خدمات اسکن اسناد

همه محصولات

امروزه بسیاری از سازمان‏های بزرگ در دنیا دچار انباشت داده‏های کاغذی و اسناد حجیم هستند. اسناد به صورت دسته‏ای و گاهی به صورت نامرتب و پراکنده روی یکدیگر انبار شده‏اند. در چنین شرایطی تصور نمایید که هزینه رجوع به برگی از اسناد در میان انبوه پرونده‏ها تا چه اندازه بالا و مستلزم صرف زمان بالایی می باشد. گزینه کارآمد برای حذف انباشت‏های کاغذی و یا کاهش آن، ایجاد و نگهداری آرشیو الکترونیکی اسناد است و برای ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، باید فرآیندی به نام ضبط و گردآوری داده‏ها (Data Capture) انجام شود. در این فرآیند اسناد کاغذی از طریق عملیات اسکن به صورت دیجیتال ذخیره می‏شود. هم‏چنین ممکن است در فرآیند ضبط اسناد با توجه به بلوغ سازمانی، فایل‏های دیجیتال مرتبط و نیز فراداده‏های موردنیاز گردآوری شود. برای تهیه آرشیو الکترونیکی از اسناد کاغذی، اولین اقدام پالایش و اسکن آنها و سپس ورود اطلاعات است. در سال‏های گذشته این کار به صورت دستی درمدت طولانی و توسط تعداد زیادی اپراتور انجام می‏شد اما اکنون با به کارگیری روش‏های مکانیزه و هوشمند می‏توان با هزینه و نیروی انسانی کمتر و دقت و سرعت بیشتر این کار را انجام داد.

مراحل فرآیند ضبط:

به طور کلی فرآیند ضبط شامل سه فعالیت مجزا به شرح زیر است:
۱- پالایش اسناد و پرونده‏ها
۲- اسکن و تصویربرداری از اسناد کاغذی
۳- ورود اطلاعات مرتبط با پرونده‏ها، اسناد و داده‏های سازمانی`
فرآیند ورود اطلاعات اسناد، با استفاده از ابزارهای هوشمند شها قابل خودکارسازی است. درصورتی که فرآیند ورود اطلاعات با استفاده از شها به صورت هوشمند انجام شود سهم انسان در پردازش‏ها به طور چشمگیری کاهش می‌یابد. با توجه به تجربه شرکت گام الکترونیک، می‌توان گفت به طور عمومی بیش از ۷۵ درصد اسناد پرونده‏های مختلف به صورت مکانیزه قابل شناسایی و پردازش است. هر چه بخش‏های مختلف فرآیند توسط عامل ماشینی انجام شود سهولت، دقت، دسترس‏پذیری و مقیاس‏پذیری بیشتری فراهم می‌گردد.
انتخاب روش اجرا نیازمند تحلیل شرایط پروژه، هزینه و ریسک‏های آن است. بنابراین برای پالایش، اسکن و ورود اطلاعات اسناد پرونده پروژه‏ها دو روش هوشمند را بررسی می‏کنیم که در ادامه تشریح شده است. اسناد الکترونیکی در سیستم مدیریت اسناد الماس گام آرشیو خواهد شد و بر اساس مشی امنیتی موسسه موردنظر در دسترس کاربران مجاز قرار خواهد گرفت. هم چنین انتظار می‏رود پس از ورود اطلاعات، ارتباط میان اسناد مطابق ساختار فیزیکی پرونده آنها قابل مشاهده و بررسی باشد.
دستاوردهای استفاده از شها، کاهش هزینه، زمان و خطای انسانی در فرآیند ورود اطلاعات اسناد است. بنابراین در این روش پالایش و اسکن اسناد مانند روش سنتی انجام می‌شود اما در مرحله استخراج و ورود اطلاعات، تکنولوژی شناسایی هوشمند بکارگرفته خواهد شد. روش هوشمند شامل سه فعالیت کلی زیر است:
• پالایش و اسکن اسناد
• شناسایی هوشمند اسناد
• پردازش‏های تکمیلی و استخراج محتوای اسناد
پس از پالایش و اسکن اسناد، اسناد الکترونیکی با استفاده از ابزار انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد الماس گام منتقل خواهد شد و سپس با استفاده از شها، اسناد پردازش و برچسب‏گذاری می‏شود. در این روش پس از تامین تجهیزات و سخت‏افزار موردنیاز، سیستم شناسایی هوشمند اسناد (شها) که توسط شرکت گام الکترونیک تولید شده است در مرکز داده شرکت صدرا نصب می‏شود. با توجه به استقرار سرویس‏های شها، پس از انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد انتظار می‌رود بخش اعظمی از فرآیند ورود اطلاعات به صورت مکانیزه انجام ‌شود. از آنجایی که بیشتر فعالیت‏ها به صورت خودکار و توسط شها انجام می‏شود استفاده از نیروی انسانی فقط به بخش پالایش و اسکن محدود می‏شود. با توجه به قابلیت فراگیری شها، باید اسناد و الگوهای موردنظر به سیستم آموزش داده شود و هرچه این آموزش در مراحل بعدی تقویت شود موجب کارآمدی بیشتر و افزایش نرخ پردازش هوشمند سیستم شها می‏گردد. در شرایط عمومی ممکن است بعضی از اسناد به صورت هوشمند قابل شناسایی نباشد برای این دسته از اسناد در صورت لزوم باید فرآیند سنتی ورود اطلاعات اجرا شود. هدف اصلی روش هوشمند آن است که تا حد امکان تعداد اسنادی که نیازمند شناسایی دستی (روش سنتی) می‏باشد کاهش یابد.

