بهبود بهره وری سازمانها، در گرو یافتن راهکارهایی نو در جهت ارتقاء کارایی و اثربخشی در سطح سازمان می باشد. در ادبیات مدیریت، اثربخشی را "انجام کارهای درست" و کارایی را "انجام درست کارها" تعریف نموده اند. شرکت گام الکترونیک در راستای ماموریت خویش و به منظور کمک به بهبود اثر بخشی و کارایی گردش مکاتبات در سازمانها، اقدام به طراحی و تولید ورژنهای متکاملی از نرم افزار "دبیرخانه" نموده است. "دبیرخانه" را می توان به عنوان سیستم مکانیزه گردش مکاتبات و امور اداری سازمانها تعریف نمود. بهره گیری از نرم افزار "دبیرخانه" علاوه بر آنکه با اطلاع رسانی دائمی به ارباب رجوع این امکان را به ایشان می دهد که بدون صرف وقت و هزینه، کارهای خود را پیگیری کنند، به کارکنان نیز این امکان را می دهد که به جای صرف وقت برای پاسخگویی حضوری به مراجعان، کارشان را سریعتر و دقیق تر انجام دهند. "دبیرخانه" ابزاری نیرومند برای آسان سازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و در عین حال بستری مناسب برای ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان می باشد. یکی از ویژگی های شاخص نرم افزار "دبیرخانه"، تناسب قابلیتها و امکانات آن با رهنمودهای ارائه شده از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در خصوص الزمات سیستم های اتوماسیون اداری و ضوابط مربوط به طرح تکریم ارباب رجوع می باشد. 

گردش الکترونیکی نامه ها در تمامی سطوح ساختار سازمانی بدون نیاز به ارسال فیزیکی نامه ها (Paperless) 

انجام عملیات طبقه بندی نامه ها و اسناد بر اساس دسته بندی ها و موضوعات مشخص شده 

انجام امور عادی دبیرخانه شامل ثبت، بازیابی و ویرایش کلیه مکاتبات و ارتباطات  

امکان تعریف الگوهای متنوع برای متن نامه در Microsoft Word ثبت فرستندگان قبلی نامه (درج مسیر گردش نامه، قبل از رسیدن به سازمان حاضر) 

امکان ثبت مصوبات و نتایج جلسات و چاپ صورتجلسات به همراه امضاء حاضران در جلسات  

امکان تعریف مشخصه های فنی اسناد و طبقه بندی آن ها در گروه های : نامه، تصویر، متن، نقشه، فایل و ...  

ثبت تصاویر (Scan) نامه های وارده به سیستم و حفظ آنها در بانک اطلاعاتی اصلی سیستم 

امکان الصاق انواع ضمایم و پیوست‎ها شامل متن، عکس، فیلم ‎و صدا به نامه مورد نظر  

امکان تعریف فرمول برای تولید پیش کد نامه بر اساس پارامترهای دلخواه 

امکان طبقه بندی نامه ها براساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روی آن ها (به ‎صورت‎ در دست اقدام، در دست پیگیری و بایگانی شده) 

امکان تهیه پیش‎نویس برای نامه‎های صادره وداخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله ثبت نهایی 

امکان تعریف گروههای کاری (ترکیبی از کاربران و قسمتها) بصورت شخصی و سازمانی  

قابلیت انتخاب گیرندگان، رونوشت گیرندگان و نحوه نگارش نامه هنگام چاپ، امکان تعریف کد دلخواه در هر یک از قسمتهای تعریف موضوع، کلیدواژه، پرونده، سازمان، فرستنده، گیرنده و کاربر (جهت سهولت در تطبیق کدهای سیستم مورد استفاده قبلی با این سیستم) 

امکان پشتیبانی روش‎های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز) 

امکان استفاده از کلید راست در محیط کارتابل و ساختار درختی (جهت دسترسی سریع به امکانات برنامه) 

امکان مرتب کردن نحوه نمایش نامه های کارتابل بطور دلخواه (برحسب تاریخ، فرستنده، اولویت و ...) 

امکان پیگیری کارها از طریق کارتابل و دریافت پاسخ های مربوطه و ارسال تذکرات لازم تا اتمام کار 

امکان الحاق انواع مختلف فایل ‌به نامه نظیر قالب‌هایBMP، DOC،WAV ،DWG ، PDF 

نمایش همزمان چند نامه یا سند در کارتابل با قابلیت ویرایش هر یک و تولید سریع ارجاع 

تایید نامه از داخل کارتابل (ثبت پاراف در متن و تصویر نامه بعنوان تایید کننده) 

نمایش جدولی لیست نامه‌ها و امکان مرتب سازی و جستجوی سریع روی هر ستون از جدول 

امکان بایگانی نامه ها در پرونده های شخصی و سازمانی در محیط کارتابل 

ارجاع متوالی نامه به قسمت های مختلف همراه با تعیین الویت اقدام و نوع ارجاع به منظور پیگیری مراحل اقدام کارها در هر مرحله 

تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات به منظور نوشتن سریع دستورها 

امکان ‌حاشیه نویسی و یا پی نویسی روی تصاویر الکترونیکی نامه ها با استفاده از قلم نوری 

