نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری
امروزه برخی از ادارات و سازمان‌های دولتی کشور ـ به‌دلیل وجود بروکراسی اداری و انجام نشدن درست کارها و نبود نظارت کافی بر روند انجام مراحل اداری ـ با انبوهی از خلاف‌های اداری، مالی و نارضایتی مراجعان روبرو هستند. اما دلایلی وجود دارد که اتوماسیون اداری مناسب، می‌تواند تا حد زیادی جلوی چنین مسائلی را بگیرد. دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینهٔ اینگونه مفاسد و مشکلات اداری،بسیار جالب توجه است.
درباره سودمندی اتوماسیون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌های بسیاری مطرح شده است، اما بیشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مدیریتیموضوع پرداخته‌اند. امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مکاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تکثیر بی‌مورد مکاتبات، امکان طبقه‌بندی مکاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سریع آن‌ها، امکان بررسی عملکرد کارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امکان سازماندهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت‌ها، دلایلی هستند که از همین دیدگاه سرچشمه می‌گیرد.
اتوماسیون از نگاهی دیگر
اما بد نیست که اتوماسیون اداری را از دیدگاه کاهش مفاسد مالی و جلوگیری از نارضایتی ارباب‌رجوع نیز مورد بررسی قرار دهیم. این روزها دیگربسیاری از مردم با اصطلاحاتیچون «اتوماسیون اداری»، «فساد اداری و مالی» و «نارضایتی ارباب رجوع» آشنا هستند. در انبوه مقالاتی که درباره روش‌های مبارزه با مفاسد مالی منتشر شده است، بر برخی از اصول بیشتر تاکید می‌شود که در هر کشور ـ با توجه به شرایط سیاسی، اجتماعی و مدیریتی آن ـ باید تطبیق، تبیین و اجرا گردد. فصل مشترک و اهم اصول مبارزه با مفاسد مالی در این مقالات عبارت است از: تقویت، شفافیت و پاسخگویی بخش دولتی، مستندسازی، تسهیل مقررات اداری، تقویت نظام حسابرسی و ذیحسابی و کنترل و نظارت موثر بر فعالیت‌های مالی و بودجه دولت و شرکت‌های دولتی، تقویت نظام مالیاتی و مبارزه قاطع با پولشویی، خصوصی‌سازی، تبیین اخلاق حرفه‌ای، اطلاع‌رسانی شفاف، سریع و بدون تبعیض تصمیمات موثر بر شاخص‌های اقتصادی، معاضدت قضایی با دیگر کشورهای طرف قرارداد بازرگانی و … اما همان‌گونه که دیده می‌شود، گرایش اصلی این پیشنهادها، پیشگیری از مفاسد مالی در کشورها است.
در همین حال، مجموعه تلاش‌های بالا ضمن پیشگیری از مفاسد مالی، بر تقویت ابزارهایی تاکید دارد که حکومت در صورت بروز فساد، بتواند به سرعت و دقت آنرا کشف و با مفسدان مقابله کند. طبیعی است که مجازات‌های بازدارنده قانونی و برخورد قاطع و بدون تبعیض دستگاه قضایی با متهمان، مکمل و در واقع ضمانت اجرای تصمیماتی است که دولت برای پیشگیری از مفاسد و مبارزه با آن پیش می‌گیرد. اکنون با فرض بر اینکه قوانین بازدارنده برای مبارزه با مفسدین وجود دارد و دستگاه قضایی هم بدون تبعیض و اغماض با متخلفان برخورد می‌کند،این نکته می‌ماند که آیا زمینه‌های لازم برای اجرای تصمیمات و سیاست‌های نظارتی دولت وجود دارد یا خیر؟ طبیعی است که فرض مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعیض و اغماض هنگامی محقق خواهد شد که مستندات و ادله لازم برای اثبات جرم فراهم شده باشد، وگرنه حتی اگر همه کارهای قوه قضاییه به خوبی پیش‌رود، بزرگترین مجرمان هم می‌توانند به سادگی از عدالت بگریزند.
