اتوماسیون اداری الماس گام

 این سیستم در دو نگارش جداگانه برای سازمان های کوچک در محیط LAN و برای سازمان های بزرگ و گسترده در محیط Web قابل اجراست. این سیستم امکانات گسترده ای در اختیار سازمان استفاده کننده می‌گذارد که بعضی از آن ها در زیر فهرست شده اند.

سیستم مدیریت مکاتبات

 

استفاده از مدیریت مکاتبات الماس گام ، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران, کارشناسان, کارکنان دبیرخانه و …

 

 

سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی و اسناد ومدارک

نگهداری اسناد در سازمان هایی که به روش سنتی اداره می شوند, گاه بسیار اسناد با ارزش یا از بین می رود. 

 

 

سیستم مدیریت گردش کار 

کارهای مختلف یک سازمان مانند تدارکات، برگزاری سمینار، ماًموریت کارکنان، …. تا چه اندازه قابل برنامه ریزی و مکانیزه شدن است؟

   

 

 

 

 

سیستم مدیریت مکاتبات

 

 

 

 

 

چند پرسش ساده از مدیران ارشد سازمان‌ها

  • چند بار اتفاق افتاده است سندی را از بایگانی خواسته اید و آن سند پیدا نشده و یا با تاًخیر زیاد پیدا شده است؟

  • چند بار برای شرکت در یک جلسه مدارکی را خواسته اید و همکارانتان پس از جلسه آن را به شما داده‌اند؟

  • چند بار بیرون از دفتر کارتان به مدارکی نیاز پیدا کرده اید که آن را با خود نیاورده اید؟

  • چند بار پس از وقت کاری نامه ای را خواسته اید اما چون بایگانی تعطیل شده است به آن نامه دسترسی نداشته اید؟

  • چند بار اتفاق افتاده است که کارکنان سازمان شما به اسنادی دست یافته اند که مجاز نبوده اند؟

 

باز هم می‌توان از این دست سئوال ها پرسید و مدیرانی که سازمان خود را هنوز با روش های سنتی اداره می‌کنند بارها با این شرایط روبرو بوده اند و درآینده نیز چنین خواهد بود.

 

    

 

 

 

 

 

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد

اتوماسیون اداری الماس گام, هیچگاه این شرایط نامطلوب را تجربه نخواهید کرد. این سیستم در دو نگارش جداگانه برای سازمان های کوچک در محیط LAN و برای سازمان های بزرگ و گسترده در محیط Web قابل اجراست. این سیستم امکانات گسترده ای در اختیار سازمان استفاده کننده می‌گذارد که بعضی از آن ها در زیر فهرست شده اند:

 

  • برخورداری از امنیت بسیار بالا که با استفاده از ابزارهای پیچیده و نرم‌افزارهای مناسب حاصل شده است

  • ایجاد کارتابل الکترونیکی برای سهولت و سرعت بخشیدن به امور کارکنان بویژه مدیران

  • ایجاد یک تقویم کاری برای برنامه ریزی و پیگیری کارها

  • جستجوی روان وبی نیاز از کمک دیگران در یافتن سابقه نامه بمنظور تسریع در اتخاذ تصمیم‌های مناسب و در نتیجه صرفه‌جویی در

  • زمان و استفاده بهینه از منابع بویؤه نیروهای انسانی.

  • تولید گزارش‌های مورد نیاز با قابلیت تحلیل و یا ارائه به واحدهای دیگر

  • تأیید کارها و امضای اسناد بصورت دیجیتالی با استفاده از کلید خصوصی افراد و لحاظ نمودن ملاحظات امنیتی

  • دریافت و ارسال پست الکترونیک بصورت مستقیم توسط سیستم

  • قابلیت تعامل با فاکس سرور برای مدیریت دریافت و ارسال فاکس‌ها درکلیه واحد‌های مجاز سازمانی

  • مدیریت دسترسی اشخاص به اسناد طبقه‎بندی شده براساس مجوزهای تعریف شده در سیستم

  • تعیین جانشین برای هریک از سمت‎های سازمانی شخص با سطوح دسترسی مختلف

  • تعریف فرآیند خودکار برای ارجاع اتوماتیک اسناد

  • تعریف دبیرخانه‎های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه

  • استفاده از تمامی قابلیت‌های ویرایشگر Microsoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم

  • ساخت انواع گزارش‌های مدیریتی در بازه‌های زمانی مختلف برای تجزیه وتحلیل عمل‌کرد سازمان

  • دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان‌سازی امور اداری

  • استفاده از سرویس مبادله الکترونیکی نامه باسیستم‌های اتوماسیون‌اداری سازمان‌های دیگر مبتنی‌بر پروتکل استاندارد ECE

  • ایجاد تابلوی الکترونیکی اعلانات برای اطلاع رسانی سریع به مخاطبان

 

استفاده از مدیریت مکاتبات الماس گام ، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران, کارشناسان, کارکنان دبیرخانه و بایگانی و نیز ارباب رجوع یک سازمان به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

