
با حجم انبوه اسناد سازمانمان چه کنیم؟
امروزه بسیاری از سازمانهای بزرگ در دنیا دچار انباشت دادههای کاغذی و اسناد حجیم هستند. اسناد به صورت دستهای و گاهی به صورت نامرتب و پراکنده روی یکدیگر انبار شدهاند. در چنین شرایطی تصور نمایید که هزینه رجوع به برگی از اسناد در میان انبوه پروندهها تا چه اندازه بالا و مستلزم صرف زمان بالایی می باشد. گزینه کارآمد برای حذف انباشتهای کاغذی و یا کاهش آن، ایجاد و نگهداری آرشیو الکترونیکی اسناد است و برای ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، باید فرآیندی به نام ضبط و گردآوری دادهها (Data Capture) انجام شود. در این فرآیند اسناد کاغذی از طریق عملیات اسکن به صورت دیجیتال ذخیره میشود. همچنین ممکن است در فرآیند ضبط اسناد با توجه به بلوغ سازمانی، فایلهای دیجیتال مرتبط و نیز فرادادههای موردنیاز گردآوری شود. برای تهیه آرشیو الکترونیکی از اسناد کاغذی، اولین اقدام پالایش و اسکن آنها و سپس ورود اطلاعات است. در سالهای گذشته این کار به صورت دستی درمدت طولانی و توسط تعداد زیادی اپراتور انجام میشد اما اکنون با به کارگیری روشهای مکانیزه و هوشمند میتوان با هزینه و نیروی انسانی کمتر و دقت و سرعت بیشتر این کار را انجام داد.
مراحل فرآیند ضبط:
به طور کلی فرآیند ضبط شامل سه فعالیت مجزا به شرح زیر است:
- پالایش اسناد و پروندهها
- اسکن و تصویربرداری از اسناد کاغذی
- ورود اطلاعات مرتبط با پروندهها، اسناد و دادههای سازمانی
فرآیند ورود اطلاعات اسناد، با استفاده از ابزارهای هوشمند شها قابل خودکارسازی است. درصورتی که فرآیند ورود اطلاعات با استفاده از شها به صورت هوشمند انجام شود سهم انسان در پردازشها به طور چشمگیری کاهش مییابد. با توجه به تجربه شرکت گام الکترونیک، میتوان گفت به طور عمومی بیش از ۷۵ درصد اسناد پروندههای مختلف به صورت مکانیزه قابل شناسایی و پردازش است. هر چه بخشهای مختلف فرآیند توسط عامل ماشینی انجام شود سهولت، دقت، دسترسپذیری و مقیاسپذیری بیشتری فراهم میگردد.
دستاوردهای استفاده از شها، کاهش هزینه، زمان و خطای انسانی در فرآیند ورود اطلاعات اسناد است. بنابراین در این روش پالایش و اسکن اسناد مانند روش سنتی انجام میشود اما در مرحله استخراج و ورود اطلاعات، تکنولوژی شناسایی هوشمند بکارگرفته خواهد شد. روش هوشمند شامل سه فعالیت کلی زیر است:
- پالایش و اسکن اسناد
- شناسایی هوشمند اسناد
- پردازشهای تکمیلی و استخراج محتوای اسناد
پس از پالایش و اسکن اسناد، اسناد الکترونیکی با استفاده از ابزار انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد الماس گام منتقل خواهد شد و سپس با استفاده از شها، اسناد پردازش و برچسبگذاری میشود. در این روش پس از تامین تجهیزات و سختافزار موردنیاز، سیستم شناسایی هوشمند اسناد (شها) که توسط شرکت گام الکترونیک تولید شده است در مرکز داده سازمان ها نصب میشود. با توجه به استقرار سرویسهای شها، پس از انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد انتظار میرود بخش اعظمی از فرآیند ورود اطلاعات به صورت مکانیزه انجام شود. از آنجایی که بیشتر فعالیتها به صورت خودکار و توسط شها انجام میشود استفاده از نیروی انسانی فقط به بخش پالایش و اسکن محدود میشود. با توجه به قابلیت فراگیری شها، باید اسناد و الگوهای موردنظر به سیستم آموزش داده شود و هرچه این آموزش در مراحل بعدی تقویت شود موجب کارآمدی بیشتر و افزایش نرخ پردازش هوشمند سیستم شها میگردد. هدف اصلی روش هوشمند آن است که تا حد امکان تعداد اسنادی که نیازمند شناسایی دستی (روش سنتی) میباشد کاهش یابد.
اهداف شها
- افزایش نرخ شناسایی و پردازش هوشمند
- افزایش دقت و سرعت پردازش
- کاهش دخالت انسان در کل فرآیند
- سهولت بازیابی و دسترسی تصویر اسناد
در روش سنتی باید کاربر با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم مدیریت اسناد، سند موردنظر را واکشی کرده و پس از شناخت بصری و درک کلی راجع به محتوای آن، از طریق واسط کاربری طراحی شده دادههای لازم را وارد نماید که عامل مهمی در کاهش سرعت ورود اطلاعات است. از آنجایی که ورود اطلاعات اسناد، فعالیت پایه در بسیاری از ویژگیهای کاربردی سیستم مدیریت اسناد است مسئله دقت و صحت ورود اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا ورود اطلاعات صحیح موجب دسترسی سادهتر به سند، امکان جستجو، گزارشهای کاربردی، بررسی و رفع نقایص پروندهها میگردد. شها یک ماشین هوشمند است و بر اساس برنامه دقیق عمل میکند و چون از میزان دخالت انسان در فرآیند میکاهد موجب افزایش دقت و کاهش خطای انسانی میگردد.
با بکارگیری شها در روش هوشمند برای مرحله اسکن اسناد نیز امکانات زیر فراهم میگردد:
- امکان استفاده از جدا کننده برای تفکیک هوشمند پروندهها
- امکان علامتگذاری پرونده برای حفظ ساختار و ترتیب فیزیکی
- امکان علامتگذاری اسناد مرتبط برای حفظ ارتباط اسناد به طور مکانیزه در آرشیو الکترونیکی
بنابراین روش هوشمند با به کارگیری سیستم شها گام الکترونیک باتوجه به شرایط پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد پروژهها بسیار کاربردی و موثر خواهد بود. همانطور که محاسبات و طرح اجرایی روش هوشمند نشان میدهد شیوه هوشمند ضبط و گردآوری اطلاعات برای کاهش هزینهها و افزایش کیفیت فرآیند و البته کسب خروجی مطلوب بسیار کاربردی است به طوریکه حدودا ۷۵% فعالیتهای انسانی در مرحله ورود اطلاعات را کاهش میدهد.