در این‌جا منظور از قوه قضاییه کلیه مراجع تصمیم‌گیرنده و صادرکننده حکم در مورد تخلفات مالی ـ مانند: دادگاه‌ها و دادسراهای عمومی و انقلاب، سازمان تعزیرات حکومتی، دادگاه‌های تخلفات اداری، مراجع مختلف صادر کننده جریمه در دستگاه اجرایی از قبیل ممیزان مالیاتی، بازرسان کار و تامین اجتماعی، ماموران گمرک، نیروی انتظامی و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداری با قاچاقچیان کالا و ارز ـ است. به همین ترتیب عبارت قوه قضاییه بسیاری از بخش‌هایی را که به صورت اعتباری زیر نظر این قوه اداره می‌شود را ـ مانند : سازمان ثبت اسناد، ثبت شرکت‌ها و ثبت مالکیت معنوی ـ در بر نمی‌گیرد.
فساد اداری، پیشگیری یا پیگیری؟
اکنون فرض می‌کنیم که نظام و به ویژه دولت عزم خود را در پیشگیری و مبارزه با مفاسد جزم کرده، تصمیمات لازم برای این امر را نیز به‌تصویب رسانیده است. آیا نظام اداری و مدیریتی حکومت و بخش خصوصی، حتی با فرض پذیرش چنین کارهایی، توان و آمادگی لازم را برای اجرای این تصمیمات دارند؟
برای نمونه، شرکتی که در وضعیت نامناسب مالی است، با ارایه گزارش‌های غیر واقعی به بانک‌ها و دیگر موسسات پولی کشور، با فریب آن‌ها وام‌های کلانی از سیستم بانکی دریافت می‌کند. آثار اقتصادی و اجتماعی این کار به ظاهر کوچک، برای کشور بسیار ویرانگر است: زیرا با گسترش این کارها، بانک‌ها امکان پرداخت سود بیشتر به مشتریان را از دست می‌دهند و در نتیجه، وجوه مردم به مبادی غیر رسمی و پرخطر هدایت می‌گردد.
از آن‌جا که نظارت مناسبی هم بر این موسسات ـ که با نام‌های گوناگون و حتی صندوق قرض‌الحسنه نیز فعالیت می‌کنند ـ نمیشود، خطر ورشکستگی این موسسات را تهدید می‌کند. با ورشکستگی هر یک از این موسسات، ده‌ها و صدها خانواده تمام یا بخشی از هستی خود را از دست می‌دهند، صدها پرونده در دادگاه‌ها تشکیل می‌گردد و ساعت‌های زیادی از وقت مردم و مسوولان قضایی و امنیتی، صرف رسیدگی به این پرونده‌ها می‌شود. اما این تنها بخشی از ویرانگری‌های گزارش‌های غیر واقعی به بانک‌ها است. پس از گسترش این گونه کارها، بانک‌ها برای ایمن ماندن از ریسک سوخت مطالبات خود، همه مشتریان را وادار به ارایه وثیقه‌های سنگین ملکی می‌کنند. برای هر بار توثیقیک ملک، ضمن انجام کارهای مستقیم اداری که در بانک و ثبت اسناد صورت می‌گیرد، مشتری باید با مراجعه به شهرداری و دارایی و اخذ مفاصا حساب، هزینه‌های محضر را هم بپذیرد. این کار و کارهای همانند آن ـ که در کشور پرشمارند ـ موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه‌ها شده، در نتیجه بخشی از نیروی مدیریتی آن‌ها را به خود مشغول می‌سازد. در این میان، بسیاری از نیازمندان و کارآفرینانی که امکان ارایه وثیقه ملکی سنگین را ندارند، از دسترسی به وام بانکی محروم می‌مانند و به بازار آزاد و روش‌های غیر مجاز روی می‌آورند.
