازد و دفتر مدیریت پروژه را قادر سازد تا به مدیریت پروژه به‌عنوان یک کار روبه‌پیشرفت شکل دهد و به توسعه همه‌جانبه تیم پروژه بپردازد.
• پشتیبانی فنی (Technical Support):
با فراهم آوردن پیشنهاد‌ها مدیریت پروژه‌ای، تدابیر و حمایت‌ها از تیم پروژه می‌پردازد. این گروه از وظایف از توانایی، دانش و تجربه مدیران پروژه برای فراهم آوردن پیشنهاد‌هایی برای محیط پروژه استفاده می‌کند. فراهم آوردن طیفی از برنامه‌های پروژه، تسهیلات، فعالیت‌های حمایتی، برنامه‌ریزی و هدایت ممیزی، بازنگری مدیریت پروژه و فراهم آوردن حمایت برای بهبود پروژه زیرمجموعه این گروه وظایف است.
• تطبیق با کسب‌وکار (Business Alignment):
به معرفی چشم‌انداز تجاری سازمان به محیط پروژه می‌پردازد. این گروه وظایف به مدیریت سبد پروژه سرکشی می‌کند و به تسهیل تعامل هیئت‌مدیره با مدیر پروژه برای افزایش اشتراکات مدیریت پروژه درگیر با کیفیت کسب‌وکار می‌پردازد و به مدیریت وابستگی بین مشتری و تأمین‌کننده/ پیمانکار رسیدگی می‌کند و به تسهیل نقش آن‌ها به‌عنوان ذینفع می‌پردازد. این موارد در جدول زیر نمایش داده‌شده‌اند:
مدل‌های مفهومی دفتر مدیریت پروژه
یک دفتر مدیریت پروژه باید به‌منظور قرار گرفتن در ساختار فعلی سازمان منعطف باشد مگر اینکه مقادیر قابل‌توجهی از منابع، زمان و توان کافی برای ایجاد تغییر در ساختارهای موجود وجود داشته باشد. در این بخش ابتدا طبقه‌بندی بر اساس سطوح بلوغ و تکامل مورد بحث قرار می‌گیرد و در بخش بعدی، طبقه‌بندی بر اساس جایگاه سازمانی موردبحث قرار می‌گیرد.
دفتر مدیریت پروژه از لحاظ سازمانی می‌تواند در قالب مدل‌های سه‌گانه زیر اتخاذ شود:
۱- مدل مخزن پروژه
در این مدل دفتر مدیریت پروژه درگیر تصمیمات اجرایی نمی‌شود و یک مخزن اطلاعات جامع از بهترین راهکارها و تجارب مدیریت پروژه و همچنین استانداردها و متدولوژی پروژه است. با استقرار این مدل می‌توان با استفاده از مجموعه‌ای منسجم از ابزارها و تکنیک‌های طراحی، مدیریت و گزارش‌گیری را تسهیل نمود و همچنین به مواردی از قبیل معرفی متدولوژی‌ها، ابزارها و حوزه‌های دانشی که برای مدیریت پروژه به کار می‌آیند، پرداخته می‌شود. این مدل بیشتر در سازمان‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که توان نظارتی مدیریت ارشد ضعیف باشد و یا در سازمان‌هایی که اختیارات در درون پروژه‌ها تسهیم شده باشد.
۲- مدل مخزن- مربی پروژه
در این حالت دفتر مدیریت پروژه در سازمان خود نقش فعال‌تری دارد و توسعه‌ای از مدل مخزن است. این دفتر، مرکزی از شایستگی‌هایی است که متخصصان پروژه به آن نیاز دارند. در این حالت تمایلی برای به اشتراک گذاشتن برخی فعالیت‌های مدیریت پروژه و برخی مسئولیت‌ها و اقدامات مستند شده مدیریت پروژه در واحدهای وظیفه‌ای سازمان وجود دارد و دفتر مدیریت پروژه به‌منظور هماهنگی روابط بین بخشی استفاده می‌شود. در این حالت امکان دارد دفتر مدیریت پروژه نقش سبد پروژه را ایفا کند اما معمولاً حق ورود به حیطه بازبینی و تأیید را ندارد و ضمن اینکه عملکرد پروژه به‌طور فعال نظارت می‌شود، اولویت و وضعیت پروژه مشخص می‌شود.
