سامانه پندار

همه محصولات

کار را که کرد؟ آن که تمام کرد…

بخشی از وظائف حوزه مدیریت در هر سازمان، اطمینان از تهیه و ارائه پاسخ مناسب و به موقع به درخواست‏های سازمان‏های بالادستی و نهادهای نظارتی است. ضمن آنکه مصوبات و دستورات مدیریت ارشد سازمان نیز نیازمند پیگیری از ادارات و مدیریت‏های مربوطه و ارائه گزارش از آخرین وضعیت انجام آنها می‏باشد.

سیستم پیگیری شرکت گام الکترونیک با عنوان سامانه پندار یک زیرسیستم در مجموعه اتوماسیون اداری الماس گام با هدف هدایت فرایند ثبت و پیگیری مصوبات، نامه‏ها و دستورات و ارائه گزارش‏های متنوع طراحی شده است.

انواع موارد پیگیری

نامه: بخشی از درخواست‏ها در قالب نامه مطرح شده و در اتوماسیون اداری ثبت می‏شود.
مصوبه: بخشی از مصوبات شامل مصوبه‏ های ابلاغی از سازمان‏های بالادستی و نهادهای نظارتی است و بخش دیگر، مصوبات داخلی سازمان مانند مصوبات هیئت مدیره، کمیته ‏های تخصصی و… می‏باشد.
دستور: در مواردی هم لازم است دستور مدیران ارشد سازمان ثبت و پیگیری شده و وضعیت انجام آن مرحله به مرحله گزارش شود.

ثبت موارد پیگیری

در اولین مرحله، مشخصات کلیدی و نظارتی مورد قابل پیگیری ثبت شده و مراحل و زمان‏بندی پیگیری بعدی، تعیین می‏شود. هر گروه از موارد پیگیری شامل اقلام اطلاعاتی مربوط به خود است و نیازمند کنترل‏های مختص خود می‏باشد. در این رابطه فرم‏های ثبت اطلاعات، با درنظرگرفتن سهولت و سادگی ثبت، طراحی و ایجاد شده است.

ثبت نتایج پیگیری

پیگیری هر یک از موارد ممکن است شامل چندین مرحله پیگیری در فواصل زمانی مختلف باشد. لذا امکان ثبت نتیجه پیگیری در هر مرحله و تعیین زمان مناسب برای پیگیری بعدی فراهم شده است.

ارتباط با اتوماسیون اداری الماس گام

کلیه نامه‏ های سازمان در اتوماسیون اداری ثبت می‏شوند. در پیگیری موارد مربوط به نامه‏ ها، از اطلاعات کلیدی نامه مانند شماره و تاریخ جهت ارتباط با الماس گام استفاده شده و در فرم پیگیری امکان مشاهده نامه نیز فراهم شده است.

کاربران

با توجه به موضوع سیستم و حوزه تحت تاثیر آن،کاربران سیستم به گروه‏های زیر تقسیم می‏شوند:

کارشناس پیگیری: کارشناس پیگیری، مسئولیت انجام امور مربوط به پیگیری و ثبت نتایج آنها را بر عهده دارد.

رئیس دایره پیگیری: ثبت موارد نیازمند پیگیری و اختصاص آن به کارشناس مربوطه بر عهده رئیس دایره پیگیری است. همچنین نظارت بر عملکرد کارشناسان پیگیری و تایید فعالیت آنها در حوزه مسئولیت رئیس دایره پیگیری می‏باشد.

مدیر سیستم: هدایت و راهبری سیستم از وظایف مدیر سیستم می‏باشد. این وظایف شامل تعریف دوایر پیگیری، تعیین رئیس و کارشناسان هر دایره و تعریف سایر اطلاعات موردنیاز سیستم می‏باشد.

مدیران ارشد: مدیران ارشد سازمان به عنوان اصلی‏ ترین ذینفعان سیستم، با دریافت گزارش‏های خلاصه و تفصیلی از آخرین وضعیت انجام موارد و نحوه پیگیری آنها مطلع می‏شوند.

کارتابل‏ها

با توجه به نیازهای شناسایی شده برای کاربران سیستم، کارتابل‏های زیر پیش‏ بینی شده است:

کارتابل پیگیری جاری
دراین کارتابل موارد پیگیری که در وضعیت جاری هستند همراه با آخرین وضعیت آنها نمایش داده می‏شود.

