مدیریت گردش کار

همه محصولات

شرکت گام‌الکترونیک با سابقه چند ساله در این زمینه موفق به تولید کامل سیستم گردش کار مبتنی بر استاندارد جهانی wfmc شده است. به کمک موتور گردش‌کار می‌توان تمام یا قسمتی از یک جریان کار را بر اساس قواعد مورد نظر سازمان، خودکارسازی کرده که طی آن مستندات، اطلاعات یا دستورات بین واحدهای سازمان انتقال داده می‌شود.

سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) یک نرم‌افزار کامپیوتری است که زنجیره‌ای از کارهای یک سازمان را تعریف و مدیریت می‌کند تا بتوان به نتیجه معینی دست یافت. با نرم‌افزارهای گردش کار می‌توان برای هریک از ”کارهای فرآیند پذیر“ سازمان، گردش کار مناسب آن را تعریف کرد.

سیستم مدیریت گردش کار

 

در هر بخش از گردش کار، یک یا گروهی از افراد وظیفه معینی را برعهده دارند. به محض اینکه آن وظیفه انجام شد، نرم‌افزار گردش کار کسانی را که وظیفه بعدی را بر عهده دارند باخبر کرده و اطلاعاتی را که آنان برای انجام وظیفه لازم دارند در اختیارشان می‌گذارد. به عنوان مثال در فرآیند چاپ یک کتاب، این برنامه می‌تواند دست‌نوشته نویسنده را به طور خودکار به ویراستار داده و پس از اصلاحات ویراستار آن را به چاپخانه بفرستد.
از قابلیتهای سیستم گردش کار شرکت گام الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • فرآیند های کاری به دقت معرفی و مستند شده و کارهای بیهوده و یا تکراری حذف می‌شود. به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد.
  • چون برای استفاده از مدیریت گردش کار، سازمان باید فرآیندهای خود را وارسی و به دقت تعریف کند، این فرصت خوبی برای تحلیل و بهبود فرآیندهاست. با این کار می‌توان زمان و هزینه صرف شده برای فرآیند را به حداقل رسانده و ارزش افزوده آن را بیشینه کرد.
  • مدیریت گردش کار، به فرآیند کسب وکار سازمان رسمیت می‌بخشد و می‌توان اطمینان داشت که هر مرحله از کار به درستی انجام شده، کنترل‌های لازم به عمل آمده و کارکنان هیچ مرحله‌ای را از دست نمی‌دهند.
  • کارها تنها به دست افراد از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابه‌جا شده و هیچ کاری در سازمان متوقف نمی‌شود.
  • با استفاده از مدیریت گردش کار، امنیت اطلاعات تضمین شده و دسترسی به مجموعه‌ای از داده‌های سازگار باهم فراهم می‌آید و اطلاعات پراکنده مربوط به سیستم‌های سازمان یکپارچه می‌شود.
  • مدیران می‌توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی خود اشراف پیدا کرده و کم‌ترین وقت را برای تخصیص کارها صرف کنند.
  • با ثبت تمام رخدادهای مسیر اجرای فرآیند، امکان ردیابی کارها فراهم شده و با تحلیل آن‌ها می‌توان فعالیت‌ها را ارزیابی و اندازه‌گیری کرد.
  • سیستم‌های مدیریت گردش کار، دانش سازمانی را بالا می‌برد. اطلاعات فرآیندها را که ممکن است میان کارکنان مختلف پراکنده باشد، یکپارچه کرده و همه کارکنان به آن دسترسی خواهند داشت و آموزش کارکنان جدید بسیار آسان خواهد بود.

موتور گردش کار و پردازش فرآیندها

تعریف فرآیند و معرفی آن

در این مرحله، با استفاده از تحلیل، مدل سازی و فناوری‌های تعریف سیستمی، یک فرآیند به زبان قابل پردازش توسط کامپیوتر ارائه می‌شود. آن‌چه به دست می‌آید ”تعریف فرآیند“ نام دارد. به طور معمول، تعریف فرآیند از شماری فعالیت درست شده است و همراه آن قاعده‌هایی که بر پیش‌روی فرآیند حاکم است و نیز کارهای‌ انسانی و یا کامپیوتری روی فرآیند تعیین می‌شود. ابزار تعریف فرآیند، یک ویرایشگر گردش کار (Workflow Editor) است. خروجی ویرایشگر گردش کار یک فایل XPDL است که برگرفته از ابتدای کلمه‌های عبارت (XML Process Definition Language) است. در این راهنمای آموزشی، کار با ویرایشگر (TWE-Toghether Workflow Editor) توضیح داده شده است. این ویرایشگر یک نرم‌افزار متن باز (Open Source) است. پس از آن که تعریف فرآیند تکمیل شد، فایل XPDL آن در موتور گردش کار بارگذاری می‌شود.