اهداف شها

اهداف شها عبارت است از:
• افزایش نرخ شناسایی و پردازش هوشمند
• افزایش دقت و سرعت پردازش
• کاهش دخالت انسان در کل فرآیند
• سهولت بازیابی و دسترسی تصویر اسناد
در روش سنتی باید کاربر با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم مدیریت اسناد، سند موردنظر را واکشی کرده و پس از شناخت بصری و درک کلی راجع به محتوای آن، از طریق واسط کاربری طراحی شده داده‏های لازم را وارد نماید که عامل مهمی در کاهش سرعت ورود اطلاعات است. از آنجایی که ورود اطلاعات اسناد، فعالیت پایه در بسیاری از ویژگی‏های کاربردی سیستم مدیریت اسناد است مسئله دقت و صحت ورود اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا ورود اطلاعات صحیح موجب دسترسی ساده‏تر به سند، امکان جستجو، گزارش‏های کاربردی، بررسی و رفع نقایص پرونده‏ها می‌گردد. شها یک ماشین هوشمند است و بر اساس برنامه دقیق عمل می‌کند و چون از میزان دخالت انسان در فرآیند می‌کاهد موجب افزایش دقت و کاهش خطای انسانی می‌گردد.

مزیت های اسکن اسناد:

مزایای شیوه هوشمند در مقایسه با شیوه سنتی در جدول زیر ارایه شده است.
با بکارگیری شها در روش هوشمند برای مرحله اسکن اسناد نیز امکانات زیر فراهم می‌گردد:
• امکان استفاده از جدا کننده برای تفکیک هوشمند پرونده‏ها
• امکان علامت‏گذاری پرونده برای حفظ ساختار و ترتیب فیزیکی
• امکان علامت‏گذاری اسناد مرتبط برای حفظ ارتباط اسناد به طور مکانیزه در آرشیو الکترونیکی
بنابراین روش هوشمند با به کارگیری سیستم شها گام الکترونیک باتوجه به شرایط پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد پروژه‏ها بسیار کاربردی و موثر خواهد بود. همانطور که محاسبات و طرح اجرایی روش هوشمند نشان می‏دهد شیوه هوشمند ضبط و گردآوری اطلاعات برای کاهش هزینه‏ها و افزایش کیفیت فرآیند و البته کسب خروجی مطلوب بسیار کاربردی است به طوریکه حدودا ۷۵% فعالیت‏های انسانی در مرحله ورود اطلاعات را کاهش می‌دهد.

ویژگی‏های عمومی اسکن اسناد برای استفاده از سیستم شها

ویژگی‏های عمومی در اسکن اسناد برای سیستم شها عبارت است از:
• اسناد با dpi 300، کنتراست و ترکیب رنگ یکسان اسکن شود.
• اسناد به صورت رنگی و عمق رنگ ۲۴Bit RGB اسکن شود.
• اوراق به صورت صاف و بدون چرخش روی اسکنر قرار داده شود.
• از تاخوردگی، کاور، منگنه و سایر عواملی که باعث نورزدگی تصویر می‏گردد جلوگیری شود.
• از قرار دادن دو سند بر روی یک برگه در هنگام اسکن جلوگیری شود.
• تصویر خروجی اسکنر به طور مستقیم ذخیره شود و توسط نرم‏افزارهای دیگر دست‏کاری نشود.
• اوراقی که نازک هستند باید با اسکنر ویژه این کار اسکن شود و یا روی برگه‏ی سفید دیگری قرار داده شود.
• تصویر باید دارای وضوح کافی باشد و هم چنین دچار نویز شدید نباشد.
• تصاویر به صورت تک صفحه‏ای ذخیره شود.
• فرمت ذخیره‏سازی تصویر یکی از فرمت‏های استاندارد TIFF و یا JPG باشد. توصیه می‏شود همه تصاویر با یک فرمت ذخیره شود. (اگر از فرمت jpg استفاده می‏شود، Quality factor آن بالاتر از ۹۰ باشد)

مشتریان خدمات اسکن اسناد

در فهرست مشتریان شرکت گام الکترونیک حدود 600 سازمان خصوصی و دولتی وجود دارند که از مزایای سیستم گردش الکترونیکی مکاتبات و اسناد برخوردار می‎باشند. ما می‌خواهیم برای مشتریانمان مفید باشیم. در کنارشان و در راه دراز و دشوار کامیابی گام برداریم و با عرضه خدماتمان، نقشی در اعتلا و برتری آنان داشته باشیم. برای دستیابی به چنین آرزویی تلاش می‌کنیم که نیازهای مشتریانمان را خوب بشناسیم و از تجربه و تخصصمان برای یافتن بهترین پاسخ‌ها بهره گیریم، حرفه‌ای عمل کنیم و به تعهدات استوار خویش برای خدمت به مشتریان پایبند بمانیم.
کمیته امداد امام خمینی
کمیته امداد امام خمینی
بیمه ایران
بیمه ایران
بانک سرمایه
بانک سرمایه
بانک رفاه کارگران
بانک رفاه کارگران
بانک ملی ایران
بانک ملی ایران
بانک تجارت
بانک تجارت
بانک سپه
بانک سپه
بانک صادرات
بانک صادرات
مخابرات ایران
مخابرات ایران