در این مدل، دفتر مدیریت پروژه در جهت ارتقاء عملکرد سازمانی و نیز تعلیم و پرورش مدیران کم بازده و جدید تلاشی مضاعف دارد؛ بنابراین سعی دارد از طریق ارتباطات مشاوره‌ای بین مدیران با عملکرد بالا و مدیران کم‌توان اقدامات مقتضی را تدارک ببیند. دفتر مدیریت پروژه در این مدل ساختاری است دائمی که نوعی تعهد سرپرستی بر کل پروژه‌ها ازجمله وظایف آن است. همچنین دفتر مدیریت پروژه در این مدل بر تهیه گزارش‌های عملکرد پروژه نظارت می‌کند، اما انجام اقدامات اصلاحی در حیطه کاری آن نمی‌باشد. در هر صورت این مدل یک مرکز با صلاحیت برای تأمین مهارت‌ها و کارشناسی‌های موردنیاز پروژه‌های سازمان می‌باشد.
۳- مدل مخزن- مربی- مدیر پروژه (دفتر مدیریت پروژه سازمانی)
این مدل بر ارائه مشاوره‌های داخلی برای نظارت و سرپرستی کلیه پروژه‌ها تأکید دارد و همچنین به دفتر مدیریت پروژه اختیارات بیشتری به‌منظور ارزیابی، تأیید و نظارت بر اجرای پروژه‌ها داده‌شده است. این مدل پایدارترین مدل سازمانی متمرکز است که قابلیت‌ها و مسئولیت‌های مدیریت پروژه را در دفتر مدیریت پروژه مرکزیت می‌دهد. دفتر مدیریت پروژه مسئول سبد پروژه‌ها می‌باشد، در این مدل بانکی از اطلاعات مدیران پروژه وجود دارد که حسب نیاز پروژه‌ها، آن مدیران به پروژه‌ها اختصاص می‌یابند. نقش دفتر مدیریت پروژه در این مدل وسیع‌تر از دو مدل قبلی است و این دفتر می‌تواند در قالب یک نقش نظارتی یا یک فرایند حکمرانی به ارزیابی قلمرو پروژه‌ها، تخصیص منابع، تنظیم بودجه و زمان، آنالیز ریسک، صدور مجوز راه‌اندازی پروژه‌ها، ارزیابی پروژه‌ها از جهت رعایت ریسک و… بپردازد؛ بنابراین دفتر مدیریت پروژه سازمان برحسب بلوغ و رشد یافتگی سازمان در حوزه وسیعی از امور به کمک سازمان شتافته و رفتارهای آن را از حالت واکنشی به کنشی تبدیل می‌کند.
مدل‌های دفتر مدیریت پروژه بر اساس نقش و جایگاه دفتر مدیریت پروژه در سازمان که به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:
۱- مدل سلسله مراتبی
۲- مدل مدیریتی و پشتیبانی
۳- مدل دفاتر سبد پروژه، طرح و پروژه
در این بخش به معرفی خصوصیات مدل سلسله مراتبی می‌پردازیم:
۱- مدل سلسله مراتبی:
در مدل سلسله مراتبی، دفاتر مدیریت پروژه در سه سطح سازمانی قابل طرح‌ریزی می‌باشند:
• سطح یک دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه (عملیاتی)
این دفتر مسئولیت عملیاتی پروژه خاصی را در سازمان بر عهده دارد و تمرکز آن فقط بر اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه می‌باشد. دفتر پروژه می‌تواند مسئولیت عملیات و اجرای هر پروژه را به‌صورت خاص که دربرگیرنده فرآیندهای مدیریتی آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اختتام می‌باشد را بر عهده داشته باشد. در صورت وجود دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان و طرح‌ریزی متدولوژی مدیریت پروژه توسط آن، دفتر مدیریت پروژه مسئولیت اجرای متدولوژی‌های طرح‌ریزی‌شده را بر عهده خواهد داشت.