کارتابل پیگیری امروز
این کارتابل شامل مواردی است که زمان پیگیری آنها امروز تعیین شده است. در این کارتابل هر کارشناس موارد مربوط به خود را مشاهده کرده و نتایج پیگیری آنها را ثبت می‏نماید.

کارتابل پیگیری منتظر تایید خاتمه
در صورتیکه کارشناس پیگیری کننده وضعیت یک مورد را انجام شده تعیین نماید، این مورد جهت بررسی و تایید نهایی به رئیس ارجاع داده می‏شود. این کارتابل شامل مواردی است که منتظر بررسی و تایید توسط رئیس دایره هستند.

موارد پیگیری خاتمه یافته
موارد پیگیری که انجام آنها توسط رئیس دایره تایید شده و از فهرست موارد پیگیری خارج شده ‏اند در این کارتابل قرار می‏گیرند.

موارد پیگیری تایید خاتمه نشده
در این کارتابل، کارشناس پیگیری می‏تواند مواردی را که خاتمه پیگیری آنها توسط رئیس دایره تایید نشده و لازم است مجددا پیگیری شوند را مشاهده نماید.

جستجوها و گزارش‏ها

به منظور تامین نیازهای کنترلی و نظارتی گروه‏های مختلف کاربران، جستجوها و گزارش‏های متنوع زیر وجود دارد:

جستجوی عمومی
بخشی از جستجوهای موردنیاز کاربران با استفاده از امکانات عمومی جستجو و گزارش‏ سازی در سیستم مدیریت اسناد تامین می‏شود. در این بخش امکان جستجوی موارد پیگیری بر اساس اقلام اطلاعاتی ثبت شده وجود دارد.

جستجوی پیشرفته
با استفاده از جستجوی پیشرفته، کاربر می‏تواند با ترکیبی از شرایط تعیین شده بر روی اقلام اطلاعاتی، موارد پیگیری موردنظر را جستجو نماید.

جستجوی موضوعی
در این بخش امکان جستجوی موارد پیگیری و مشاهده آخرین وضعیت آنها فراهم شده است. این گزارش با هدف تامین نیاز مدیران ارشد طراحی شده و قابلیت مشاهده در تبلت و موبایل را دارد.

جستجوی موارد تاخیری
مشاهده و بررسی موارد پیگیری تاخیری مربوط به هر یک از حوزه‏‌ها و ادارات سازمان، همراه با مشاهده پیگیری‏های انجام شده و نتایج آنها در این گزارش پیش ‏بینی شده است. این گزارش با هدف تامین نیاز مدیران ارشد طراحی شده و قابلیت مشاهده در تبلت و موبایل را دارد.

گزارش تاخیر در پیگیری موارد
جهت نظارت بر عملکرد کارشناسان پیگیری، در این گزارش موارد پیگیری که در زمان تعیین شده پیگیری نشده یا نتیجه پیگیری آنها ثبت نشده است ارائه می‏شود.

مشتریان سامانه پندار

در فهرست مشتریان شرکت گام الکترونیک حدود 600 سازمان خصوصی و دولتی وجود دارند که از مزایای سیستم گردش الکترونیکی مکاتبات و اسناد برخوردار می‎باشند. ما می‌خواهیم برای مشتریانمان مفید باشیم. در کنارشان و در راه دراز و دشوار کامیابی گام برداریم و با عرضه خدماتمان، نقشی در اعتلا و برتری آنان داشته باشیم. برای دستیابی به چنین آرزویی تلاش می‌کنیم که نیازهای مشتریانمان را خوب بشناسیم و از تجربه و تخصصمان برای یافتن بهترین پاسخ‌ها بهره گیریم، حرفه‌ای عمل کنیم و به تعهدات استوار خویش برای خدمت به مشتریان پایبند بمانیم.
بانک صادرات
بانک صادرات
بانک مرکزی
بانک مرکزی
مخابرات ایران
مخابرات ایران
بانک ملت
بانک ملت
همراه اول
همراه اول
بانک ملی ایران
بانک ملی ایران
بانک تجارت
بانک تجارت
بانک رفاه کارگران
بانک رفاه کارگران
بانک سپه
بانک سپه