سیستم مدیریت جلسات و مصوبات

Composite of Calendar Pages and Clock

یکی از مهمترین عوامل ایجاد مزیت رقابتی در سازمان‌های پیشرو، تصمیم‌گیری به موقع از سوی مدیران، رد‌گیری و نظارت بی‌واسطه برای حصول اطمینان از اجرای سریع و بدون حاشیه این مصوبات می‌باشد..در واقع یکی از شاخص‌های کلیدی بهره‌وری در سازمان، میزان انطباق و هماهنگی بدنه سازمان با نگاه راهبردی مدیران می‌باشد که محصول این شاخص پاسخ مثبت و تبلور تغییر در زمان مورد انتظار می‌باشد.
سامانه مدیریت جلسات و مصوبات الماس گام می‌تواند با برنامه ریزی دقیق، مدیریت زمان و جلسات، افزایش سرعت عمل، مدیران را برای رسیدن به این مهم یاری رساند.

تقویم :

  • تعریف تقویم و به اشتراک‏گذاری آن‏ها در سطوح مختلف
  • تعریف تقویم‏های عمومی و سازمانی(مانند تقویم مناسبت‏ها)
  • گروه‏بندی تقویم‏ها توسط کاربران
  • نمایش تقویم به کاربران به صورت روزانه، هفتگی، ماهیانه

2

جلسات :

  • تعریف انواع جلسات و رویدادها
  • ثبت رویدادها، جلسات و قرار ملاقات‏ها با انتخاب نوع تقویم
  • ثبت رویدادهای با الگوهای تکرار روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه
  • تعیین درجه فوریت جلسه
  • تعیین جانشین توسط مدعوین
  • امکان الصاق فایل به جلسات و مدیریت حجم آن‏ها
  • ثبت وضعیت حضور مدعوین به جلسه و تهیه گزارش
  • امکان لغو قرار ملاقات و اطلاع‏رسانی به اعضای جلسه
  • ثبت شماره ‌جلسه با الگوهای مختلف‌‌ ‌و ‌شیوه‌های تعریف‌شده شماره‏گذاری
  • امکان مدیریت انواع فایل‌های الصاقی با تعریف لیست سیاه و لیست سفید
  • تعیین تاییدکننده برای جلسات و ارسال پیام درخواست تایید
  • امکان ارسال پیام یادآوری به صورت پیامک، پست الکترونیک و پیام در سیستم اتوماسیون اداری
  • امکان ارسال فهرست جلسات روز آتی به صورت پیامک
  • برنامه‏ریزی جلسه و تخصیص زمان به هریک از مدعوین
  • امکان مشاهده برنامه مدعوین و گزارش تداخل جلسات
  • جلوگیری از قرارگیری فایل‌های ویروسی
  • ثبت شرح جلسه

1

مصوبات :

  • کنترل ثبت مصوبات تکراری بر اساس نامه‌های مرتبط
  • تعیین سطح دسترسی مصوبه
  • ثبت شماره مصوبات با الگوهای مختلف‌‌ ‌و ‌شیوه‌های تعریف‌شده شماره‏گذاری
  • امکان الصاق فایل به مصوبات
  • امکان تعیین وضعیت پیش‌نویس بر اساس تصمیم مدعوین به‏صورت منتظر طرح، ناتمام، بایگانی، مخالفت شده، مصوب و…
  • قابلیت تعریف چیدمان تصاویر امضای امضاکنندگان در نسخه چاپی مصوبه
  • استفاده از امضای دیجیتال با بکارگیری توکن‌های امنیتی
  • کنترل اعتبار امضای امضاکنندگان براساس تغییرات متن مصوبه
  • نمایش کارتابل مصوبات برای مدیران و دسته‌بندی آن
  • چاپ مصوبه در قالب‏های Word وPDF
  • امکان بررسی مدیران بر روی مصوبات بدون حضور در جلسات
  • اخذ شماره برای مصوبات محرمانه توسط اعضا بدون ایجاد دسترسی به کاربران دیگر سیستم
  • امکان ثبت ابلاغیه برروی مصوبه به صورت نامه در سیستم اتوماسیون و ارجاع اتوماتیک به امضاکنندگان ابلاغیه
  • امکان مشاهده تغییرات شرح مصوبه بر اساس کاربر ویرایش کننده و تاریخ تغییر و مقایسه‌ Side by Side
  • ثبت مصوبه در داخل جلسه توسط اعضا یا دبیرجلسه بدون نیاز به ارجاع کار به واحد مربوطه

3

قابلیت های عمومی :

  • احراز هویت کاربران به صورت متمرکز و مبتنی بر SSO
  • کنترل دسترسی کاربران به قسمت‌های مختلف سیستم به صورت متمرکز
  • سیستم با قابلیت اجرا برروی سیستم عامل‌ها و مرورگر‌های مختلف در سمت کلاینت و سرور
  • امکان ارتباط با سایر سیستم‌های سازمانی مانند تدارکات، اتوماسیون، اعتبارات و … جهت جلوگیری از دوباره کاری با چاپ بی‌مورد اسناد برای مدعوین
  • مدیریت اطلاعات پایه به صورت محلی بدون نیاز به مدیر‌سیستم سراسری:
    • تعریف انواع ذینفعان اعم از پیشنهاد‌دهنده، ارجاع دهنده، پیگیریکننده و …
    • تعریف انواع مصوبات به صورت درختی
    • تعریف شرح مصوبات پیشفرض (متون پرکاربرد و رایج)
    • تعریف انواع قالب‌ها برای گروهکاری مانند قالب دستور جلسات، مصوبات، ابلاغیه و …
    • قابلیت تعریف موضوعات ارجاع شده و پیش‌نویس مصوبات و جستجو بر روی آن‌ها
    • تعریف گروه‌های کاری، شیوه شماره‌گذاری جلسات و مصوبات و ثبت رویدادها

bigstock-Time-management-businessman-7436741511