• سطح دو) دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش (تاکتیکی)
این واحد مسئولیت برنامه‌ریزی جامع عملیاتی پروژه‌های یک واحد و یا یک دپارتمان خاصی از سازمان را عهده‌دار می‌باشد، این دفتر بر استفاده اثربخش از متدولوژی‌های مدیریت پروژه که توسط دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان تدوین و ابلاغ گردیده است، نظارت می‌نماید. دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش که زیرمجموعه معاونت‌هایی چون فنی- مهندسی، طرح و برنامه، IT و … قرار می‌گیرد، می‌تواند مسئولیت تخصیص بودجه پروژه‌های معاونت مربوط به خود، نظارت بر اجرای متدولوژی مدیریت پروژه در پروژه‌های معاونت و تحلیل انحرافات و تأخیرات پروژه‌های معاونت از برنامه مبنا را عهده‌دار باشد. در بعضی از سازمان‌ها دفتر مدیریت پروژه در این سطح به‌عنوان مدیریت امور پروژه‌ها تعریف می‌گردد. این واحد که مسئولیت اصلی آن در حوزه تاکتیکی سازمان می‌باشد، مسئولیت نظارت بر کاربرد اثربخش متدولوژی مدیریت پروژه که توسط دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان طراحی و تدوین‌شده و به‌وسیله دفتر پروژه در هر یک از پروژه‌های معاونت در حال اجرا می‌باشد را بر عهده دارد. این واحد نتیجه گزارش‌ها و عملکردهای خود را به مدیر واحد دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان ارائه می‌نماید و مسئولیت نظارت بر وضعیت پروژه‌های در دست اقدام هر معاونت را با توجه به معیارها و شاخص‌های تعیین‌شده توسط دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان را انجام می‌دهد. در صورت وجود دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان، دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش می‌تواند حلقه واسطی بین سطح راهبردی مدیریت پروژه (دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان) و سطح عملیاتی مدیریت پروژه (دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه) در سازمان‌های پروژه محور محسوب گردد.
• سطح سه) دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان (راهبردی)
دفتر مدیریت پروژه در این سطح کلیه پروژه‌های سازمان را در برمی‌گیرد و مأموریت اصلی آن ارائه بهترین روش‌های مدیریت پروژه جهت اتمام موفقیت‌آمیز کلیه پروژه‌های سازمان می‌باشد. دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان (دفتر مدیریت پروژه راهبردی نیز نامیده می‌شود) به‌طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل قرار داشته و می‌تواند مسئولیت‌های راهبردی مدیریت پروژه سازمان را ازجمله شاخص‌های ارزیابی و انتخاب پروژه‌های سبد پروژه، تدوین متدولوژی انواع پروژه‌های سازمان و تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان و… را بر عهده داشته باشد.
به‌طورکلی طرح‌ریزی و پیاده‌سازی سه سطح فوق عمدتاً در سازمان‌های بزرگ که از تعداد پروژه‌های در دست اقدام زیاد و مبالغ قراردادی بالا برخوردار می‌باشند انجام می‌گیرد و در سازمان‌های متوسط و کوچک ممکن است با توجه به محدودیت‌های موجود در زمینه منابع مالی و نیروی انسانی، سطوح دفتر مدیریت پروژه به دو سطح تاکتیکی و عملیاتی و یا یک سطح عملیاتی کاهش پیدا کند. توجه به این نکته ضروری است که عامل کلیدی تعیین‌کننده در تعداد سطوح مورد نیاز برای دفاتر مدیریت پروژه در سازمان، اندازه آن می‌باشد. به‌عبارت دیگر، دفاتر مدیریت پروژه در سازمان به فراخور اندازه آن سازمان طرح‌ریزی می‌گردند. عوامل تأثیرگذار در اندازه سازمان، تعداد کارکنان، تعداد پروژه‌ها، مبلغ قراردادی پروژه‌ها و پیچیدگی‌های تکنولوژیکی پروژه‌های آن می‌باشد.
