دبیرخانه
۱٫ آیا دبیرخانه تحت وب دارید؟
بله، شرکت گام الکترونیک دبیرخانه کاملا تحت وب نیز دارد.- ۲٫ آیا نرم افزار مالی هم دارید؟
نرم افزارمالی شرکت گام الکترونیک بعنوان میزان شناخته می شود به علت عدم داشتن ارتقاء نسخه دیگر بفروش نمی رسد. - ۳٫ آیا نرم افزار گردش الکترونیکی مکاتبات شما جهت نصب نیاز به نرم افزارهای دیگری نیز دارد؟
بله نرم افزار گردش الکترونیکی مکاتبات نیاز به نصب آفیس ۲۰۰۳ را دارد. - ۴٫ آیا سیستم شما امکان برقراری ارتباط با سیستم های مالی همکاران را دارد؟
خیر، چنین امکانی فراهم نشده است. - ۵٫ آیا امکان ارسال بروشور وجود دارد؟
بله هم از طریق پست الکترونیک و هم از طریق پست پیشتاز و حتی پیک. - ۶٫ ایا امکان بازدید از نرم افزارهای گام در سازمان های پیاده سازی شده وجود دارد؟
با هماهنگی های قبلی بله این امکان وجود دارد. - ۷٫ حداکثر تا چند کاربر می توان ارتقاء کاربر داشت؟
بینهایت – محدودیت کاربر نداریم. - ۸٫ چند ساعت آموزش جهت نرم افزار دبیرخانه کافی می باشد؟
باتوجه به تعداد کاربران تعداد ساعت مشخص می شود. - ۹٫ تعداد کاربرهای بالا را به چه صورت آموزش می دهید؟
به صورت سی دی های آموزش، کلاس های آموزشی، ویدئوی آموزشی، وب سایت (E Learning) - ۱۰٫ تعداد کاربرانی که می بایست از دبیرخانه استفاده کنند حداقل چند نفر می باشند پیشنهاد شما چقدر است؟
پیشنهاد شرکت گام عموما یک سوم تعداد کاربران سازمان شما می باشد. - ۱۱٫ آیا نرم افزار مام امکان برقراری با نرم افزار گردش الکترونیکی مکاتبات را دارد یا خیر؟
خیر، چنین امکانی را ندارد. - ۱۲٫ زمان نصب نرم افزارهای گام به تفکیک نرم افزار چند روز می باشد؟
بله هر ۶ ماه یکبار . - ۱۳٫ آیا پس از فروش و نصب کارشناسان شما بازدید دوره ای هم دارند یا خیر؟
بله هر ۶ ماه یکبار - ۱۴٫ نحوه پرداخت هزینه نرم افزارهای شرکت گام پس از خرید به چه صورت است؟
نقدی – حواله – چک - ۱۵٫ نسخه فعلی نرم افزار گردش الکترونیکی مکاتبات (نسخه ۷) چه امکانات جدیدتری را درمقایسه با نسخه های قبلی فراهم آورده است؟
در حیطه امور دبیرخانه ای:
– انجام امورعادی دبیرخانه شامل ثبت، بازیابی و ویرایش کلیه مکاتبات وارتباطات آنها
– ثبت آسان کلیه نامه‌های وارده، صادره و داخلی همراه اطلاعات نامه
– ثبت وکنترل و پیگیری انواع امور ارجاع شده
– دریافت وارسال فاکس به وسیله سیستم
– ثبت نمابر رسیده بعنوان نامه وارده-
– ارسال دستورات و پیام‌های اداری برای افراد، گروه‌ها، بخش‌ها به صورت متن، تصویر، صوت
– امکان ثبت اطلاعات مربوط بهارجاعات نامه
– امکان ثبت مصوبات و نتایج جلسات وچاپ صورتجلسات به همراه امضاء حاضران در جلسات
– امکان تعریف مشخصههای فنی اسناد وطبقه‌بندی آنها جهت ایجاد امنیت در دسترسی به اسناد
– ثبت تصاویر (Scan) نامه‌های وارده به سیستم وحفظ آنها در بانک اطلاعاتی اصلی سیستم
– تایپ پیامها و نامه‌ها (صادره، داخلی) توسط ویرایشگر داخلی، Ms Word وثبت آنها در بانک اطلاعاتی سیستم
– امکان درج پیوست، برای هر نامه
– تولید خودکار شماره ثبت حسب نیاز شرکت
– انجام عملیات طبقهبندی نامه‌ها و اسناد براساس دستهبندیها وموضوعات مشخص شده
– امکان قراردادن همزمان یک نامه در پروندههای مختلف
– امکان طبقهبندی نامه‌ها براساس مراحل گردش واقدامات انجام گرفته به روی آنها (به صورت در دست اقدام، دردست پیگیری، بایگانی شده)