چگونه است؟ چگونه باشد؟
اکنون دو پرسش به میان می‌آید: یکی اینکه در شرایط کنونی و با امکانات موجود، برای آگاهی از وضعیت مالی و اعتبارییک شخص خصوصی (حقیقییا حقوقی) چه راه‌هایی وجود دارد؟ و دوم آنکه برای ایجاد این امکان چه راهکاری وجود دارد؟
پاسخ پرسش نخست این است که در حال حاضر تنها راه بانک‌ها برای این بررسی، اتکا به پیشینه و گذشته مشتری و یا مشاهده دارایی‌های مشهود مشتری است. از این گروه از مشتریان که بگذریم، در دیگر موارد بانک مجبور است به ادعای مشتری بسنده کند و مشکل کمبود اطلاعات خود را با وثیقه جبران کند. اما در شرکت‌های دولتی که داراییک دفتر امور مالی هستند، امکان اتکا به صورت‌های مالی و دفترهای قانونی شرکت وجود دارد. پاسخ پرسش دوم نیز این است که دولت می‌تواند با ایجاد زیرساخت‌های لازم، این امکان را ایجاد کند که اطلاعات ارایه شده از سوی اشخاص قابل استناد و اطمینان باشد. مهم‌ترین این کارها، اجرای کامل قانون حسابرسان رسمی است تا درستی اطلاعات هر شرکت از سوییک نهاد رسمی و قانونی دیگر تایید شود. اما این روش نیز به تنهایی کافی نیست، زیرا حسابرسان رسمی نیز در بسیاری از موارد به دریافت تاییدیه از شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر نیازمندند. از این گذشته، حسابرسان رسمی بیشتر بر پایهٔ اسناد موجود نظر می‌دهند و اگر شرکتی بر خلاف روال قانونی و با ارایه گزارش‌های دروغ از بانک وام دریافت کرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد.راه‌حل تکمیلی آن است که در یک سیستم اطلاعات مدیریت متمرکز، همهٔ اطلاعات ارایه شده از سوی اشخاص (حقیقی و حقوقی) به دستگاه‌های گوناگون کشور ثبت گردد و هر یک از دستگاه‌ها برای کسب اطلاعات درست به سیستم مراجعه کند. برای نمونه، اگر در این سیستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالیاتی فرد ثبت گردد، همه اشخاص (حقیقییا حقوقی) برای کسب اعتبار بیشتر در سیستم باید درآمد واقعی خود را آشکار سازند و شرکتی که برای فرار از مالیات، اطلاعات مالی ضعیفی را ارایه کند باید هزینه‌های مربوط به وضعیت مالی ضعیف خود را نیز بپردازد. از رایج‌ترین این هزینه‌ها ارایه وثیقه بیشتر هنگام اخذ وام خواهد بود.
گفتنی است که برای داشتن یک سیستم بزرگ متمرکز که اطلاعات مالی شرکت‌ها را در اختیار همگان قرار دهد، در گام‌های آغازین به یک سیستم مداوم و پرسرعت نیاز نیست و با کمترین امکانات سخت‌افزاری و سیستم‌های اتوماسیون اداریٍ معمولی نیز راه‌اندازی چنین مراکزی امکان‌پذیر است.
اتوماسیون و جلوگیری از جعل اسناد
از دیگر تخلفات مالی که ده‌ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه‌ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارک و مجوزهای دستگاه‌های دولتی است. در واقع به دلیل نبود یک سیستم مکانیزه ارتباطی میان دستگاه‌های گوناگون کشور، متخلفان این امکان را می‌یابند که با جعل اسناد دستگاه‌های دولتی، مفاسد مالی کلانی را مرتکب شوند. در برخی موارد، برخی دستگاه‌های دولتی برای اطمینان از عدم جعل اسناد کارهای اداری بسیاری را در روند کار ارباب رجوع گنجانیده‌‌اند، که موجب اتلاف منابع و به‌ویژه وقت ارباب‌رجوع گشته است. این در صورتی است که دستگاه‌های دولتی و حتی خصوصی ارایه کننده مجوزهای گوناگون، می‌توانند با تجهیز به سیستم‌های اتوماسیون اداری، اسناد و مکاتبات خود را با اطمینان بالا در این سیستم‌ها مبادله کنند.
ارباب رجوع راضی‌تر!
از دیگر مفاسد اداری که در دستگاه‌های دولتی صورت می‌گیرد، معطل کردن بیش از اندازه ارباب رجوع و ارجاع بی‌مورد کارهای وی به بخش‌های بی‌ربط است. این کار سرانجام به پرداخت وجوه غیرقانونی توسط ارباب رجوع برای تسریع در کارهای خود خواهد شد. این در حالی است که کارهای برخی دیگر از مراجعان به‌سرعت و بدون رعایت بسیاری از تشریفات اداری انجام می‌گردد. اما اگر مکاتبات و امور اداری ارباب رجوع به‌دقت ثبت گردد و امکان پیگیری شکایات آن‌ها امکان‌پذیر باشد، بسیاری از این مفاسد کاهش‌یافتهیا دست‌کم قابل شناسایی می‌شود و در این صورت برخورد دقیق با متخلفان آسان می‌گردد.