۲- مدل مدیریتی و پشتیبانی
نوع دیگری از مدل‌های مفهومی مطرح برای دفاتر مدیریت پروژه، مدل‌های پشتیبانی و مدیریتی می‌باشند که اساس تفاوت میان آن‌ها نقشی است که از جانب سازمان بر عهده دفتر مدیریت پروژه گذاشته‌شده است.
الف- مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی:
در این مدل دفتر مدیریت پروژه به‌عنوان مرکز مدیریت پروژه در سازمان عمل کرده و تأثیر به‌سزایی روی استانداردها و فرآیندهای مربوط به حکمرانی پروژه‌ها ایفا می‌نماید و در اغلب موارد در قبال مدیریت ارشد در زمینه تثبیت جهت‌گیری‌ها و چشم‌انداز اجرایی پروژه‌ها پاسخگو می‌باشد. علاوه بر این، مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی اغلب نقش مدیر سبد پروژه را بازی می‌کند که با مدیریت ارشد همکاری نزدیکی داشته و وظایف زیر را به انجام می‌رساند:
• تعیین کردن اینکه آیا پروژه‌ها تحت کنترل سازمان قرار دارند یا خیر
• گزارش‌دهی در زمینه وضعیت تمامی پروژه‌های سبد پروژه
• هشدار دهی به مدیریت ارشد در خصوص مشکلات بالقوه
• ارائه مشاوره به مدیریت ارشد در خصوص راه‌حل‌های احتمالی
از آنجا که معمولاً این مدل از پشتیبانی قابل‌ملاحظه مدیریت ارشد سازمان برخوردار می‌باشد، قادر است تا تأثیر گسترده‌ای بر سازمان داشته باشد و از این طریق بهترین عملکردها را در سازمان پیاده‌سازی کرده و از بلوغ تدریجی مدیریت پروژه در سازمان حمایت نماید. علاوه بر این، مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی احساس مهم و حرفه‌ای بودن را در میان مدیران پروژه تقویت می‌نماید.
در مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی، مدیر دفتر مدیریت پروژه اغلب یکی از مدیران ارشد سازمان محسوب شده و به مدیرعامل و یا قائم مقام وی گزارش می‌دهد. در حالت ایده‌آل، وی باید از میان مدیران موفق طرح‌ها و پروژه‌های سازمان انتخاب شود تا بتواند به‌عنوان یک الگوی مبنا برای سایر مدیران پروژه عمل کند. شرط اصلی موفقیت در مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی آن است که بتواند حمایت مدیریت ارشد سازمان را با گذشت زمان حفظ کند. مشکلات پیاده‌سازی این مدل، زمان‌بر بودن و مقاومت از سوی مدیران وظیفه‌ای به‌دلیل محدودتر شدن اختیارات و نیز مشخص شدن نقاط ضعف و اشتباهاتشان می‌باشد.
مدل بعدی، «مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای یا پشتیبانی» نام دارد:
ب- مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای یا پشتیبانی
این مدل نیازمندی‌های مدیریت پروژه سازمان را از طریق ارائه خدمات مشاوره‌ای و تربیتی برآورده می‌سازد. در این مدل، مسئولیت مدیریت و نظارت مستمر بر پروژه‌ها بر عهده واحدهای وظیفه‌ای سازمان گذاشته می‌شود. مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای ممکن است نسبت به تثبیت استانداردهایی برای فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان اقدام نماید و حتی ممکن است به‌عنوان مرکز تخصصی مدیریت پروژه در سازمان در نظر گرفته شود، اما به‌ندرت مسئولیت مستقیم فعالیت‌های پروژه‌ها را بر عهده می‌گیرد. این مدل می‌تواند نقش کمک‌کننده به پروژه‌های دچار مشکل شده را ایفا کرده و به فراهم آوردن فرصت‌هایی برای مدیران و کارکنان پروژه‌ها بپردازد. مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای می‌تواند به‌عنوان بخشی از یکی از واحدهای سازمان به فعالیت بپردازد. این مدل مزیت‌های متعددی را به همراه دارد از جمله آنکه می‌تواند در ساختار موجود سازمان شکل پیدا کند بدون آنکه به تغییر آن منجر بشود. دیگر اینکه مسئولیت سایر واحدهای وظیفه‌ای سازمان را تحت تأثیر قرار نمی‌دهد و صرفاً به ارائه خدمات راهنمایی و مشاوره‌ای می‌پردازد، از این‌رو با مقاومت روبه‌رو نمی‌گردد.