– امکان رزرو شماره نامه‌ها
– بایگانی نامه برحسب موضوع، پرونده و…
– امکان ثبت نامه‌های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت وعطف
– امکان ثبت رونوشتهای نامه
– امکان فراخوانی متن نامه از فایلهای مختلف
– امکان الصاق انواع ضمایم وپیوستها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
– امکان ارسال گروهی نامه‌ها
– امکان ارجاع گروهی یک نامه
– امکان پشتیبانی روشهای مختلف گردش مکاتبات (متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
– امکان ایجاد مهر وامضای اشخاص درون سیستم واستناد به آنها
در حیطه کارتابل:
– ایجاد کارتابل برای کلیه مدیران وکارشناسان در سطوح مختلف سازمان
– نمایش همزمان چند نامه یا سند در کارتابل با قابلیت ویرایش هریک و تولید سریع ارجاع
– مشاهده روزانه کارتابل و جداسازی نامه‌های قدیم از جدید
– پیگیری و مشاهده‌ی آن دسته از امور ارجاع شده که به اتمام نرسیده‌است
– پیگیری، رویت، کنترل و جستجوی آن‌چه انجام شده، خاتمه یافته و آن‌چه باقی‌مانده است.
– امکان مرتب کردن نحوه نمایش نامه‌های کارتابل به طور دلخواه (برحسب تاریخ، فرستنده، اولویت، …)
– امکان پیگیری کارها از طریق کارتابل ودریافت پاسخهای مربوطه وارسال تذکرات لازم تا اتمام کار
– امکان الحاق انواع مختلف فایل به نامه نظیر قالبهای، JPG، BMP، DOC، WAV، DWG، PDF …..
– امکان طبقهبندی نامه‌ها در قالب پروندههای سازمان
– امکان طبقه بندی نامه‌ها در قالب پروندههای شخصی
– امکان ایجاد پروندههای سازمانی
– امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده واعلام خاتمه کار
– امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده وصدور دستورهای لازم
– امکان درج اقدام روی نامه در محیط کارتابل
– تنظیم محیط کارتابل به دلخواه کاربر
– تعیین پیش فرض دستورات بطور دلخواه برای هر کاربر
– نمایش و چاپ فهرست کامل ارجاعات یک نامه (گردش نامه)
– نمایش پیش نویس های ثبت نهایی نشده
– تعریف جانشین
– جابجایی سریع بین کارتابل شخصی و کارتابل جانشین
– نمایش جدولی لیست نامه‌ها و امکان مرتب سازی و جستجوی سریع روی هر ستون از جدول تایید نامه از داخل کارتابل (ثبت پاراف در متن و تصویر نامه بعنوان تایید کننده)
پاراف الکترونیک:
– سهولت کار در ارجاع نامه‌ها
– ارجاع متوالی نامه به قسمتهای مختلف همراه با تعیین الویت اقدام ونوع ارجاع به منظور پیگیری مراحل اقدام کارها در هر مرحله
– تهیه فهرستی از عبارتهای پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات به منظور نوشتن سریع دستورها
– امکان حاشیهنویسی و پینویسی روی تصاویر الکترونیکی نامه‌ها با استفاده از قلم نوری
– امکان به کارگیری قلم نوری در سرویس ارجاعات
– تعیین زمان مورد نظر برای اعلام سررسید انجام کارها ویادآوریها
– نمایش زمان مشاهده ارجاع
– ارجاع پیامها ودستورهای صوتی
– استفاده از لیست آخرین "ارجاع گیرندگان" (با استفاده از کلیدهای میان بر)
– امکان استفادهاز امضای دیجیتال
– ارجاع محرمانه (اگر ارجاعی محرمانه باشد فقط فرستنده و گیرندگان ارجاع، دسترسی به ارجاع و تمام محتویات آنرا دارند. و کسانی که دسترسی به نامه دارند فقط ارجاعات غیر محرمانه آنرا مشاهده می‌کنند.)