دیگر سندی گم نمیشود!
از دیگر چیزهایی که ارتکاب مفاسد مالی در نظام اداری کشور را آسان می‌کند، گم شدن و گم کردن اسناد و مدارک رسمی است. همچنین در جریان رسیدگی به گزارش‌های مربوط به مفاسد مالی توسط واحدهای بازرسی و حسابرسی، مفسدان برخی از اسناد و مدارک را از بین می‌برند. بدیهی است، در صورتی که سیستم‌های اتوماسیون اداری در اینگونه مراکز به‌کار روند، این امکان نیز از دسترس متخلفان خارج می‌گردد.
یکی از دیگر مشکلات واحدها و دستگاه‌های بازرسی و حسابرسی در نظام اداری کشور این است که برای ردیابی و پیگیری قراردادها و معاملات و مستندات مربوط به درآمدها و هزینه‌ها ـ به‌علت در دسترس نبودن سریع اسناد پیگیری ـ از خود زمان و توان بالایی را صرف می‌کنند؛ که این کار نیز با برپایی اتوماسیون اداری به کمترین اندازه می‌رسد. مزایای گفته شده برای سیستم‌های اتوماسیون اداری مشروط به آن است که دولت به صورت هماهنگ، اقداماتی را در کشور انجام داده، شرکت‌ها و موسسات تهیه‌کننده این سیستم‌ها را وادار به رعایت برخی ضوابط در این سیستم‌ها کند. اهم این اقدامات و الزامات به شرح زیر است:
دولتهمه دستگاه‌های دولتی را ملزم سازد تا با زمان‌بندی مشخصی، سیستم مکاتبات خود را مکانیزه کرده، امکان پیگیری مکاتبات ارباب رجوع را از طریق این سیستم‌ها امکان‌پذیر سازد. در همین راستا دولت باید از استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری که ضوابط دولت را رعایت نکنند، جلوگیری کند.
ویژگی‌های اتوماسیون کارآْمد در مقابله با فساد اداری
دولت باید شرکت‌های تولیدکننده سیستم‌های اتوماسیون اداری را ملزم سازد تا تحت پروتکل و استاندار مشخصی امکان تبادل نامه با یکدیگر را در سیستم فراهم سازند، به‌گونه‌ای که هنگام تبادل، امکان اصلاح نامه ارسالی توسط گیرنده وجود نداشته باشد. دولت باید شرکت‌های تولیدکننده سیستم‌های اداری را ملزم سازد که ضوابطی را رعایت کنند تا اطمینان لازم نسبت به این سیستم‌ها به‌دست آید. اهم این ضوابط می‌تواند چنین باشد:
▪ حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعی و نهایی در نامه‌های صادره تحت هیچ شرایطی امکان‌پذیر نباشد.
▪ امکان حذف و اصلاح مشخصات اصلی و مستندات نامه‌های وارده نیز پس از ثبت نهایی غیر ممکن گردد.
▪ امکان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آن‌ها توسط هیچ‌کس در سیستم امکان‌پذیر نباشد.
▪ تاریخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روییک نامه، تنها از سرور اصلی مشخص شده، ثبت شود و غیر قابل اصلاح باشد.
اتوماسیون دیگر چه می‌کند؟
البته مسایل گفته شده، تنها بخشی از مزایای بهره‌گیری از اتوماسیون اداری در کاهش تخلفات را نشان می‌دهد و بی‌گمان انبوهی دیگر از نا‌به‌سامانی‌های اداری، با کاهش اتلاف وقت و پول ارباب‌رجوع و آسایش بیشتر کارمندان ـ به‌علت کاهش برخوردهای وی با مراجعان ـ از میان خواهد رفت.
برای آگاهی بیشتر از این اصول، متن ۴۰ توصیه مجمع جهانی مبارزه با فساد و یا پیش‌نویس کنوانسیون جهانی مبارزه با فساد مراجع خوبی هستند.