همچنین دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای می‌تواند وظایفی مانند آموزش‌های مدیریت پروژه، یکپارچه‌سازی گزارش‌ها، گردآوری و توزیع بهترین عملکردها و مدیریت نرم‌افزارها را به انجام برساند و از این طریق هزینه‌های مدیریتی سربار هریک از پروژه‌ها را کاهش داده و در مجموع به افزایش سودآوری در سازمان کمک کند.
مشکل اساسی این مدل، دشواری در پذیرفته شدن توسط سازمان به دلیل محدود بودن اختیارات آن می‌باشد. به‌عبارت‌دیگر، مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای می‌تواند بهترین عملکردها، استانداردها و الگوهای مناسب برای سازمان را فراهم نماید، اما اگر این موارد توسط پروژه‌ها پذیرفته نشوند و به‌عنوان استانداردهایی در سازمان، اجرایی و عملیاتی نگردند، آنگاه احتمال موفقیت طولانی‌مدت در ایجاد تغییرات در سازمان بسیار اندک خواهد بود. تنها راه غلبه بر این مشکل، کسب تعهد مدیریت ارشد سازمان است، بدین معنی که مدیریت ارشد سازمان باید به‌صورت رسمی وظایف دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای را به اطلاع کلیه مدیران پروژه و واحدهای وظیفه‌ای سازمان رسانده و در عمل از عملکرد دفتر مدیریت پروژه دفاع کند.
در دو تصویر زیر، نحوه قرارگیری دفتر مدیریت پروژه مدیریتی و پشتیبانی در چارت سازمانی به نمایش در‌آمده است:
(نمونه‌ای از محل قرارگیری مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی در ساختار سازمانی)
(نمونه‌ای از محل قرارگیری مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره‌ای در ساختار سازمانی)
آخرین مدل از زیرمجموعه دفاتر مدیریت پروژه اساس جایگاه سازمانی، مدل «دفاتر سبد پروژه، طرح و پروژه» می‌باشد که به P3O هم معروف می‌باشد (Portfolio, Plan and Project Ofiices).
۳- مدل دفاتر سبد پروژه، طرح و پروژه
این مدل توسط دفتر تجاری انگلستان ارائه گردیده است. اساس این مدل، ایجاد ارزش‌افزوده در سازمان از طریق راه‌اندازی سه دفتر با عناوین دفتر سبد پروژه، دفتر طرح و دفتر پروژه به‌صورت همزمان می‌باشد که از میان آن‌ها، دفتر سبد پروژه بخش ثابت و دائمی سازمان محسوب گردیده و دو دفتر دیگر حالت موقتی داشته و می‌توانند با اخذ هر طرح و یا پروژه جدید توسط سازمان برحسب ضرورت ایجاد شوند. البته این مدل را می‌توان به شکل‌ها و حالات مختلفی برای سازمان متناسب‌سازی کرده و به‌کار گرفت. این مدل می‌تواند در زمینه‌های زیر به نحو مؤثری به سازمان کمک کند:
۱- حکمرانی بر طرح‌ها و پروژه‌ها به‌صورت مؤثر
۲- پاسخگو نگه داشتن کارکنان
۳- اولویت‌بندی طرح‌ها و پروژه‌ها و ایجاد همسویی با استراتژی‌های سازمان
۴- حفظ ارزش‌ها مانند (سود، طرح تجاری و غیره)
۵- افزایش سرمایه‌گذاری روی کارکنان و فرآیندها
۶- ردیابی پیشرفت از طریق گزارش‌دهی نکات برجسته و استثنائات
موفق‌ترین حالت این مدل زمانی است که بتواند به‌صورت فعالانه با رهبران کسب‌وکار سازمان ارتباط برقرار کرده و خدمات مورد نیاز آنان را برای ایجاد حداکثر ارزش افزوده در طرح‌ها و پروژه‌ها دنبال نماید. همچنین این مدل با توجه به اینکه بر تشکیل سه دفتر سبد پروژه، طرح و پروژه به‌صورت همزمان تأکید دارد، این قابلیت را دارا می‌باشد که تمامی کارکردهای عمومی دفتر مدیریت پروژه را تحت پوشش قرار داده و به انجام برساند.