 

موتور گردش کار

وظیفه موتور گردش کار پردازش فرآیند، کنترل زمان‌بندی فعالیت‌های فرآیند و تعامل با نرم‌افزارهای کاربردی، ابزارها و یا منابع انسانی است. به طور معمول هرکدام از فعالیت‌های فرآیند، مثلاً پرکردن یک فرم، به کار یک انسان و احیاناً استفاده از یک ابزار کامپیوتری ربط دارد، یا در کار پردازش اطلاعات، مثلاً در ایجاد و یا به‌روزآوری یک قلم اطلاعاتی در پایگاه داده، لازم است یک برنامه کاربردی روی داده مشخصی عمل کند. تعامل موتور گردش کار با برنامه‌های کاربردی، ابزارها و کاربر ضروری است تا برنامه‌های کاربردی، ابزارها و کاربران را فراخوانده، کنترل را از یک فعالیت به فعالیت دیگر منتقل کرده و فرآیند محقق شود.

عملکرد موتور گردش کار مانند یک تسمه نقاله است که داده‌ها را میان برنامه‌های کاربردی و کاربران جابه‌جا می‌کند. این داده‌ها به صورت ”فقط خواندنی“ (Read Only) به موتور گردش کار داده می‌شود و موتور گردش کار نمی‌تواند هیچ تغییری در آن‌ها بدهد.

سیستم ”الماس گام“ از یک موتورگردش کار که با استاندارد جهانی Wfmc سازگار است استفاده می‌کند.

مزیتهای اصلی

در گردش کار (Workflow) هر جزء بدون وقفه و یا فاصله، به دنبال جزء پیش از خود می‌آید و درست پیش از آن که جزء بعد از آن شروع شود، پایان می‌پذیرد. مزیتهای سامانه گردش کار شرکت گام الکترونیک به شرح زیر است:

  • ایجاد بستری مناسب برای بهبود فرآیندهای سازمانی
  • ایجاد کنترل لازم بر روی فرآیندهای سازمانی
  • افزایش سطح کارایی خدمات سازمانی
  • قابلیت انعطاف بیشتر در اجرای فرآیندهای گردش کار
  • صرف هزینه و زمان کمتر برای اصلاح فرآیندهای سازمانی
  • قابلیت اندازه‎گیری و ارزیابی فعالیت‎های مختلف فرآیند
  • افزایش امنیت عملیات سازمانی
  • فرآیند های کاری به دقت معرفی و مستندمی شوند به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد.
  • کارها تنها به دست افراد (مسئولیت های) از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابجا شده و به دلیل حذف عملیات تکراری بیهوده و یا ارجاع اشتباه هیچ کاری در سازمان متوقف نمی شود.
  • مدیران می توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی مجموعه خود اشراف پیدا کرده و کمترین وقت را برای تخصیص کارها صرف نمایند.
  • با ثبت تمامی وقایع اتفاق افتاده در مسیر اجرای فرآیند امکان ردیابی امور فراهم شده و با تحلیل این وقایع زمینه بهینه سازی فرآیندها میسر میشود.

مشتریان مدیریت گردش کار

در فهرست مشتریان شرکت گام الکترونیک حدود 600 سازمان خصوصی و دولتی وجود دارند که از مزایای سیستم گردش الکترونیکی مکاتبات و اسناد برخوردار می‎باشند. ما می‌خواهیم برای مشتریانمان مفید باشیم. در کنارشان و در راه دراز و دشوار کامیابی گام برداریم و با عرضه خدماتمان، نقشی در اعتلا و برتری آنان داشته باشیم. برای دستیابی به چنین آرزویی تلاش می‌کنیم که نیازهای مشتریانمان را خوب بشناسیم و از تجربه و تخصصمان برای یافتن بهترین پاسخ‌ها بهره گیریم، حرفه‌ای عمل کنیم و به تعهدات استوار خویش برای خدمت به مشتریان پایبند بمانیم.
کمیته امداد امام خمینی
کمیته امداد امام خمینی
بیمه ایران
بیمه ایران
بانک سرمایه
بانک سرمایه
بانک رفاه کارگران
بانک رفاه کارگران
بانک ملی ایران
بانک ملی ایران
بانک تجارت
بانک تجارت
بانک سپه
بانک سپه
بانک صادرات
بانک صادرات
مخابرات ایران
مخابرات ایران