اولین بخش از حوزه دانش مدیریت یکپارچگی(Integration Management) استاندارد PMBOK مربوط به تهیه منشور پروژه می باشد. متاسفانه بسیاری از افراد از منشور پروژه تصور اشتباهی داشته و از منشور انتظار دارند اطلاعاتی از قبیل جزئیات برنامه پروژه ، آنالیز کامل کلیه ریسک های پروژه و مواردی از این قبیل را شامل باشد درصورتی که اطلاعات اینچنینی در این نقطه زمانی از پروژه در دسترس ما نخواهد بود.

در منشور پروژه ، برنامه پروژه در سطح کلان و کلی (High level) جهت ارزیابی پروژه به لحاظ امکان سنجی و شدنی بودن آن (Feasible) در داخل محدودیت های پروژه قرار می گیرد. نکته ای که اینجا وجود دارد آنست که تا زمانی که منشور پروژه به امضا نرسد جزئیات برنامه پروژه قابل استخراج نخواهد بود پس امکان قرارگیری آن در منشور پروژه وجود نخواهد داشت.از طرف دیگر تهیه جزئیات برنامه پروژه نیازمند صرف هزینه و زمان قابل توجهی می باشد که این خرج زمان و هزینه تازمانی که منشور پروژه تایید ، تصویب و امضا نگردد نباید صورت گیرد. درواقع امضای منشور پروژه به معنی به رسمیت شناختن آن تلقی می گردد.

در مراحل آغازین پروژه فقط ذی نفعان کلیدی پروژه در دسترس خواهند بود لذا در منشور پروژه اهداف پروژه(Objectives)، محدودیت ها (Constraints)، الزامات (Requirements)، محدوده یا گستره (Scope)، ریسک ها و فرضیات پروژه (Assumptions)که بر ارزیابی شدنی بودن آن تاثیر می گذارد بصورت کلان مطرح می گردد.

طبق تعریف استاندارد PMBOK ویرایش پنجم منشور پروژه میبایست شامل موارد زیر باشد :

عنوان پروژه و شرح کلی و مختصر آن
معرفی مدیر پروژه و سطح اختیارات(Authority Level) آن
مورد کسب و کار (Business Case) (علت بوجود آمدن پروژه ، علت انتخاب آن از بین سایر گزینه هائی که نیازهای سازمان را برطرف می کردند ، نیازهای سازمان که با رسیدن به اهداف پروژه برطرف خواهند گردید)
توجیه پذیری اقتصادی پروژه (هزینه ها و بودجه کلان پروژه ، نرخ بازگشت سرمایه و . . .)
منابع مورد نیاز پروژه (چه منابعی و با چه ویژگی هائی موردنیاز پروژه خواهد بود)
ذی نفعان کلیدی پروژه و نیازهای آنان (پروژه ای موفق خواهد بود که ذی نفعان کلیدی خود را راضی نماید)
توصیف محصول نهایی پروژه و تحویل شدنی های آن
فرضیات پروژه (مواردی که قبل از اجرای پروژه باید آنها را به عنوان فرض صحیح پذیرفت و قبول کرد و با توجه به آنها پروژه را آغاز نمود)
محدودیت های پروژه (به لحاظ زمان ، هزینه ، منابع ، کیفیت و . . . و به ترتیب اولویت)
اهداف قابل اندازه گیری(Measurable Objectives) پروژه (چگونه پروژه با اهداف استراتژیک سازمان بهم گره خورده اند و کدام یک از نتایج پروژه اهداف سازمان را حمایت می کند. این اهداف باید قابل اندازه گیری باشند. این اهداف ممکن است درخصوص کسب درآمد ، کسب اعتبار و شهرت ، رضایت منابع انسانی ، موارد زیست محیطی ، میزان انحراف)
برنامه زمانبندی کلان پروژه و مایلستون های مهم آن
الزامات تایید پروژه (در طول چرخه حیات پروژه چه مواردی از پروژه میبایست به تایید برسند و توسط چه اشخاصی تایید گردند)
ریسک های کلان پروژه
معرفی اسپانسر پروژه و امضای ان

نکات کلیدی و مهم درخصوص منشور پروژه :

• *منشور پروژه درواقع بیانگر نقطه هدف پروژه خواهد بود لذا بدون آن پروژه و مدیر پروژه به موفقیت نخواهند رسید
• *تهیه منشور پروژه به عهده حامی پروژه بوده

*مدیر پروژه میبایست در تهیه آن به حامی کمک نماید
*منشور پروژه میبایست مختصر و مفید باشد
*منشور پروژه باید بهنوی گسترده تهیه گردد که با تکامل تدریجی پروژه نیازی به بروزرسانی و تغییر آن نداشته باشید
*منشور پروژه سندی است که مجوز بسیاری از تصمیمات و اختیارات را به مدیر پروژه خواهد داد

تهیه منشور پروژه مستلزم موارد زیر خواهد بود :
*شناسائی ذی نفعان پروژه
*برگزاری جلسات با ذینفعان درخصوص تعیین کلان الزامات ، ریسک ها و فرضیات اولیه
*تعریف محدوده محصول نهائی
*تعیین اهداف پروژه ، محدودیت ها و معیار موفقیت پروژه
*مستندسازی ریسک های پروژه(Documenting Risks)
نگارنده: سید امین وزیری-PMP

منبع : سایت مدیریت پروژه آرا