طی چند بخش گذشته بررسی نسبتا جامعی درباره مدل‌های مختلف دفاتر مدیریت پروژه انجام دادیم، اما بیش از هر چیز توجه به این نکته ضروری است که جهت طرح‌ریزی دفتر مدیریت پروژه در سازمان، انتخاب مدل مناسبی با توجه به سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان و کارکردهای مورد انتظار از آن، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر می‌باشد؛ چرا که این نوع مدل انتخابی است که چارچوب و جهت‌گیری کلی دفتر مدیریت پروژه را در سازمان تعیین خواهد نمود؛ اما همان‌گونه که در این چند بخش اخیر تشریح گردید، مدل‌های بسیاری در زمینه دفتر مدیریت پروژه از سوی صاحب‌نظران مختلف مطرح گردیده است که تعدد و تنوع آن‌ها ممکن است درک و بهره‌گیری مناسب از آن‌ها را دشوار نماید. نکته قابل‌تأمل در این زمینه آن است که اگرچه وجوه اشتراک و شباهت‌های زیاد میان مدل‌های مطرح‌شده برای دفتر مدیریت پروژه در سازمان وجود دارد، اما بعضی از مدل‌های موجود نسبت به سایر مدل‌ها دارای ویژگی‌های برجسته‌ای می‌باشند که آن‌ها را از سایر مدل‌ها متمایز می‌سازند که توجه به مطالب گفته شده در این کانال، زمینه‌ساز انتخاب مدل مناسب دفتر مدیریت پروژه می‌شود. در نهایت اگر بخواهیم یک جمع‌بندی کوتاه داشته باشیم، مدل‌های مختلف دفاتر مدیریت پروژه به‌صورت چارت زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:
آخرین مبحث در زمینه تعاریف اساسی دفاتر مدیریت پروژه به ساختار سازمانی آن برمی‌گردد. سازمان‌های مختلف رویکردهای متفاوتی را برای ساختار دفتر مدیریت پروژه اتخاذ می‌کنند که در ادامه به تشریح ساختارهایی که در عمل وجود داشته‌اند پرداخته می‌شود:
۱- مجازی در مقابل واقعی
یک دفتر مدیریت پروژه مجازی همه کارهای هر یک از دفاتر مدیریت پروژه را انجام می‌دهد به‌جز اینکه کارمندانش به واحدهای سازمانی تخصیص دارند. اعضای این‌گونه از دفاتر مدیریت پروژه تنها زمانی که خدماتشان مورد نیاز است در دسترس هستند. به‌غیر از یک مدیر و شاید فردی برای پشتیبانی اداری، دفاتر مدیریت پروژه مجازی هیچ‌گونه کارمند رسمی دیگری ندارند. کارمندان حرفه‌ای از واحدهای کسب‌وکار که مشغول پروژه‌ها هستند برای خدمات داوطلبانه به دفتر مدیریت پروژه در زمان مورد نیاز توافق کرده‌اند که این وضعیت دائمی نیست. این افراد که عموماً مدیران پروژه هستند، در مورد ایفای نقش برای دوره‌ای از زمان توافق کرده‌اند و بعد از آن جایگزین می‌شوند. در بسیاری از موارد آن‌ها تنها برای انجام نوع خاصی از خدمات داوطلب می‌شوند. یک دفتر مدیریت پروژه واقعی دارای کارمندان متخصص و برنامه‌ریزی‌شده است که چه‌بسا شامل تعدادی از مدیران ارشد پروژه نیز می‌باشد.