 

   مدیران ارشد

  • انجام تمامی کارهای اداری در هرزمان و حتی خارج از محل کار

  • پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های متنوع مدیریتی

  • مدیریت متمرکز برکلیه‌ی مراحل گردش کار و اسناد در سازمان

  • ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار

  • مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان

   کارشناسان

  • سهولت بسیار زیاد در پاسخ‌گویی به نامه‌ها و ارجاعات

  • سرعت در جستجو و دسترسی به اطلاعات و سوابق نامه

  • ثبت کلیه‌ی فعالیت‌های روزمره، حتی خارج از محل کار

  • کاهش مراجعه‌ی حضوری ارباب رجوع به سازمان (تکریم ارباب رجوع)

  • امکان انجام بموقع امور محوله به کمک هشدارهای سیستم جهت یادآوری و جلوگیری از تأخیر در انجام فعالیت‌ها

   کارکنان دبیرخانه

  • ثبت بهینه‌ی اطلاعات در حجم کمتر، ایمنی بالا، مراجعه‌ی آسان

  • شماره‌گذاری نامه‌ها به صورت اتوماتیک برحسب نیاز سازمان

  • برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار

  • سهولت در جستجو و تحویل به موقع نامه‌ها به مسئولان

  • به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت

  • حذف نقل و انتقال نامه‎ ها و اسناد بین ادارات  به صورت دستی

  • تسریع پاسخگویی به مراجعه کنندگان (کاهش متوسط زمان پاسخگویی)

   مشتریان

  • در هر لحظه می‌توانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی درخواستشان(نامه)، از پیشرفت کار مطلع گردند.

  • بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان ، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.

  • پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت امکان‌پذیر بوده و عدم نیاز به حضور در سازمان ، باعث افزایش رضایت ارباب رجوع می‌شود

 

 

 

 

 

 

 

  سیستم مدیریت مکاتبات

 

 

شما به عنوان مدیر یک سازمان:

  • آیا تاکنون به فضای زیادی که بایگانی اسناد سازمان شما اشغال کرده است فکر کرده اید؟

  • آیا از وضعیت بد نگهداری اسناد در سازمانتان نگران شده اید؟

  • آیا به اسنادی که با گذشت زمان پوسیده, ناخوانا شده و در حال از بین رفتن است برخورده اید؟

  • آیا اسنادی را سراغ داریدکه به سبب نگرانی از آسیب به آن به هیچ کس اجازه دسترسی به آن داده نمی شود؟

 

نگهداری اسناد در سازمان هایی که به روش سنتی اداره می شوند, به گونه ای است که همواره این نگرانی ها را برمی انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد با ارزش یا از بین می رود و یا کسی را به آن ها دسترسی نیست. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش هاست و این نگرانی ها را برطرف می کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آن ها یک نسخه الکترونیک تهیه می کند و مزایای زیر را به بار می آورد.  

 
   

آزاد شدن فضاهای اشغال توسط اسناد

   
       
   

در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمانها با مدارک کاغذی اشغال شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه های نگهداری مخازن، این امر کاملا غیر اقتصادی است

 
   

امکان جستجوی بین اسناد در کمترین زمان

   
       
   

در آرشیو اسناد به صورت فیزیکی برای پیدا کردن سند باید زمان بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفه‌ای ۵ تا ۱۵ درصد از وقت خود را صرف مطالعه ی مدرک و ۵۰ درصد وقت را صرف پیدا کردن مدرک می کند.

 
   

 

هیج سندی گم نمی شود

   
       
   

بسیاری از اسناد در بایگانی ها مفقود می شوند ،در آرشیو اسناد بصورت الکترونیکی همیشه نسخه ی پشتیبان وجود دارد و به هیچ وجه سندی گم ویا نابود نمی شود

 
   

هیج سندی نابود نمی شود

   
       
   

کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به مرور از بین می رود.

 
   

هیج سندی اشتباه بایگانی نمی شود

   
       
   

در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به صورت دستی انجام می شود و به همین دلیل اشتباه ،اجتناب ناپذیر است.

 
   

 امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان

   
       
   

وقتی اسناد در محل اداره بایگانی شده اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده اید، در صورتی که می توانید با پویش اسناد و ذخیره ی آنها به صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.

 
   

شفاف سازی

   
       
   

با پویش اسناد دسترسی به مدارک به مراتب آسانتر خواهد شد،بنابراین مخفی کاری و فساد اداری از بین می رود .

 
   

صرفه جویی درکاغذ (حفاظت از محیط زیست)

   
       
   

با صرفه جویی در کاغذ نه تنها واردات این محصول را کاهش می دهید بلکه از قطع شدن درختان بی شماری جلوگیری می کنید و در جهت حفظ محیط زیست گام موثری بر میدارید .

