دبیرخانه تحت وب
۱٫کلید واژه چیست؟
عبارتی کوتاه (کلمه کلیدی در متن نامه) که برای خاص نمودن موضوع نامه جهت سهولت و تسریع جستجوی نامه مورد استفاده قرار می گیرد.- ۲٫ نحوه ثبت نامه های محرمانه در سیستم به چه صورتی می باشد؟
تنها کاربری که در سیستم سطح طبقه بندی وی، محرمانه و یا بالاتر تعریف شده باشد دسترسی به ثبت نامه های محرمانه را دارد و تنها هنگام ثبت مشخصات نامه کافی است طبقه بندی نامه را محرمانه انتخاب کرده و در ثبت سایر موارد همانند نامه های عادی عمل نماید. - ۳٫ آیا پس از ثبت نهائی نامه امکان ویرایش نامه وجود دارد؟
بله – کاربران در صورت داشتن حقوق دسترسی، امکان ویرایش نامه پس از ثبت نهایی نامه صادره را خواهند داشت. - ۴٫ آیا امکان استفاده از قالبهای آماده در هنگام ثبت محتوای نامه وجود دارد؟
بله، هنگام ثبت محتوا برای یک نامه، می توان از قالبهای آماده ای که قبلا در نرم افزار Word تهیه و در سیستم اتوماسیون تعریف شده اند استفاده نمود. - ۵٫ در صورت عدم حضور مسئول دبیرخانه در سازمان آیا کار ثبت و گردش نامه ها متوقف می شود؟
خیر، هر کاربری از جمله مسئول دبیرخانه میتواند در صورت عدم حضور خود در سازمان، از قبل برای خود جانشینی در سیستم تعیین نماید تا در صورت عدم حضور ایشان در سازمان، عملیات ثبت و گردش نامه ها توسط فرد جانشین شده انجام شود. - ۶٫ نحوه تعیین جانشین به چه صورتی است؟
هر کاربر می تواند با مراجعه به منوی «عملیات» – «امور دبیرخانه» و سپس «تعیین جانشین» برای خود یکی از افرادی را که در سیستم اتوماسیون اداری تعریف شده اند و نام کاربری دارند را با محدوده اختیارات مورد نیاز برای مشاهده کارتابل، به عنوان جانشین برای خود تعیین نماید. - ۷٫ نامه تاخیری چیست و چگونه باید از لیست تاخیری ها خارج نمود؟
نامه ای که هنگام ارجاع زدن، نوع ارجاع آن، از نوع اقدامی درج شده باشد و برای آن تاریخ مهلت انجام نیز در نظرگرفته شود پس از پایان مهلت سررسید، به عنوان نامه تاخیری در سیستم محسوب شده و برای خارج نمودن اینگونه نامه ها از لیست تاخیری ها حتما باید برای آنها اعلام خاتمه کار درج شود. - ۸٫ پاسخ به نامه چیست؟
پاسخ به نامه زمانی است که باید در جواب یک نامه اولی، نامه دومی با شماره و تاریخ ثبت مجزا از طرف سازمان صادر گردد و در این حالت به صورت خودکار نام فرستنده و گیرنده نامه اولی، در نامه دوم جابجا خواهد شد. - ۹٫ پاسخ به ارجاع چیست؟
پاسخ به ارجاع یعنی برروی یک نامه واحد ارجاعی به فردی ارسال شده باشد و فرد ارجاع گیرنده، بخواهد در جواب ارجاع اول، ارجاع دومی را درج نماید. در این صورت هنگام استفاده از پاسخ به ارجاع ، نام ارجاع دهنده اول، به صورت پیش فرض در ارجاع دوم به عنوان ارجاع گیرنده در کادر ارجاع گیرندگان درج خواهد شد. - ۱۰٫ آیا نامه هایی که در پاسخ به نامه های دیگر صادر می شوند مجددا شماره می گیرند؟
بله. تمام نامه های جوابیه، به صورت نامه های مجزا و با تاریخ و شماره ثبت منحصر به فرد در سیستم ثبت خواهد شد.