۲- کنشی در مقابل واکنشی
دفتر مدیریت پروژه کنشی مطابقت نزدیکی با دفتر مدیریت پروژه واقعی دارد و دفتر مدیریت پروژه واکنشی مطابقت نزدیکی با دفتر مدیریت پروژه مجازی دارد. دفتر مدیریت پروژه واقعی می‌تواند کنشی باشد زیرا کارمندانی برای پذیرش وظایف رهبری در پروژه‌های مختلف به‌منظور بهبود فرآیندها و راهکارهای مدیریت پروژه دارد و برعکس؛ دفتر مدیریت پروژه واکنشی کارمند ندارد و فقط به کمک در پاسخ‌دهی به درخواست‌های مدیران یا اعضای تیم پروژه می‌پردازد. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند هم کنشی باشد و هم واکنشی. نقش کنشی آن شامل نظارت و تطابق فعالیت‌ها می‌شود و نقش واکنشی آن شامل پشتیبانی از مدیران پروژه و تیم‌ها برحسب درخواست و نیاز می‌شود.
۳- موقتی در مقابل دائمی
در میان اشکال مختلف دفاتر مدیریت پروژه، برخی ساختار موقتی دارند و برخی دیگر دائمی. این تصمیم بر مبنای نوع پروژه‌هایی که آن‌ها پشتیبانی می‌کنند، اتخاذ می‌گردد:
• موقتی: دفاتر مدیریت پروژه‌ای که موقتی هستند معمولاً دفاتر برنامه نامیده می‌شوند و آن‌ها از نیازهای اجرایی گروهی از پروژه‌هایی که دارای اهداف و مقاصد مربوط هستند، پشتیبانی می‌کنند. هنگامی‌که این پروژه‌ها به اتمام رسیدند این دفاتر منحل می‌شوند. بسیاری از پروژه‌های دولتی دفاتر برنامه دارند.
• دائمی: دفاتر مدیریت پروژه‌ای که دائمی‌اند با نام‌های مختلفی نامیده می‌شوند ازجمله: دفتر پروژه، دفتر کنترل پروژه، دفتر مدیریت پروژه سازمانی، مرکز تعالی مدیریت پروژه و… این دفاتر دامنه‌ای از خدمات پشتیبانی پروژه‌ها را که به‌وسیله واحد سازمانی نسبت به اهداف و مقاصدشان گروه‌بندی شده‌اند، ارائه می‌کند.
آخرین مبحث در زمینه تعاریف اساسی دفاتر مدیریت پروژه به ساختار سازمانی آن برمی‌گردد. سازمان‌های مختلف رویکردهای متفاوتی را برای ساختار دفتر مدیریت پروژه اتخاذ می‌کنند که در قسمت قبل به ۳ مورد ابتدایی آن اشاره شد:
۱- مجازی در مقابل واقعی
۲- کنشی در مقابل واکنشی
۳- موقتی در مقابل دائمی
در ادامه به تشریح ساختارهایی که در عمل وجود دارند پرداخته می‌شود:
۴- طرح در مقابل پروژه‌ها
طرح‌ها، مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط هستند. وابستگی‌هایی بین این پروژه‌های مرتبط وجود دارد، بنابراین نیاز به یک سازمان نظارتی همچون دفتر مدیریت پروژه احساس می‌شود. مشکلات قابل‌توجهی در مدیریت منابع به دلیل وجود وابستگی‌های میان پروژه‌ها به وجود خواهد آمد و تنها نظارت یک عامل برتر مثل دفتر مدیریت پروژه می‌تواند در حل این مشکلات مؤثر واقع شود.