سوابق کارها و بایگانی:
– تشکیل پروندههای متنوع در بایگانی
– طبقهبندی نامه‌ها با استفاده از موضوع یا موضوعات نامه
– ردیابی نامه از طریق شماره‌های عطف، پیرو و بازگشت
– مشاهده سوابق نامه‌ها با داشتن کمترین اطلاعات از محتوای آنها
– امکان درج همزمان شماره نامه‌های عطف، پیرو و بازگشت به تعداد لازم (نامحدود) در مشخصات نامه‌های مرجع
– امکان کنترل درخواست و ارسال نامه‌ها از بایگانی و بازگشت آنها به بایگانی وامکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
– مشاهده یک جای کلیه نامههایی کهاز طریق شماره‌های عطف، پیرو و بازگشت به یکدیگر مرتبط شدهاند به همراه اصل نامه
– امکان ایجاد بایگانی شخصی و اداری و بایگانی کلیه مکاتبات داخلی و خارجی در آنها و در دسترس قرار دادن آنها برای کاربران مجاز با سرعتی در حد چند ثانیه
پیگیری الکترونیکی:
– تعیین مهلت انجام برای هر مرحله از کار
– ایجاد کارتابل پیگیری بطور خودکار به منظور ردگیری اقدامات
– اعلان نامه‌های جدید (مشاهده نشده) به هر کاربر توسط سیستم
– اعلان نامه‌های تاخیری به دستور دهندگان
– اعلان نامه‌های تاخیری به اقدام کنندگان
– اعلان نامههایی که مهلت پاسخ آنها نزدیک شدهاست
– ثبت اقدامات انجام شده بر روی نامه در قسمتهای مختلف آن مجموعه به همراه نام اقدام کننده، تاریخ وساعت اقدام
– مشاهده کارتابل اقدامی و پیگیری هر فرد و هر واحد توسط مدیر (مدیران) مافوق آن واحد
– پیگیری وکنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
– مشاهده سوابق ارجاعات انجام شده روی هر نامه
– استفاده از تاریخ وساعت سرور در کلیه مراحل گردش مکاتبات (تاریخ و ساعت ارجاع، تاریخ وساعت مشاهده، تاریخ و ساعت اقدام و..)
– امکان پیگیری نامه‌ها توسط ارباب رجوع توسط سیستم تلفن گویا
اطلاعات پایه:
– امکان تعریف انواع نامه مانند: نامه، فاکس، تلگرام و…
– امکان تعریف انواع طبقهبندی نامه مانند:عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و…
– امکان تعریف اولویت نامه مانند: عادی، فوری، آنی و…
– امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: بخشنامه، صورتجلسه، استعلام و…
– امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پست، فاکس، پست الکترونیک و…
– امکان تعریف دبیرخانههای محلی
– امکان تعریف بایگانیهای محلی
– امکان تعریف انواع سند نامه مانند: اصل، رونوشت و…
– امکان تعریف سازمانها و اشخاص (حقیقی وحقوقی) طرف مکاتبه، به صورت درختواره
– امکان تعریف ساختار سلسله مراتبی مشاغل و پست‌های سازمانی در آن به صورت درختواره
– امکان تعریف نام وسمت مسؤولان سازمانها واشخاص طرف مکاتبه در خارج از آن مجموعه به صورت ساختار درختی.
– امکان تعریف گروههای طرف مکاتبه وتخصیص واحدها و کارکنان به آنها
– امکان تعریف فرمول برای تولید شماره ثبت و تعریف شماره‌های ثبت مختلف، بر مبنای ساختارهای مختلف سازمانی
– امکان تعریف شیفت کاری.
– امکان تعریف انواع پروندههای سازمانی جهت دستهبندی نامه‌ها واسناد موجود در سیستم.
– امکان تعریف کلید واژه.
– امکان تعریف انواع وضعیت اقدام نهایی نامه.
– امکان تعریف تعطیلات سازمان.