 
   

پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن

   
       
   

رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، دراکثر موارد رضایت کامل ارباب رجوع حاصل نمی‌گردد .با بهره‌گیری از سیستم‌های مکانیزه کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب رجوع را جلب کرده در کمترین زمان بیشترین کمک را ارائه نمایند.

 
 

 

با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی دسترس در محیط LAN برای سازمان های کوچک و الماس گام در محیط Web برای سازمان های بزرگ وگسترده, امکانات فراوانی در اختیار استفاده کننده گذارده می شود که به برخی از آن ها اشاره می شود.

  • امکان تعریف جداول و فرم‎های مختلف برای نگهداری اطلاعات آرشیوی

  • قابلیت ارتباط با سیستم گردش‌کار برای گردش فرم‎ها و اسناد سازمان

  • تعریف وضعیت برای فرم‌های مختلف به منظور ایجاد فرم با قابلیت و وضعیت های مختلف برای شرکت در گردش کار‎های سازمانی(Workflow)

  • قابلیت ایجاد ارتباط بین جداول تعریف شده

  • قابلیت ساخت فرم برای جداول گوناگونی که در یک سازمان استفاده می شود.

  • قابلیت الصاق هر نوع فایل به هر سند

  • دریافت و ارسال اطلاعات

  • هرگونه جستجو روی اسناد

  • ثبت تمامی رویدادهای سیستم و قابلیت جستجو در آنها

  • ثبت تاریخچه اطلاعات یک جدول با قابلیت قفل نمودن یک سند برای اعمال تغییرات

  • گزارش گیری متنوع از جداول طراحی شده

  • مدیریت اسناد حذف شده (Recycle Bin)

  • قابلیت تعریف ساختار درختی برای نگه داری و بازیابی اسناد به صورت دلخواه

  • ارائه سرویس امانات اسناد

 

 

 

 

 

 

 سیستم مدیریت گردش کار (#۱۵۸۵; (Workflow Management)

 

 

کارهای مختلف یک سازمان مانند تدارکات، برگزاری سمینار، ماًموریت کارکنان، …. تا چه اندازه قابل برنامه ریزی و مکانیزه شدن است؟ هر یک از این کارها بر طبق فرآیندی انجام می‌شود که ممکن است مشکلات زیر را به همراه داشته باشد:

  • فرآیند بهینه نباشد، یعنی بتوان آن را به نحو بهتری انجام داد

  • با تغییر مدیران و کارکنان فرآیند تغییر کند، یعنی فرآیند استاندارد نیست

  • قسمت‌هایی از مسیر فرآیند زائد یا تکراری باشد و بتوان آن را حذف کرد

  • تغییر فرآیند به دلایل ضروری مشکل و پیچیده است

چاره کار استفاده از یک موتور گردش کار است تا عملیات سازمانی و مدیریت آن روان و سریع باشد. شرکت گام‌الکترونیک با سابقه چند ساله در این زمینه موفق به تولید کامل سیستم گردش کار مبتنی بر استاندارد جهانی wfmc شده است.

به کمک موتور گردش‌کار می‌توان تمام یا قسمتی از یک جریان کار را بر اساس قواعد مورد نظر سازمان، خودکارسازی نموده که طی آن مستندات، اطلاعات و یا دستورات بین واحدهای سازمان انتقال داده می‌شود.

 

مزایای گردش کار:

  • ایجاد بستری مناسب برای بهبود فرآیندهای سازمانی

  • ایجاد کنترل لازم بر روی فرآیندهای سازمانی

  • فزایش سطح کارایی خدمات سازمانی

  • قابلیت انعطاف بیشتر در اجرای فرآیندهای گردش کار

  • صرف هزینه و زمان کمتر برای اصلاح فرآیندهای سازمانی

  • قابلیت اندازه‎گیری و ارزیابی فعالیت‎های مختلف فرآیند

  • افزایش امنیت عملیات سازمانی

  • فرآیند های کاری به دقت معرفی و مستندمی شوند به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد.

  • کارها تنها به دست افراد (مسئولیت های ) از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابجا شده و به دلیل حذف عملیات تکراری بیهوده و یا ارجاع اشتباه هیچ کاری در سازمان متوقف نمی شود.

  • مدیران می توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی مجموعه خود اشراف پیدا کرده و کمترین وقت را برای تخصیص کارها صرف نمایند.

  • با ثبت تمامی وقایع
    اتفاق افتاده در مسیر اجرای فرآیند امکان ردیابی امور فراهم شده و با تحلیل این
    وقایع زمینه بهینه سازی فرآیندها میسر میگردد.

نتایج حاصل از گردش کار:

  • افزایش کارایی سازمان به علت دقت در اجرای فرآیند های مختلف

  • افزایش رضایت مندی کارمندان و ارباب رجوع به علت افزایش کارایی

  • کاهش هزینه ها به دلیل افزایش سرعت انجام کارها

  • قابلیت اجرای عملیات مختلف به صورت موازی