این سیستم در دو نگارش جداگانه برای سازمان های کوچک در محیط LAN و برای سازمان های بزرگ و گسترده در محیط Web قابل اجراست. این سیستم امکانات گسترده ای در اختیار سازمان استفاده کننده می‌گذارد که بعضی از آن ها در زیر فهرست شده اند.

شما به عنوان مدیر یک سازمان:

• آیا تاکنون به فضای زیادی که بایگانی اسناد سازمان شما اشغال کرده است فکر کرده اید؟

• آیا از وضعیت بد نگهداری اسناد در سازمانتان نگران شده اید؟

• آیا به اسنادی که با گذشت زمان پوسیده, ناخوانا شده و در حال از بین رفتن است برخورده اید؟

• آیا اسنادی را سراغ داریدکه به سبب نگرانی از آسیب به آن به هیچ کس اجازه دسترسی به آن داده نمی شود؟

نگهداری اسناد در سازمان هایی که به روش سنتی اداره می شوند, به گونه ای است که همواره این نگرانی ها را برمی انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد با ارزش یا از بین می رود و یا کسی را به آن ها دسترسی نیست. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش هاست و این نگرانی ها را برطرف می کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آن ها یک نسخه الکترونیک تهیه می کند و مزایای زیر را به بار می آورد.  

با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی دسترس در محیط LAN برای سازمان های کوچک و الماس گام در محیط Web برای سازمان های بزرگ وگسترده, امکانات فراوانی در اختیار استفاده کننده گذارده می شود که به برخی از آن ها اشاره می شود.

• امکان تعریف جداول و فرم‎های مختلف برای نگهداری اطلاعات آرشیوی

• قابلیت ارتباط با سیستم گردش‌کار برای گردش فرم‎ها و اسناد سازمان

• تعریف وضعیت برای فرم‌های مختلف به منظور ایجاد فرم با قابلیت و وضعیت های مختلف برای شرکت در گردش کار‎های سازمانی(Workflow)

• قابلیت ایجاد ارتباط بین جداول تعریف شده

• قابلیت ساخت فرم برای جداول گوناگونی که در یک سازمان استفاده می شود.

• قابلیت الصاق هر نوع فایل به هر سند

• دریافت و ارسال اطلاعات

• هرگونه جستجو روی اسناد

• ثبت تمامی رویدادهای سیستم و قابلیت جستجو در آنها

• ثبت تاریخچه اطلاعات یک جدول با قابلیت قفل نمودن یک سند برای اعمال تغییرات

• گزارش گیری متنوع از جداول طراحی شده

• مدیریت اسناد حذف شده (Recycle Bin)

• قابلیت تعریف ساختار درختی برای نگه داری و بازیابی اسناد به صورت دلخواه

• ارائه سرویس امانات اسناد

کارهای مختلف یک سازمان مانند تدارکات، برگزاری سمینار، ماًموریت کارکنان، …. تا چه اندازه قابل برنامه ریزی و مکانیزه شدن است؟ هر یک از این کارها بر طبق فرآیندی انجام می‌شود که ممکن است مشکلات زیر را به همراه داشته باشد:

• فرآیند بهینه نباشد، یعنی بتوان آن را به نحو بهتری انجام داد

• با تغییر مدیران و کارکنان فرآیند تغییر کند، یعنی فرآیند استاندارد نیست

• قسمت‌هایی از مسیر فرآیند زائد یا تکراری باشد و بتوان آن را حذف کرد

• تغییر فرآیند به دلایل ضروری مشکل و پیچیده است

چاره کار استفاده از یک موتور گردش کار است تا عملیات سازمانی و مدیریت آن روان و سریع باشد. شرکت گام‌الکترونیک با سابقه چند ساله در این زمینه موفق به تولید کامل سیستم گردش کار مبتنی بر استاندارد جهانی wfmc شده است.

به کمک موتور گردش‌کار می‌توان تمام یا قسمتی از یک جریان کار را بر اساس قواعد مورد نظر سازمان، خودکارسازی نموده که طی آن مستندات، اطلاعات و یا دستورات بین واحدهای سازمان انتقال داده می‌شود.

مزایای گردش کار:

• ایجاد بستری مناسب برای بهبود فرآیندهای سازمانی

• ایجاد کنترل لازم بر روی فرآیندهای سازمانی

• فزایش سطح کارایی خدمات سازمانی

• قابلیت انعطاف بیشتر در اجرای فرآیندهای گردش کار

• صرف هزینه و زمان کمتر برای اصلاح فرآیندهای سازمانی

• قابلیت اندازه‎گیری و ارزیابی فعالیت‎های مختلف فرآیند

• افزایش امنیت عملیات سازمانی

• فرآیند های کاری به دقت معرفی و مستندمی شوند به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد.

• کارها تنها به دست افراد (مسئولیت های ) از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابجا شده و به دلیل حذف عملیات تکراری بیهوده و یا ارجاع اشتباه هیچ کاری در سازمان متوقف نمی شود.

• مدیران می توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی مجموعه خود اشراف پیدا کرده و کمترین وقت را برای تخصیص کارها صرف نمایند.

• با ثبت تمامی وقایع
  اتفاق افتاده در مسیر اجرای فرآیند امکان ردیابی امور فراهم شده و با تحلیل این
  وقایع زمینه بهینه سازی فرآیندها میسر میگردد.

نتایج حاصل از گردش کار:

• افزایش کارایی سازمان به علت دقت در اجرای فرآیند های مختلف

• افزایش رضایت مندی کارمندان و ارباب رجوع به علت افزایش کارایی

• کاهش هزینه ها به دلیل افزایش سرعت انجام کارها

• قابلیت اجرای عملیات مختلف به صورت موازی