امکان تبادل اطلاعات بین دو سازمان توسط Dial UP (خط تلفن) به صورت اتوماتیک:
– امکان تعریف چند محل مختلف (بدون محدودیت) برای انتقال اطلاعات
– ارسال اطلاعات بدون دخالت کاربر
– دریافت اطلاعات در مقصد بصورت اتوماتیک
– ثبت نامه ها در دبیرخانه مقصد و ارجاع آنها به گیرندگان نامه
تفویض اختیار:
– تعیین جانشین بدون محدودیت زمانی برای هر کاربر
– تفویض اختیارات جانشین تا زمان اولین ورود به کارتابل
– تعیین محدوده اختیارات جانشین - ۱۶٫امکان دریافت و ارسال ایمیل وجود دارد یا خیر؟
بله امکان ارسال و دریافت پست الکترونیک از طریق برنامه دبیرخانه جهت ارسال نامه از طریق پست الکترونیک به سازمانها و یا شرکتهای دیگر وجود دارد. - ۱۷٫امکان دریافت و ارسال فکس وجود دارد یا خیر؟
بله ارسال فکس بطور مستقیم از نرم افزار دبیرخانه امکان دارد همینطور اتصال نرم افزار دبیرخانه از طریق فکس مودم به دستگاه فکس این امکان را فراهم می آورد بصورتیکه نرم افزار دبیرخانه مستقیما فکس را دریافت کند. - ۱۸٫ آیا می توان برای نامه ها مهلت انجام گذاشت یا خیر؟
بله در صورتیکه نیازمند این امر باشید که طی زمان خاصی نامه ای اقدام شود قادرید با تعیین تاریخ و زمان آن مهلت انجامی را جهت نامه صادر کنید. - ۱۹٫ امکان پیوست کردن فایل وجود دارد یا خیر؟
بله امکان ضمیمه کردن فایل مستقل از نوع فایل به نامه وجود دارد حتی الامکان بایستی از ضمیمه کردن فایلهایی با حجم بالا خودداری کرد. - ۲۰٫در قسمت پیامها می توان دسترسی کاربران را که به چه افرادی پیام ارسال کنند محدود کرد؟
خیر در حال حاضر چنین امکانی وجود ندارد. - ۲۱ ارجاعات را می توان بصورت درختی مشاهده کرد؟
خیر، ارجاعات فقط بصورت جدولی قابل مشاهده است. - ۲۲٫ پی نوشت ارجاعات را تمامی افرادی که نامه به آنها ارجاع شده است می بینند یا خیر؟
بله برای پیگیری نامه تمامی پی نوشت ها قابل مشاهده می باشند. - ۲۳٫امکان امضا دیجیتالی وجود دارد؟
بله، امضای و مهر دیجیتالی در سیستم فراهم آورده شده است. - ۲۴٫امکان گزارش سازی توسط خودکاربر وجود دارد؟
خیر ولی در قسمت جستجوی عمومی امکان گزارش گیری براساس نیاز انجام پذیر می باشد. - ۲۵٫بایگانی شخصی را می توان روی هارد کلاینت ذخیره کرد و به همراه برده شود؟
خیر - ۲۶٫امکان پیگیری بایگانی سازمانی وجود دارد که این پرونده در چه تاریخی به چه شخصی داده شده است و چه زمانی برگردانده می شود؟
خیر فقط می توان دید که در چه پرونده ای بایگانی شده است. - ۲۷٫اگر پیش کدهای متفاوت داشته باشیم می توان در سیستم آن را تنظیم کرد؟
بله با استفاده از تعریف فرمول شماره ثبت می توان پیش کدهای متفاوت در سیستم تعریف کرد. - ۲۸٫اگر شماره های متفاوت برای هر واحد دبیرخانه داشته باشیم می توان این شماره ها را ادامه داد؟
بله می توانیم بیش از یک دبیرخانه و با شماره های متفاوت داشته باشیم. - ۲۹٫امکان ارتباط نامه ها با سوابق شان وجود دارد یا خیر؟
بله با استفاده از نامه های مرتبط. - ۳۰٫امکان تعریف فرمهای مختلف داخل نرم افزار موجود می باشد؟
بله با استفاده از تعریف الگو. - ۳۱٫امکان رزرو شماره نامه برای سال بعد وجود دارد؟
بله، نامه ها از نوع وارده، صادره، داخلی و یا رزرو هستند. - ۳۲٫امکان طرح تکریم ارباب رجوع وجود دارد؟
بله، با استفاده از شماره پیگیری تلفنی می توان این امر را پیاده سازی نمود. - ۳۳٫امکان استفاده از اسکنر دسته ای موجودمی باشد؟
بله برنامه با تمامی انواع اسکنرها سازگار است، تفاوتی در نوع اسکنر وجود ندار، نرم افزار گردش الکترونیکی مکاتبات با استفاده از درایور اسکنر اطلاعات موجود را از دستگاه دریافت می کند. - ۳۴٫ هزینه خدمات پشتیبانی نرم افزارگردش الکترونیکی مکاتبات به چه صورت می باشد؟
عموما خدمات پشتیبانی یکساله برابر ۲۰ درصد کل قرار داد محاسبه می شود.