۵- سازمانی در مقابل وظیفه‌ای
دفاتر مدیریت پروژه را می‌توان در سطح سازمانی یا وظیفه‌ای به شرح زیر منصوب کرد:
• در سطح سازمانی، باید خدماتی را برای همه انتظام‌ها ارائه کرد تا به‌خوبی تأمین سرمایه و تأمین نیروی انسانی شوند. شعاع عمل و میدان نظارت آن‌ها در سطح سبد پروژه‌ها می‌باشد.
• در سطح وظیفه‌ای، آن‌ها عموماً خدمات موردنیاز یک انتظام منفرد را ارائه می‌دهند. معمولاً آن‌ها به‌خوبی همتای سازمانی خود نسبت به وجوه و سرمایه و کارمندان (نیروی انسانی) تأمین نمی‌شوند.
۶- مرکز و انشعاب
ساختار مرکز و انشعاب، نمونه‌ای از دفاتر مدیریت پروژه سازمانی و وظیفه‌ای توأمان است. در سازمان‌های بسیار بزرگ ممکن است دفتر مدیریت پروژه به شکل سلسله مراتبی سازمان یابد. مرکز جایی است که واحد در سطح سازمانی (که همچنین به‌عنوان دفتر مرکزی مشهور است) آنجا قرار دارد. آن یک دفتر مدیریت پروژه سطح بالاست که سیاست‌ها و استانداردهای سازمان را تنظیم می‌کند. چنانچه تنها دفتر مرکزی در محل باشد، آنگاه همه کارکردهای دفتر مدیریت پروژه در آنجا مستقر می‌شود. با گذشت زمان، چنانچه سازمان در بلوغ و وابستگی خود به دفتر مدیریت پروژه رشد کند، ممکن است این کارکردها در سطح واحد یا بخش سازمانی توسط دفاتر مدیریت پروژه محلی (انشعاب‌ها) انجام شود که جهت فرآیندی و خط مشی خود را از دفتر مدیریت پروژه مرکزی می‌گیرند. نوعاً کارمندان مرکز از مجریان سطح بالای پروژه هستند. انشعاب یک دفتر مدیریت پروژه محلی است که مسئولیت عملیاتی واحد ارائه‌گر آن را به عهده دارد. بدیهی است که آرایش یا وضعیت مرکز و انشعاب در سازمان‌هایی که رویکرد بالغ‌تری به مدیریت پروژه دارند، عملکرد بهتری دارد. این ساختار مناسب سازمان‌های نوپا در حوزه مدیریت پروژه نیست زیرا آن‌ها باید ابتدا روی ساختار مرکز تمرکز کنند و در صورت نیاز انشعاب‌ها را توسعه دهند.
میزان مشارکت دفتر مدیریت پروژه در سبد پروژه، طرح‌ها و پروژه‌های سازمان از جنبه‌هایی چون پشتیبانی، کنترل و مدیریت و … نوع مدل مفهومی دفتر مدیریت پروژه را مشخص خواهند کرد. در هنگام انتخاب یک مدل مفهومی مناسب برای دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان، توجه به این نکته ضروری است که باید مدلی را انتخاب کرد که انعطاف‌پذیری لازم را جهت قرارگیری در ساختار فعلی سازمان داشته باشد. این مدل‌های مفهومی مطرح‌شده بر اساس میزان ارزش‌افزوده در سازمان (مدل مخزن- مربی- مدیر) و همچنین بر اساس نقش و جایگاه سازمانی (مدل سلسله مراتبی در سطح سازمان، بخش و پروژه، مدل مدیریتی و پشتیبانی، همچنین مدل دفاتر سبد پروژه، طرح و پروژه) می‌باشد.
نویسنده : شهاب وفادار مقدم- کارشناس ارشد مدیریت ساخت
منبع : سایت مدیریت پروژه آرا