سامانه مدیریت اسناد شعب

در حال حاضر در اکثر موسسات و ادارات اسناد به صورت کاغذی نگهداری می‏شود که مشکلات زیادی را ایجاد می‏نماید. از جمله مشکلات نگهداری اسناد کاغذی می‏توان به موارد زیر اشاره نمود:

زمان‌بر بودن دسترسی به اسناد در مقایسه با دسترسی الکترونیکی

در حال حاضر به دلیل اینکه در موسسات و ادارات اسناد همچنان به صورت دستی و با روش‌های قدیمی نگهداری می‌شوند، کارکنان برای دسترسی به اسناد ناگزیر به مراجعه به پرونده‌های فیزیکی و جستجوی اسناد مورد نظرشان می‌باشند. این روش معضلات زیادی را به موسسسات تحمیل کرده است.

بالا بودن هزینه‌های بایگانی و نگهداری اسناد و پرونده‌ها

در این شرایط حجمی از فضا به بایگانی اسناد و پرونده‌ها تخصیص داده میشود که با توجه به قیمت بالای مکان اشغال شده و همچنین هزینه سنگین تجهیزات نگهداری اسناد فیزیکی، حفظ و مراقبت از این اسناد بسیار هزینه‏بر می‌باشد. همچنین با توجه به فرسوده‌شدن اسناد کاغذی و شرایط غیر بهداشتی به وجود آمده در اثر گرد و غبار و جذب حشرات و آلودگی‌های ناشی از آن باعث ایجاد سربار هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم دیگری برای سازمان و کارکنانش می‌باشد.

اتلاف وقت و هزینه قابل توجه از مدیران و کارشناسان در جستجو و واکشی اسناد از بایگانی فیزیکی

نگهداری، بایگانی، جستجو و مراجعه به اسناد فیزیکی وقت و هزینه‌ی زیادی از مدیران و کارشناسان گرفته و به دلیل عدم دسترسی سریع به اطلاعات تصمیم‌گیری روی موضوعات مهم و پاسخگویی را به تعویق می‌اندازد. این امر هزینه‌های زیادی را بر سازمان و مشتری‌های آن تحمیل می‌نماید. چنانچه اطلاعات درخواستی مدیران به سرعت در اختیار آن‌ها قرار گیرد صرفه‌جویی فزاینده‌ای حاصل خواهد شد. از طرفی استفاده از اسناد فیزیکی، محدودیت مکانی برای اسناد فراهم می‌آورد و تنها در محل فیزیکی بایگانی‌شده در دسترس می‌باشد.

احتمال مفقود شدن اسناد

استفاده و جابه‌جایی اسناد فیزیکی حتی با رعایت نکات امنیتی همواره خطر مفقود یا مخدوش شدن اسناد را در پی خواهد داشت. با استفاده از نسخ الکترونیکی اسناد، این ریسک بشدت کاهش می‌یابد.

محدودیت مکانی و زمانی در دسترسی به اطلاعات

در صورت الکترونیکی شدن اسناد محدودیت زمانی و مکانی دسترسی به اسناد از ساعات و مکان‌های محدود اداری و یا زمان حضور بایگان برداشته شده و مدیران و کارشناسان می‌توانند بر اساس مجوزهای دسترسی خود بدون قید زمانی به اسناد دسترسی پیدا کنند. این امر پاسخگویی به مراجعان را بشدت تسریع نموده و نارضایتی را کاهش خواهد داد.

در این راستا، سامانه مدیریت اسناد حسابداری شعب (ساماش) مورد توجه سازمان‌ها قرار گرفته است. در این سامانه، علاوه بر دیجیتالی نمودن و بایگانی اسناد و ثبت اطلاعات کلیدی مربوط به هر یک از اسناد، امکان جستجو و دسترسی سریع‌تر به اسناد موردنظر از هر نقطه و در هر زمان فراهم شده و می‌تواند با ایجاد پایگاه اطلاعاتی مناسب و گروه‌بندی اطلاعات در قالب پرونده/پوشه‌ها و ارتباط آنها با اسناد و مدارک مرتبط، امکان پیگیری تراکنش‌ها و عملیات مربوط به یک حوزه خاص را فراهم نماید.