امکان درج ‌همزمان شماره نامه های‌ عطف، پیرو و بازگشت به‌ تعداد لازم (نامحدود) در مشخصات نامه

درج خودکار شماره نامه‌های عطف، پیرو و بازگشت در قسمت اقدامات نامه‌های مرجع 

مشاهده همزمان کلیه نامه هایی که از طریق شماره‌های عطف، پیرو و بازگشت به یکدیگر مرتبط شده اند 

ثبت اقدامات انجام شده بر روی نامه در قسمت های مختلف سازمان به همراه نام اقدام کننده، تاریخ و ساعت اقدام 

مشاهده کارتابل‌های اقدامی و پیگیری هر فرد و هر واحد توسط‌ مدیر (مدیران) مافوق آن واحدها 

قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال ایمیل با استفاده از استاندارد  ECE 

ارسال تصویر نامه ها با فرمت JPG، به منظور جلوگیری از بروز خطا مربوط به نگارش‌های مختلف‌ Internet Explorer در نمایش تصاویر 

تطبیق اطلاعات شناسنامه‌ای ایمیل با نامه وارده تولید شده (برقراری خودکار تناظر یک به یک بین اطلاعات دریافت شده با اطلاعات موجود در سیستم) 

فیلتر نامه‌ها و ارجاعات بر اساس تمامی فیلدهای موجود در نامه‌ها و ارجاعات 

رابط کاربری متناسب با کار هر کاربر (کارکنان دبیرخانه ها، رؤسای دفاتر، مدیران) 

تشخیص اینکه آیا نامه ها، ارجاعات و  پیامها توسط ارجاع گیرنده مشاهده شده‌اند یا خیر و ثبت تاریخ و ساعت مشاهده نامه 

جلوگیری از حذف ناخواسته نامه‌هایی از کارتابل که ارجاعات یا اقدامات آن ها هنوز خوانده ‎نشده است 

امکان ‌تعیین زاویه مناسب برای نمایش تصاویر نامه‌ها در کارتابل و ثبت مجدد آن ها در بانک ‎اطلاعاتی 

امکان ارسال گزارش‌های آماری به تمامی نرم افزارها (Html, Excel, Word و ...) 

امکان تهیه گزارش ازاجزای اطلاعاتی تکمیل نشده هر نامه، به منظور ارزیابی 

جستجو براساس محدوده تاریخی ثبت، محدوده زمانی مهلت انجام، فرستنده، گیرنده، ایجاد کننده نامه، ارجاع گیرنده، ارجاع دهنده، الویت انجام، رونوشت ها شماره ثبت و شماره نامه و.... 

امکان جستجو در اطلاعات سیستم با توجه به محدوده و شروط ترکیبی تعیین شده

امکان ارسال هر نوع پیام (متنی یا صوتی، شخصی و یا اداری) برای همکاران در هر زمان 

معرفی کاربران سیستم و تعیین سطح دسترسی با توجه به رده مسؤلیتی هر یک 

امکان تعیین حوزه‌های دبیرخانه برای کاربران دبیرخانه (بطوریکه فقط نامه‌های حوزه‌های دبیرخانه خود را مشاهده کنند) 

امکان مدیریت بر سیستم از قبیل ثبت زمان ورود و خروج کاربران به سیستم، میزان کارکرد افراد با سیستم، حجم نامه ها و پرونده ها 

ایجاد هوشمندی لازم به منظور جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز که سعی در شناسایی کلمه رمز کاربران سیستم دارند 

تولید ابزار کنترلی لازم برای مدیر فنی سیستم جهت انجام عملیات راه‌اندازی سیستم، راهبری آسان و تقسیم کار مناسب بین مسئول دبیرخانه و مسئول فنی 

امکان تهیه گزارشات مفید درباره ‌تنوع و میزان کارکرد افراد با سیستم ‌و نیز حجم نامه‌ها، پرونده‌ها و سایر اطلاعات وارده به سیستم‌ در محدوده زمانی مورد نظرامکان محدود سازی اعمال تغییرات در شماره و تاریخ ثبت نامه برای کاربران غیرمجاز 

ثبت پاسخ کاربران به پیغام های هشدار دهنده سیستم به منظور کنترل داده ها و عملکرد کاربران 

تعریف حوزه ارجاع و محدودسازی کاربران در ارجاع نامه‌ها به قسمتهای مختلف سازمان 

امکان غیر فعال کردن کاربران قدیمی، به منظور عدم ورود به سیستم و یا ارجاع امور به ایشان بی ‌آنکه در گزارشات و بخش‌های جستجو خللی وارد آید 

جلوگیری از ورود کاربران به سیستم در مواقعی که لازم است اصلاحاتی در سیستم اعمال شود 

امکان جایگزینی مدیران جدید (کاربران سیستم) به جای افراد قبلی بدون آنکه در روند کار مربوط به اطلاعات گذشته خللی وارد آید 

فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و ذخیره آن ها در بانک اطلاعاتی سیستم 

امکان گرفتن نسخ پشتیبان از اطلاعات به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه در ساعات قابل تعریف از شبانه روز و امکان بازیابی آن ها